Verbeter uw toepasbare regels: snel inzicht met nieuwe overzichten

Overzichten bieden inzicht, overheden beoordelen zelf

Toepasbare regels spelen een belangrijke rol binnen het Omgevingsloket. Initiatiefnemers komen ze tegen in de Vergunningcheck, bij Aanvragen en bij Maatregelen op maat. Voor hen zijn duidelijke toepasbare regels belangrijk voor een betere gebruikerservaring en een soepel vergunningproces.

Florien de Jong, DSO-expert bij het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) legt uit: ‘Als een gemeente bijvoorbeeld het omgevingsplan aanpast, zijn er vaak ook nieuwe toepasbare regels nodig voor aanvraagformulieren en de Vergunningcheck. Goed onderhoud van de toepasbare regels is daarom essentieel. Met deze nieuwe overzichten is het mogelijk op een eenvoudige manier de kwaliteit te controleren.’

De overzichten zijn bedoeld als praktisch hulpmiddel. Ze helpen organisaties om mogelijke knelpunten in hun toepasbare regels op te sporen. De Jong: ‘Het gaat niet om een controle die vaststelt of iets goed of fout is. De overzichten geven signalen en aandachtspunten waarmee organisaties zelf kunnen beoordelen of actie nodig is. Overheden blijven zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun regels.'

Overzichten in de praktijk: snel inzicht, direct te gebruiken

Hoe werken de overzichten? Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen via een formulier op de IPLO-website aangeven welke overzichten zij willen ontvangen. Ze ontvangen dan overzichten van de eigen organisatie in een spreadsheet, waarin per activiteit of regelbestand duidelijk wordt waar mogelijke aandachtspunten zijn. Het is vervolgens aan de organisatie zelf om te beoordelen welke acties nodig zijn.

Op langere termijn is het de bedoeling dat organisaties rechtstreeks toegang krijgen tot de contentanalysetool. De Jong: ‘Dan hoeven overheden de analyses niet meer via IPLO aan te vragen en kunnen ze op elk gewenst moment zelf overzichten maken en kwaliteitscontroles uitvoeren. De huidige overzichten zijn een eerste stap in die ontwikkeling.’

Voorkom fouten en bespaar tijd

Patricia Palmen, coördinator implementatie VTH bij de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), ziet de toegevoegde waarde van de overzichten: ‘We zien dat het voor gemeenten nu moeilijk is om een analyse te maken op de integrale content. Met de overzichten helpen we gemeenten hierin een eerste stap te zetten.'

Een gemeente heeft bijvoorbeeld activiteiten in een omgevingsdocument opgenomen, maar daarvoor geen toepasbare regels gemaakt. Ook zien we dat indieningsvereisten ontbreken of dat verwijzingen naar locaties niet meer werken doordat een locatie-id na een wijziging van het omgevingsplan is veranderd.’ Zulke situaties kunnen ervoor zorgen dat initiatiefnemers een onvolledige aanvraag indienen, omdat niet de juiste vragen worden gesteld of de benodigde bijlagen niet worden opgevraagd.'

Palmen: ‘Het niet goed inregelen levert extra werk op in de dienstverlening aan de achterkant van het proces. Omdat vergunningverleners alsnog aanvullende informatie moeten opvragen of zelfs een aanvraag moeten laten intrekken of laten aanpassen. Dat vraagt om samenwerking tussen de planmaker, de vergunningverlener én de regelanalist. Door de overzichten te gebruiken, kun je analyseren waar het probleem zit. En dat kan overheden dus uiteindelijk werk besparen.’

Belangrijk aandachtspunt: digitale toegankelijkheid

3 overzichten richten zich specifiek op de digitale toegankelijkheid van de toelichtingen binnen toepasbare regels. Daarmee kunnen organisaties controleren of bijvoorbeeld kopteksten goed zijn opgemaakt, hyperlinks duidelijke beschrijvingen hebben en afbeeldingen voorzien zijn van alternatieve teksten.

Micheline Tasseron, adviseur digitale toegankelijkheid bij het Kadaster en betrokken bij het ontwikkelen van de overzichten: ‘Niet veel mensen realiseren zich dat een afbeelding zonder alternatieve tekst of een hyperlink met alleen de tekst ‘klik hier’ een groot probleem vormt voor gebruikers van schermlezers of andere ondersteunende technologie. Ook informatie die uitsluitend in afbeeldingen is opgenomen kan voor sommige gebruikers volledig ontoegankelijk zijn. Juist doordat toepasbare regels steeds meer onderdeel zijn van digitale dienstverlening, is toegankelijkheid een essentieel kwaliteitsaspect.’

Waardevol voor een brede doelgroep

De overzichten zijn vooral ontwikkeld voor regelanalisten. Zij kunnen de analyses uit de overzichten gebruiken om hun vragenbomen en formulieren te verbeteren. Maar ook voor anderen zijn de overzichten relevant. Tom Bischops, business analist bij de VNG: ‘Ook medewerkers in de dienstverlening, vergunningverlening, toezicht en handhaving, kwaliteitscoördinatoren, managers, leveranciers van regelbeheersoftware en zelfs medewerkers van klantcontactcentra kunnen voordeel hebben van de inzichten of de effecten van het verbeteren van de toepasbare regels.’

Betere regels, betere aanvragen

Niet alle organisaties zijn al even ver in de ontwikkeling en het beheer van toepasbare regels. Palmen: ‘Veel gemeenten gaan pas met toepasbare regels aan de slag als hun omgevingsplan verandert. Toch zien we een groeiende groep organisaties die nu al met de kwaliteit van hun toepasbare regels bezig is.

En dat loont. Want zo leren organisaties al wat wel en niet werkt in relatie tot de juridische regels. En ontlasten ze de vergunningverleners in hun organisatie, omdat verbeteringen zorgen voor een hogere kwaliteit van vergunningaanvragen. Controle en onderhoud van toepasbare regels is daarom belangrijk om knelpunten in toepasbare regels op te lossen. Daar helpen deze overzichten bij, samen met natuurlijk de kennis en ervaring van de mensen in de uitvoering. Die combinatie is goud waard.’

Zoals Florien de Jong het samenvat: ‘Uiteindelijk profiteert iedereen hiervan: initiatiefnemers krijgen betere ondersteuning, overheden besparen tijd en de kwaliteit van het Omgevingsloket wordt verder versterkt.’

Meer informatie

Over de overzichten

Meer weten over de nieuwe overzichten en het verbeteren van toepasbare regels? Bekijk de informatie op onze website:

• Toepasbare regels controleren met overzichten
• Overzichten om toepasbare regels te controleren
• Direct overzichten toepasbare regels aanvragen
• Alles over toepasbare regels voor het Omgevingsloket

Meer informatie voor gemeenten

Wilt u als gemeente aan de slag met het verbeteren van uw toepasbare regels? Kijk dan ook op de website van de VNG. Zij hebben ook veel informatie:

• Voorbeeldvragen voor veel gebruikte werkzaamheden: samen met het Rijk heeft de VNG voorbeeldvragen gemaakt voor veelgebruikte werkzaamheden in de Vergunningcheck. Bijvoorbeeld voor werkzaamheden als ‘Boom of beplanting onderhouden en weghalen’ en ‘Dakkapel plaatsen, vervangen of veranderen’.
• Voorbeeldregels bij veelgebruikte activiteiten: ook biedt de VNG voorbeeldregels aan van andere gemeenten voor topactiviteiten.

U vindt alle informatie op de website van de VNG: Toepasbare regels: aan de slag.