Wijziging bij het verwijderen van een samenwerking in de SWF

Het verwijderen van samenwerkingen in de Samenwerkfunctionaliteit (SWF) wijzigt. Een samenwerking wordt niet langer 1 jaar na de start van de samenwerking verwijderd. In plaats daarvan bewaakt de SWF de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking.

Op deze pagina

Verwijderen samenwerking: eerdere situatie

Een organisatie die een samenwerking start (initiator), is verantwoordelijk voor het verwijderen van het samenwerkdossier. Verwijdert de organisatie die de samenwerking start, het dossier niet zelf? Dan verwijdert de SWF het dossier automatisch 1 jaar nadat de samenwerking is gestart, ongeacht of deze is gestopt of niet.

Voordat een samenwerkdossier wordt verwijderd, krijgt de verantwoordelijke organisatie hierover een notificatie. Deze organisatie kan de bewaartermijn dan verlengen. 1 maand vóór de einddatum van het samenwerkdossier kan de einddatum worden verlengd met maximaal 1 jaar.

Nadeel van deze situatie

Er wordt niet gecontroleerd op activiteit in de samenwerking en of een samenwerking open of gesloten is. Samenwerkingen kunnen hierdoor onbedoeld worden verwijderd. 1 maand vóór de einddatum van het samenwerkdossier krijgt de initiator een notificatie. In de praktijk blijkt dat deze notificatie soms gemist wordt. Daarnaast krijgen ketenpartners geen notificatie van een aanstaande verwijdering. Zij weten dan niet dat een samenwerking wordt verwijderd.

Daarom verandert de manier waarop samenwerkingen worden verwijderd.

Verwijderen samenwerking: nieuwe situatie

In de nieuwe situatie wordt een samenwerking niet langer 1 jaar na de start van de samenwerking automatisch verwijderd.

Het werkt in de nieuwe situatie als volgt:

Notificatie sluiten samenwerking: de SWF bewaakt de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking. Als er 3 maanden geen activiteit is, ontvangt de initiator een notificatie dat de samenwerking wordt gesloten. Dit is de notificatie: SAMENWERKING_WORDT_GESLOTEN.
Sluiten samenwerking: de samenwerking wordt een maand later gesloten (dus na 4 maanden zonder activiteit). Zodra een samenwerking wordt gesloten, ontvangen alle deelnemers een notificatie SAMENWERKING_GESTOPT
Verwijderen samenwerking: na het sluiten van een samenwerking hebben organisaties 2 weken de tijd om de samenwerking te archiveren of te heropenen. Wordt de samenwerking niet heropend, dan wordt de samenwerking na 2 weken door de SWF verwijderd. De notificatie die wordt verstuurd is: SAMENWERKING_VERWIJDERD.

Het is voor de initiator van een samenwerking niet langer mogelijk om een samenwerking zelf te verwijderen. Een gesloten samenwerking wordt automatisch na 2 weken verwijderd.

Ook is het is niet meer mogelijk om de einddatum van een samenwerking aan te passen.

Opties initiator na ontvangst notificatie

Na het ontvangen van een notificatie SAMENWERKING_WORDT_GESLOTEN kan de initiator het volgende doen:

Geen actie ondernemen. In dat geval wordt de samenwerking een maand later automatisch door de SWF gesloten.
De samenwerking zelf sluiten. Alle deelnemers ontvangen dan een notificatie dat de samenwerking stopt. Zij hebben dan 2 weken de tijd om de samenwerking te archiveren. De initiator kan de samenwerking ook heropenen.
Een activiteit uitvoeren in de samenwerking. Door een aanpassing in de samenwerking blijft de samenwerking bewaard. De SWF bewaakt vervolgens opnieuw de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking. Als er 3 maanden geen activiteit is, ontvangt de initiator opnieuw een notificatie.

Activiteit uitvoeren in de samenwerking

Als de samenwerking nog niet gesloten mag worden, kan de initiator, of een andere deelnemer aan de samenwerking, een activiteit uitvoeren in de samenwerking.

