Indieningsvereisten: publiceerbare en potentieel vertrouwelijke informatie

In toepasbare regels rekening houden met vertrouwelijke informatie

Persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsgegevens en veiligheidsgevoelige gegevens mogen niet ten onrechte openbaar worden gemaakt. In uw toepasbare regels kunt u daarom rekening houden met vertrouwelijke informatie door bij uw indieningsvereisten de instellingen ‘publiceerbaar’ en ‘potentieel vertrouwelijk’ te gebruiken. Dit helpt u bij het openbaar maken van stukken zonder deze vertrouwelijke informatie. Met de instelling 'publiceerbaar' kunt een antwoord wel of niet zichtbaar maken in de publiceerbare pdf. En met 'potentieel vertrouwelijk’ kan de initiatiefnemer bij het toevoegen van een document, aangeven dat er sprake is van vertrouwelijke informatie en een versie zonder vertrouwelijke informatie toevoegen.

De instelling 'publiceerbaar' en de publiceerbare pdf

Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) genereert een publiceerbare pdf van een ingediend verzoek in het Omgevingsloket. Deze pdf kunt u als overheid bijvoorbeeld publiceren op uw eigen website. In uw toepasbare regels regelt u door middel van de instelling 'publiceerbaar' of een antwoord wel of niet in de pdf zichtbaar is. De standaardinstelling is 'ja'. Vraagt u naar gevoelige gegevens zoals persoonsgegevens of financiële gegevens? Zet dan de instelling bij deze vraag op ‘nee’ zodat het antwoord niet in de publiceerbare pdf terechtkomt. Zo hoeft u deze gegevens niet achteraf te anoniem te maken.

De instelling 'potentieel vertrouwelijk' voor documenten

Vraagt u de initiatiefnemer om een document waarvan u weet dat deze mogelijk vertrouwelijke informatie bevat? In het Omgevingsloket kan de initiatiefnemer zelf aangeven of het document als vertrouwelijk behandeld moet worden. Als overheid moet u hiervoor wel in uw toepasbare regels bij de vraag om het document de instelling potentieel vertrouwelijk gebruiken. Dan krijgt de initiatiefnemer de mogelijkheid om de optie ‘vertrouwelijk’ aan te vinken.

Wanneer 'vertrouwelijk' is aangevinkt, moet de initiatiefnemer ook een versie toevoegen zonder vertrouwelijke informatie. Met de reden waarom het document vertrouwelijk is. Op basis van de motivering bepaalt u als overheid uiteindelijk zelf of het document daadwerkelijk als vertrouwelijk behandeld moet worden.

Standaardtekst bij toegeven van documenten

Het Omgevingsloket wijst initiatiefnemers op het feit dat de aanvraag of melding openbaar is. En waarschuwt initiatiefnemers geen vertrouwelijke informatie in documenten op te nemen. In het onderdeel Aanvragen ziet de initiatiefnemer in stap 5. Documenten de volgende tekst:

'Uw aanvraag of melding is openbaar, net als eventuele documenten. Zorg er dus voor dat er geen vertrouwelijke informatie in staat. Dat is informatie die niet bekend mag worden. Denk bijvoorbeeld aan uw BSN, medische gegevens of financiële informatie die gevoelig is voor uw bedrijf.
In sommige gevallen kunt u vragen of uw documenten vertrouwelijk kunnen worden behandeld. Dat kunt u doen door ‘Vertrouwelijk’ aan te vinken als u documenten toevoegt.'