Samen werken aan gebruikersvriendelijk Omgevingsloket door verbeteren van werkzaamheden
Iedereen moet eenvoudig kunnen nagaan of een vergunning nodig is voor een initiatief, zoals het plaatsen van een dakkapel of het kappen van een boom. De werkgroep 'Werken aan werkzaamheden' helpt hierbij. In deze werkgroep werken experts van verschillende overheden en organisaties samen aan een gebruikersvriendelijk Omgevingsloket. Daarover gingen we in gesprek met UX-ontwerper Michiel van Mensvoort.
Verbeteringen voor zoeken in werkzaamheden
De werkgroep 'Werken aan werkzaamheden' richt zich op het verbeteren van de vindbaarheid en begrijpelijkheid van werkzaamheden in het Omgevingsloket. Denk aan werkzaamheden zoals 'boom kappen' of 'dakkapel plaatsen'. De aanleiding was een analyse van de meestgestelde vragen bij de IPLO Helpdesk en een gebruikersonderzoek naar werkzaamheden.
Daaruit bleek dat gebruikers moeite hadden met het vinden en kiezen van de juiste werkzaamheid. Het doel van deze werkgroep is dan ook dat gebruikers goed en duidelijk kunnen zien of ze een vergunning nodig hebben. En geen twijfel meer hebben of ze nu het juiste hebben gekozen.
Interbestuurlijke samenwerking
De samenwerking in de werkgroep is interbestuurlijk. De deelnemers zijn experts van onder andere het Kadaster, Rijkswaterstaat en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). En van enkele koepelorganisaties: de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Unie van Waterschappen (UvW) en het Interprovinciaal Overleg (IPO).
Hierdoor sluiten technische ontwikkeling, gebruikerservaring en inhoudelijke expertise goed op elkaar aan. Van Mensvoort benadrukt: 'Onze taak is om alle betrokken teams goed aangesloten te houden en te zorgen dat iedereen begrijpt wat veranderingen betekenen. Dat is essentieel voor het slagen van deze aanpak.'
Helder taalgebruik
Uit recente gebruikersonderzoeken blijkt duidelijk wat gebruikers belangrijk vinden bij het aanvragen van een vergunning via het Omgevingsloket. Deelnemers gaven aan dat ze het liefst direct via Google op specifieke onderwerpen terechtkomen op begrijpelijke themapagina's van hun gemeente, zoals 'boom kappen' of 'dakkapel plaatsen'. Deelnemers ervaren termen zoals 'graven in de bodem' als onduidelijk en twijfelen daardoor vaak wat ze precies moet kiezen.
Zo gaf een deelnemer aan: 'Moet ik nou wel of niet aangeven dat ik ga graven? Ik twijfel enorm, en dat kost veel extra tijd.' Ook het overzicht met de geselecteerde werkzaamheden zorgt voor verwarring, omdat automatisch geselecteerde werkzaamheden over het hoofd worden gezien. Duidelijke instructies en heldere taal blijken daarom cruciaal.
Concrete verbeteringen
Op basis van deze inzichten wordt komend kwartaal verder gewerkt aan de volgende verbeteringen:
- Themapagina's: voor de 6 meest gekozen werkzaamheden in en om het huis worden aparte informatiepagina’s ontwikkeld bij de Vergunningcheck. Hiermee krijgen gebruikers eerst meer informatie over de gekozen werkzaamheid. Zo hebben ze meer zekerheid of ze de juiste werkzaamheid hebben gekozen voor ze doorgaan met de Vergunningcheck.
- Verbeteren van de zoekmachine: Hierbij worden de zoeksuggesties aangevuld en technische verbeteringen doorgevoerd. Denk hierbij aan aanpassingen in het algoritme. Dit komt begin juli beschikbaar.
Van Mensvoort licht toe: 'Als je een boom wilt kappen, moet je misschien ook graven. Maar dat bedenkt niet elke gebruiker. Daarom maken we nu een systeem dat zowel de snelle klikker als de zorgvuldige twijfelaar ondersteunt.'
Wat staat er nog op de planning?
De themapagina's worden verder technisch uitgewerkt en zijn naar verwachting in het 3e kwartaal van dit jaar beschikbaar. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan het verbeteren van het selecteren van gerelateerde werkzaamheden, zodat gebruikers nog eenvoudiger door het proces worden geleid.
Daarnaast wordt intensief samengewerkt met andere inhoudelijke trajecten. In nauwe samenwerking met zijn collega's wordt gekeken hoe samenwerkende partijen bijvoorbeeld de vraagstelling en het taalgebruik beter kunnen laten aansluiten bij de belevingswereld van inwoners. 'We bouwen geen systeem voor ambtenaren, maar voor inwoners,' vertelt Van Mensvoort. 'Daarom is het essentieel om ook qua inhoud dicht bij de gebruiker te staan.'
Geen 'big bang'
De werkplaats 'Werken aan werkzaamheden' laat zien hoe technische ontwikkeling, gebruikersinput en inhoudelijke scherpte effectief samenkomen. Niet via een grote lancering, maar via voortdurende verbeterstappen. Van Mensvoort: 'Het is geen big bang, maar een continu proces van bouwen.'