Dit kan door bijvoorbeeld:

het uitzetten van of reageren op een actieverzoek
het toevoegen van een document aan de samenwerking
het uitnodigen van een nieuwe deelnemer

Let op: raadplegen, bijvoorbeeld het downloaden van een document uit de samenwerking, geldt niet als actie.

Samenwerkdossier verwijderen, archiveren of heropenen

Zodra een samenwerking wordt gesloten, ontvangen alle deelnemers (inclusief de initiator) een notificatie dat de samenwerking stopt. Hierin staat dat zij 2 weken de tijd hebben om de samenwerking te archiveren.

Na het verstrijken van deze periode wordt de samenwerking door de SWF verwijderd. In plaats van archiveren, kan de initiator de samenwerking ook heropenen. In dat geval wordt de samenwerking niet verwijderd.

Nieuwe en gewijzigde notificaties

Hieronder vindt u het overzicht van de 2 nieuwe en de 2 gewijzigde notificaties.

Overzicht notificaties
Notificatietype	Werking oude situatie	Werking nieuwe situatie	Ontvanger	Tekst notificatie
SAMENWERKING _WORDT_GESLOTEN	Deze notificatie is nieuw en bestond niet in de oude situatie.	Wordt verstuurd als er in een periode van 3 maanden geen activiteit is in de samenwerking.	De initiator	'Er is 3 maanden lang geen activiteit geweest in samenwerking '[Naam samenwerking]'. Indien u geen wijziging in deze samenwerking doorvoert, wordt deze over een maand automatisch gesloten.'
SAMENWERKING _GESTOPT	Deze notificatie werd verstuurd zodra de samenwerking handmatig werd gesloten (automatisch sluiten bestaat niet in de oude situatie).	De samenwerking is gestopt door de initiator óf de samenwerking is automatisch gestopt omdat er 4 maanden geen activiteit is geweest in de samenwerking. Dit staat los van de in het Omgevingsbesluit vastgestelde termijn van een jaar, dus in theorie kan een samenwerking ook al 4 maanden na de start automatisch worden gesloten.	Alle deelnemers	'De samenwerking '[Naam samenwerking]' is gesloten. U heeft twee (2) weken de tijd om de samenwerking te archiveren. Als deze periode verstreken is wordt de samenwerking automatisch verwijderd.'
SAMENWERKING_ VERWIJDERD	Deze notificatie is nieuw en bestond niet in de oude situatie.	Deze notificatie wordt verstuurd zodra de samenwerking automatisch wordt verwijderd. Handmatig verwijderen van een samenwerking kan niet meer.	Alle deelnemers	'De samenwerking '[Naam samenwerking]' is verwijderd.'
EINDE_BEWAAR TERMIJN_NADERT	Deze notificatie werd 1 maand voor de vastgelegde einddatum van een samenwerking verstuurd. Als de einddatum vervolgens niet werd verlengd, dan werd de samenwerking een maand later verwijderd. Ook als de samenwerking nog niet was gesloten. Als de einddatum wél werd verlengd, dan werd de notificatie 1 maand voor de nieuw vastgelegde einddatum nogmaals verstuurd.	Deze notificatie wordt 11 maanden na de start van een samenwerking verstuurd. Er zijn geen consequenties voor de samenwerking. De notificatie is alleen bedoeld om de initiator op het Omgevingsbesluit te wijzen.	De initiator	'Documenten in een samenwerking mogen conform artikel 14.7a, lid 2 van het Omgevingsbesluit niet langer dan een (1) jaar worden bewaard. Deze termijn nadert voor samenwerking '[Naam samenwerking]'.'

Planning release

De wijziging kwam beschikbaar in release PI-2026-1.2, op 25 februari 2026. Maar omdat deze wijziging problemen opleverde, is de wijziging tijdelijk stop gezet. Een nieuwe datum is nog niet bekend, wij informeren u via deze pagina als deze bekend is.

Meer over de tijdelijke stop leest u in het bericht Samenwerkfunctionaliteit: Tijdelijke stop aantal typen notificaties en automatisch verwijderen samenwerkingen.

Meer informatie

Op het Ontwikkelaarsportaal is aan het document Veranderingen en nieuwe features in versie 5 van de SWF-API hoofdstuk 22 toegevoegd.