Zoeken in deze site

Word-document omzetten naar digitoegankelijke pdf

Initiatiefnemers met een beperking moeten de inhoud van het Omgevingsloket en Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ook kunnen begrijpen. Dit geldt ook voor pdf-documenten in het Omgevingsloket. Op deze pagina leest u hoe u van een Word-document een toegankelijke pdf maakt.

Stappen

Volg de volgende stappen om een toegankelijke pdf te maken van een Word-bestand:

  1. Toegankelijkheidscontrole aanzetten in Word
  2. Titels en koppen instellen
  3. Afbeeldingen instellen
  4. Tabellen instellen
  5. Documenteigenschappen instellen
  6. Opties instellen voor pdf
  7. Toegankelijkheidscontrole pdf uitvoeren

Stap 1: Toegankelijkheidscontrole aanzetten in Word

  • Ga naar Bestand > Info > Controleren op problemen > Document controleren > Selecteer: Toegankelijkheid controleren
Voorbeeld toont hoe u toegankelijkheidscontrole aanzet in Word
Toegankelijkheid controleren in Word
  • Rechts in beeld verschijnt het venster Toegankelijkheidscontrole. Hier staan de resultaten van de toegankelijkheidscontrole.
  • Klik op een resultaat en u krijgt een reparatie-instructie.
Venster met resultaten toegankelijkheidscontrole in Word
Resultaten toegankelijkheidscontrole

Stap 2: Titel en koppen instellen

  • Selecteer in Word de titel van het document.
  • Klik op het pijltje onder aan Stijlen.
Voorbeeld toont waar u de kopstijl 'Titel' vindt in Word
Plek om te klikken om bij de kopstijl 'Titel' te komen
  • Er komt een uitklapschermpje in beeld. Selecteer daar Titel.
Voorbeeld toont waar kopstijl 'Titel' staat in Word
Kopstijl Titel selecteren
  • Gebruik voor een hoofdstuk Kop 1, voor een paragraaf Kop 2 en voor een subparagraaf Kop 3.
Voorbeeld van Stijlen in Word
Kopstijlen in Word
  • Ga in het hoofdmenu naar Beeld.
  • Vink Navigatievenster aan.
  • Links op het scherm verschijnt de navigatiestructuur met de koppen.
Voorbeeld toont hoe u het navigatievenster opent in Word
Navigatievenster openen in Word
  • Hier kunt u controleren of de structuur van de koppen in uw document klopt.

Stap 3: Afbeeldingen instellen

Plaats een verklarende tekst (alt-tekst) bij een afbeelding, behalve als het een puur decoratieve afbeelding is.

  • Selecteer de afbeelding.
  • Klik op de rechtermuisknop.
  • Kies Afbeelding opmaken.
  • Het venster Afbeelding opmaken verschijnt.
  • Klik op het 3e icoontje van links: Indeling en eigenschappen.
Voorbeeld van het venster 'Afbeelding opmaken'
Venster 'Afbeelding opmaken'
  • Klik op Alternatieve tekst.
  • In het invulveld onder Beschrijving beschrijft u wat er op de afbeelding te zien is. Het invulveld onder Titel hoeft u niet in te vullen. Bij een decoratieve afbeelding laat u beide invulvelden leeg.

Stap 4: Tabellen instellen

Tabellen moeten volgens de webrichtlijnen ook toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Gebruik alleen een tabel als het noodzakelijk is voor goede dataweergave. Gebruik een tabel niet alleen voor opmaak.

  • Klik in het hoofdmenu op Invoegen.
  • Klik op Tabel.
  • Houd de muis boven de vierkantjes en bepaal de omvang van de tabel.
Voorbeeld toont waar u kunt klikken om een tabel in te voegen
Tabel invoegen
  • Zorg dat uw cursor in een van de cellen van de tabel staat.
  • Klik in het hoofdmenu onder Hulpmiddelen voor tabellen op Ontwerpen.
  • Let op: links in het hoofdmenu staat ook Ontwerpen. Die moet u niet hebben.
Voorbeeld van tabel opmaken via 'Ontwerpen' in het hoofdmenu
Tabel opmaken via Ontwerpen
  • Vink linksboven aan: Veldnamenrij. Vink de andere opties uit.
  • Plaats de cursor in een cel op de bovenste rij van de tabel.
  • Klik in het hoofdmenu op Indeling.
  • Vink Veldnamenrijen herhalen aan.
Voorbeeld van tabel opmaken via 'Indeling' in het hoofdmenu
Tabel opmaken via Indeling
  • Plaats de cursor in een cel van de tabel.
  • Klik op de rechtermuisknop.
  • Kies Tabeleigenschappen.
  • Klik op het tabblad Alternatieve tekst.
  • In het invulveld onder Beschrijving beschrijft u wat er in de tabel te zien is. Het invulveld onder Titel hoeft u niet in te vullen.
  • Klik op OK.
Voorbeeld van invulveld 'Beschrijving' in venster 'Tabeleigenschappen'
Beschrijving in venster Tabeleigenschappen

Stap 5: Documenteigenschappen instellen

  • Ga naar Bestand > Info > Eigenschappen > Geavanceerde eigenschappen.
Voorbeeld van hoe u bij 'Geavanceerde eigenschappen' komt
Klikpad naar 'Geavanceerde eigenschappen'
  • Klik op het tabblad Samenvatting.
  • Vul achter Titel de documenttitel in. Laat versienummers en aanduidingen als 'definitief' eruit.
  • Vul achter Auteur de naam van organisatie(s) in.
  • De andere velden hoeft u niet in te vullen.

Stap 6: Opties instellen voor pdf

Het Word-document omzetten naar een digitoegankelijke pdf doet u zo:

  • Ga naar Bestand.
  • Kies: Opslaan als.
  • Selecteer de map waar u het document wilt opslaan.
  • Klik achter Opslaan als op Word-document (*.docx).
  • Er verschijnt een uitklapmenu.
  • Kies PDF (*.pdf).
Printscreen van 'Opslaan als pdf'
Kies 'Opslaan als PDF'
  • Er verschijnt een knop Opties. Klik op deze knop.
  • Laat aangevinkt staan:
    • Paginabereik: Alles
    • Wat wilt u publiceren?: Document
    • Inclusief niet-afdrukbare informatie: Bladwijzers maken met: Koppen / Documenteigenschappen / Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid
  • Vink uit:
    • Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A)
  • Onder PDF-opties staat nu alleen nog aangevinkt: Bitmaptekst als lettertypen niet mogen worden ingesloten.
  • Klik op OK.
  • Klik op Opslaan.
Printscreen van opties in Word bij 'Opslaan als PDF'
Opties bij 'Opslaan als PDF'

Stap 7: Toegankelijkheidscontrole pdf uitvoeren

U bent nog niet klaar. Om de juiste taal van de pdf in te stellen en om te controleren of de pdf digitoegankelijk is op de belangrijkste punten, gaat u naar Pdf-documenten controleren op digitoegankelijkheid.