Samenwerkfunctionaliteit: update automatisch verwijderen samenwerkingen

Over de wijzigingen voor het verwijderen van samenwerkingen

Dit jaar wijzigt het verwijderen van samenwerkingen in de SWF. Een samenwerking wordt niet langer 1 jaar na de start van de samenwerking verwijderd. In plaats daarvan bewaakt de SWF de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking.

In de releases van februari 2026 is een wijziging voor het automatisch verwijderen van samenwerkingen doorgevoerd. Maar de wijziging zorgde voor een aantal problemen. Daarom is het versturen van een aantal typen notificaties én het automatisch verwijderen van samenwerkingen op 9 maart tijdelijk stopgezet. Meer hierover leest u in het eerdere bericht Samenwerkfunctionaliteit: tijdelijke stop aantal typen notificaties en automatisch verwijderen samenwerkingen.

Aanpassing in aantal termijnen

Na het stopzetten van de samenwerkingen is er in overleg met leveranciers en overheden besloten om een aantal termijnen aan te passen:

• Termijn Notificatie sluiten samenwerking van 3 naar 5 maanden: de SWF bewaakt de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking. Na een aantal maanden ontvangt de initiator een notificatie dat de samenwerking wordt gesloten. De periode van 3 maanden is gewijzigd naar 5 maanden.
• Termijn Sluiten samenwerking van 4 naar 6 maanden: de SWF sluit een samenwerking een maand na het versturen van de bovenstaande notificatie (tenzij de samenwerking in de tussentijd nog wijzigt). Door de aanpassing van de bovenstaande termijn wijzigt ook de termijn van het sluiten van de samenwerking van 4 naar 6 maanden.
• Termijn Verwijderen samenwerking van 2 weken naar 1 maand: na het sluiten van een samenwerking kunnen organisaties de samenwerking archiveren. Of kan de initiator de samenwerking heropenen. Wordt de samenwerking niet heropend? Dan hebben organisaties 1 maand de tijd om de samenwerking te archiveren. Dit was 2 weken.

Deze wijzigingen zijn nog niet actief. Het versturen van een aantal typen notificaties én het automatisch verwijderen van samenwerkingen staat nog uit.

Overleg over notificatie naderen einde bewaartermijn

Ontwikkelaars kijken samen met overheden en leveranciers ook naar de notificatie Einde bewaartermijn nadert. Deze notificatie wordt 11 maanden na de start van een samenwerking verstuurd.

De tekst van deze notificatie is: 'Documenten in een samenwerking mogen conform artikel 14.7a, lid 2 van het Omgevingsbesluit niet langer dan een (1) jaar worden bewaard. Deze termijn nadert voor samenwerking '[Naam samenwerking]'.'

Deze notificatie heeft als uitgangspunt dat gegevens niet langer in de Samenwerkfunctionaliteit worden bewaard dan noodzakelijk. De notificatie is ter informatie en heeft geen gevolgen. Daarom wordt onderzocht of de notificatie niet langer verstuurd hoeft te worden.

Vervolgstappen en meer informatie

Op maandag 8 juni 2026 is er in Amersfoort een leveranciersoverleg. Dan wordt in overleg met leveranciers bepaald wanneer de notificaties weer worden verzonden en wanneer samenwerkingen weer worden verwijderd. Zodra dit bekend is, informeren we u hierover via onze website. Dan volgt ook meer informatie over hoe softwareleveranciers en overheden zich kunnen voorbereiden op de wijzigingen. En hoe zij de wijzigingen kunnen testen.

Over de wijziging

Een uitgebreide beschrijving van de wijziging vindt u op de pagina Wijziging bij het verwijderen van een samenwerking in de SWF.