Checklist voor gebruikersvriendelijke toepasbare regels

De basis: begrijpelijke vragen en antwoorden maken

Schrijf volgens de schrijfwijzer

Initiatiefnemers zien in het Omgevingsloket vragen van meerdere overheden. Daarom is het belangrijk dat iedereen op dezelfde manier schrijft voor het Omgevingsloket. De schrijfwijzer helpt u toepasbare regels te maken die voor iedereen begrijpelijk en toegankelijk zijn.

Meer informatie vindt u in de Schrijfwijzer toepasbare regels voor het Omgevingsloket.

Geef vragengroepen duidelijke en herkenbare namen

Vragengroepen zijn de tabs waarin vragen over een bepaald onderwerp bij elkaar staan in het Omgevingsloket. Geef deze vragengroepen een betekenisvolle naam, zodat initiatiefnemers snel begrijpen waar het over gaat. Als regelanalist kunt u vaak zelf in uw regelbeheersoftware bepalen welke vragen samen in een groep geplaatst worden.

Meer informatie vindt u op de pagina Vragengroepen in toepasbare regels gebruiken.

Houd toelichtingen kort en begrijpelijk

Een toelichting is een korte hulptekst bij een vraag, antwoord of conclusie in het Omgevingsloket. Houd toelichtingen kort en gebruik eenvoudig Nederlands. Wordt een toelichting te lang, dan is dat vaak een signaal dat de vraag moet worden opgesplitst of anders geformuleerd.

Meer informatie vindt u op de pagina Toelichting maken bij toepasbare regels in het Omgevingsloket.

Gebruik afbeeldingen en video’s alleen als ze echt helpen

Beelden kunnen situaties verduidelijken, bijvoorbeeld bij technische begrippen of om complexe situaties te visualiseren. Gebruik afbeeldingen bij vragen alleen wanneer deze echt iets toevoegen en let op toegankelijkheid.

Meer informatie vindt u op de pagina Afbeeldingen en video’s gebruiken.

Modelleren en structureren: dynamische vragenbomen maken

Laat overbodige vragen automatisch wegvallen met impliciete antwoorden

Met impliciete antwoorden kunt u als overheid bepalen dat bepaalde vragen in het Omgevingsloket automatisch wegvallen op basis van gekozen werkzaamheden. Dit maakt de vragenlijst korter en overzichtelijker.

Meer informatie hierover en hoe u dit gebruikt vindt u op de pagina Impliciete antwoorden gebruiken in toepasbare regels voor de Vergunningcheck.

Voorkom dubbele vragen met herbruikbare vragen

Met herbruikbare vragen gebruikt u dezelfde vragen op meerdere plekken in het Omgevingsloket. Dit werkt voor uw eigen toepasbare regels en binnen 1 onderdeel van het Omgevingsloket. Dit voorkomt dubbele vragen en zorgt voor herkenbaarheid en consistentie.

Meer informatie vindt u op de pagina Herbruikbare vragen in toepasbare regels: dubbele vragen in het Omgevingsloket voorkomen.

Hergebruik beslissingen waar mogelijk

Met een herbruikbare beslissing kunt u de beslissing van een ander toepasbaar regelbestand opnieuw gebruiken. Herbruikbare beslissingen zorgen voor eenduidige uitkomsten en minder interpretatieverschillen.

Meer informatie vindt u op de pagina Herbruikbare beslissing in toepasbare regels: beslissing opnieuw gebruiken.

Laat overbodige vragen automatische beantwoorden met een vaste waarde

Gebruik vaste waarden om vragen in de Vergunningcheck op de achtergrond te laten beantwoorden met een vaste waarde die u als overheid zelf kiest. Met de vaste waarde onder voorbehoud kunt u een toelichting toevoegen in de conclusie. Hierin legt u uit onder welk voorbehoud de initiatiefnemer de werkzaamheid kan uitvoeren.

Meer informatie vindt u op de pagina Vaste waarde en Vaste waarde onder voorbehoud gebruiken bij toepasbare regels Vergunningcheck.

Maak duidelijke en toegankelijke geo-vragen bij regels in specifieke gebieden

Gebruik geo-vragen als er regels gelden in specifieke gebieden. Bijvoorbeeld als u wilt vragen of werkzaamheden in een bepaald gebied worden uitgevoerd. In het Omgevingsloket wordt het gebied dan getoond op een kaart bij de vraag. Deze vragen sluiten goed aan op de situatie van de initiatiefnemer. Let er ook op dat geo-vragen duidelijk zijn en voldoen aan toegankelijkheidseisen.

Meer informatie vindt u op de pagina Geo-vragen maken voor het Omgevingsloket.

Toepasbare regels testen: gebruikersonderzoeken

Test uw vragen met echte gebruikers

Het is belangrijk uw toepasbare regels te testen in het Omgevingsloket. Test uw toepasbare regels niet alleen technisch en juridisch inhoudelijk. Maar controleer ook de gebruikersvriendelijkheid van uw vragen in het Omgevingsloket met echte gebruikers, zoals inwoners of collega’s. Zo weet u dat deze kloppen en dat initiatiefnemers uw vragen goed begrijpen.

Meer informatie vindt u op de pagina Toepasbare regels testen in het Omgevingsloket. Hier vindt u ook een handige checklist voor het testen van uw toepasbare regels.

Gebruikersonderzoeken laten zien dat gebruikers moeite hebben met vaktermen, het vinden van de juiste werkzaamheid en het interpreteren van complexe vragen. In de vodcast toepasbare regels: 'Slim uitvragen, betere check' worden verschillende verbeterpunten toegelicht én krijgt u voorbeelden voor verbeteringen.

Samenwerken aan toepasbare regels: in de organisatie én in de regio

Werk samen met collega’s in de organisatie

Bij het maken van goede en gebruikersvriendelijke toepasbare regels zijn kennis en vaardigheden nodig van vakgebieden binnen uw organisatie. Werk als regelanalist daarvoor samen met planmakers, vergunningverleners, communicatieadviseurs en medewerkers van het klantcontactcentrum (KCC).

Meer over het belang van samenwerken vindt u op de pagina Samenwerken in de organisatie aan toepasbare regels: regelanalist als spin in het web.

Stem af met andere overheden in uw regio

In het Omgevingsloket zien initiatiefnemers de vragen van álle overheden in 1 vragenlijst. Daarom is het belangrijk dat u als overheid uw toepasbare regels afstemt met andere overheden in uw regio.

Meer hierover vindt u op de pagina Samenwerken in de regio aan toepasbare regels: interbestuurlijk afstemmen.

Meer informatie

• Vodcast toepasbare regels: 'Slim uitvragen, betere check'
• Webinar Een gebruikersvriendelijk Omgevingsloket – Hoe bereiken we dit met elkaar?
• Hulpmiddelen en ondersteuning bij het maken van toepasbare regels