Wijziging bij het verwijderen van een samenwerking in de SWF
Het verwijderen van samenwerkingen in de Samenwerkfunctionaliteit (SWF) wijzigt. Een samenwerking wordt niet langer 1 jaar na de start van de samenwerking verwijderd. In plaats daarvan bewaakt de SWF de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking.
Samenwerken met de SWF
Met de Samenwerkfunctionaliteit kunt u gegevens van vergunningaanvragen of meldingen delen, documenten toevoegen en beheren en actieverzoeken uitzetten bij andere organisaties. U kunt zo bijvoorbeeld advies vragen aan andere overheden, veiligheidsregio's of adviesbureaus.
Vanaf februari 2026 wijzigt het verwijderen van een samenwerking.
Verwijderen samenwerking: eerdere situatie
Een organisatie die een samenwerking start (initiator), is verantwoordelijk voor het verwijderen van het samenwerkdossier. Verwijdert de organisatie die de samenwerking start, het dossier niet zelf? Dan verwijdert de SWF het dossier automatisch 1 jaar nadat de samenwerking is gestart, ongeacht of deze is gestopt of niet.
Voordat een samenwerkdossier wordt verwijderd, krijgt de verantwoordelijke organisatie hierover een notificatie. Deze organisatie kan de bewaartermijn dan verlengen. 1 maand vóór de einddatum van het samenwerkdossier kan de einddatum worden verlengd met maximaal 1 jaar.
Nadeel van deze situatie
Er wordt niet gecontroleerd op activiteit in de samenwerking en of een samenwerking open of gesloten is. Samenwerkingen kunnen hierdoor onbedoeld worden verwijderd. 1 maand vóór de einddatum van het samenwerkdossier krijgt de initiator een notificatie. In de praktijk blijkt dat deze notificatie soms gemist wordt. Daarnaast krijgen ketenpartners geen notificatie van een aanstaande verwijdering. Zij weten dan niet dat een samenwerking wordt verwijderd.
Daarom verandert de manier waarop samenwerkingen worden verwijderd.
Verwijderen samenwerking: nieuwe situatie
In de nieuwe situatie wordt een samenwerking niet langer automatisch verwijderd 1 jaar na de start van de samenwerking.
Het werkt in de nieuwe situatie als volgt:
- Sluiten samenwerking: De SWF bewaakt de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking. Als er 3 maanden geen activiteit is, ontvangt de initiator een notificatie dat de samenwerking wordt gesloten. De samenwerking wordt een maand later gesloten (dus na 4 maanden zonder activiteit).
- Verwijderen samenwerking: Na het sluiten van een samenwerking hebben organisaties 2 weken de tijd om de samenwerking te archiveren of te heropenen. Na het verstrijken van deze periode wordt de samenwerking door de SWF verwijderd.
Opties initiator na ontvangst notificatie
Na het ontvangen van een notificatie kan de initiator het volgende doen:
- Geen actie ondernemen. In dat geval wordt de samenwerking een maand later automatisch door de SWF gesloten.
- De samenwerking zelf stoppen.
- Een activiteit uitvoeren in de samenwerking. Door een aanpassing in de samenwerking blijft de samenwerking bewaard. De SWF bewaakt vervolgens opnieuw de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking. Als er 3 maanden geen activiteit is, ontvangt de initiator opnieuw een notificatie.
Activiteit uitvoeren in de samenwerking
Als de samenwerking nog niet gesloten mag worden, kan de initiator, of een andere deelnemer aan de samenwerking, een activiteit uitvoeren in de samenwerking.
Dit kan door bijvoorbeeld:
- het uitzetten van of reageren op een actieverzoek
- het toevoegen van een document aan de samenwerking
- het uitnodigen van een nieuwe deelnemer
Let op: Raadplegen, bijvoorbeeld het downloaden van een document uit de samenwerking geldt niet als actie.
Samenwerkdossier verwijderen, archiveren of heropenen
Zodra een samenwerking wordt gesloten, ontvangen alle deelnemers (inclusief de initiator) een notificatie dat de samenwerking stopt.
Hierin staat dat zij 2 weken de tijd hebben om de samenwerking te archiveren. In plaats van archiveren, kunnen deelnemers de samenwerking ook heropenen
Na het verstrijken van deze periode wordt de samenwerking door de SWF verwijderd.
Planning release
De wijziging komt beschikbaar in release PI-2026-1.2. Deze release is vanaf woensdag 25 februari 2026 beschikbaar op de productieomgeving van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).