Archivering onder de Omgevingswet
Overheden zelf verantwoordelijk
Onder de Omgevingswet blijft u als overheid zelf verantwoordelijk voor de archivering van informatie die u maakt of ontvangt. Dit staat in de Archiefwet. Archiveren is meer dan alleen informatie bewaren. Archiveren is informatie duurzaam toegankelijk maken en houden. Zodat de informatie nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien.
Duurzame toegankelijkheid
Onder duurzame toegankelijkheid (DUTO) verstaan we een aantal vraagstukken. Dat betekent bijvoorbeeld het volgende:
- Als overheid weet u hoeveel jaar u de informatie die u in uw werkprocessen produceert, moet bewaren.
- U weet hoe u ervoor zorgt dat u die informatie ook zoveel jaar toegankelijk houdt.
- U weet welke bestandsformaten en metadata u daarvoor kunt gebruiken.
- U weet welke afspraken u nodig heeft: niet alleen binnen uw eigen organisatie, maar ook vooral met uw ketenpartners.
- U weet hoe u ervoor zorgt dat u deze afspraken al heeft gemaakt voor u begint met archiveren.
Informatie in DSO ook zelf archiveren
Om de Omgevingswet uit te voeren, levert u informatie aan bij het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) Klik hier voor uitleg over dit begrip (opent in popup). U publiceert bijvoorbeeld omgevingsdocumenten Klik hier voor uitleg over dit begrip (opent in popup), zoals het omgevingsplan of de waterschapsverordening. En u levert toepasbare regels Klik hier voor uitleg over dit begrip (opent in popup) aan voor vragenformulieren in het Omgevingsloket. Als overheid moet u de informatie die u aanlevert zelf archiveren.
Omgevingsdocumenten archiveren
Voor het archiveren van omgevingsdocumenten verandert er niet veel ten opzichte van de archivering van documenten die vallen onder de Wet ruimtelijke ordening (Wro). Als bronhouder bent u verantwoordelijk voor de levering en archivering daarvan.
Toepasbare regels archiveren
Toepasbare regels maken is nieuw voor veel overheden. Voor de archivering geldt ook dat u de toepasbare regels zelf beheert in uw eigen systeem. En dat u zelf verantwoordelijk bent voor de archivering hiervan.
Voor het archiveren van toepasbare regels is een procesbeschrijving gemaakt. Die vindt u op de pagina Archiveren van toepasbare regels.
Hulpmiddelen: handreiking en factsheet duurzame toegankelijkheid (DUTO)
Het programma Aan de slag met de Omgevingswet heeft een handreiking en een factsheet gemaakt over duurzame toegankelijkheid. Die kunt u gebruiken als u duurzame toegankelijkheid inricht in uw informatiehuishouding onder de Omgevingswet.
Handreiking voor professionals en specialisten
Voor 2 groepen professionals en specialisten
Er is een handreiking duurzame toegankelijkheid (DUTO) in de informatieketens van de Omgevingswet (pdf, 1.7 MB). De handreiking is gemaakt door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW). Er staat een overzicht in van de instrumenten die beschikbaar zijn, en welke afspraken ketenpartners nodig hebben om ze effectief voor DUTO in te zetten.
De handreiking is bedoeld voor 2 groepen professionals en specialisten:
- Professionals die zich bezighouden met de implementatie van de Omgevingswet en het DSO. In de handreiking lezen ze hoe ze ervoor kunnen zorgen dat hun applicaties, processen en afspraken duurzaam toegankelijk zijn.
- DUTO-specialisten kunnen in de handreiking lezen welke onderdelen en instrumenten van de Omgevingswet en het DSO met DUTO te maken hebben.
Informatie over risico’s, aandachtspunten, checklists en voorbeelden
Verder gaat de handreiking in op specifieke risico’s en aandachtspunten voor gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten, veiligheidsregio’s, GGD’s en archiefdiensten.
In de handreiking staat ook een checklist waarmee u kunt controleren of u de juiste beschermende maatregelen heeft genomen voor DUTO. En als dit niet zo is, waar u de instrumenten hiervoor kunt vinden.
Factsheet
Naast de handreiking is er ook een factsheet Duurzame toegankelijkheid en de Omgevingswet (pdf, 155 kB). Daarin worden de bedoeling en aandachtspunten van DUTO en de Omgevingswet kort uitgelegd.
Verder is er een groeiende verzameling met goede voorbeelden en instrumenten die professionals bij decentrale overheden hebben gemaakt. Deze voorbeelden en instrumenten staan onder andere in de Handreiking DUTO informatieketens Omgevingswet van het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden.
Archivering in DSO
Het DSO archiveert zelf ook bepaalde gegevens. Het DSO wordt beheerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het Kadaster. Zij hebben een eigen verantwoordelijkheid voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie in het DSO.
Archivering en duurzame toegankelijkheid zijn daarom onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet en het DSO. In het Invoeringsbesluit zijn bewaartermijnen opgenomen voor archivering binnen het DSO. Hierin staat ook meer over de verantwoordelijkheid voor archivering voor overheden en de beheerders van het DSO.
Ook in de visiedocumenten van het DSO staan onderdelen die met DUTO te maken hebben:
- In de Visie Digitaal Stelsel Omgevingswet 2024 is archivering opgenomen als een uitgangspunt voor de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van het stelsel.
- In het Globaal Programma van Eisen staat meer over de eisen voor archivering en zorgplicht.
- In de Doelarchitectuur en het Globaal Content Raamwerk staat meer over verantwoordelijkheden.
Meer informatie
