Papieren machtiging in het Omgevingsloket
Het is als gemachtigde in het Omgevingsloket vanaf release PI-37.1 mogelijk om een initiatiefnemer toe te voegen met behulp van een papieren machtiging. Met een papieren machtiging hoeft een initiatiefnemer niet eerst een uitnodiging te ontvangen en in te loggen in het Omgevingsloket. De gemachtigde kan een machtigingsovereenkomst als bijlage toevoegen.
Deze release komt op 8 januari 2026 beschikbaar op de pre-productieomgeving. En naar verwachting in februari op de productieomgeving.
Zo werkt de papieren machtiging
Een gemachtigde kan in het Omgevingsloket een aanvraag beginnen voor iemand anders. De persoon voor die aanvraag wordt gedaan, kan daarna als initiatiefnemer worden toegevoegd. De gemachtigde heeft straks ook de optie om een machtigingsovereenkomst als bijlage toe te voegen. De initiatiefnemer hoeft dan niet in te loggen en hoeft geen activatiecode in te vullen om zichzelf te identificeren.
Deelnemer toevoegen via e-mail of met een machtigingsovereenkomst
Een gemachtigde start in het Omgevingsloket een project en voegt een initiatiefnemer toe. De gemachtigde geeft hierbij aan dat het project voor iemand anders wordt gestart.
In de tab ‘deelnemers’ komt er bij het toevoegen van een initiatiefnemer vanaf deze release een keuzemogelijkheid bij. Dit is de keuze voor het toevoegen van een machtigingsovereenkomst, een papieren machtiging.
Bij het toevoegen van een initiatiefnemer kan de gemachtigde nu kiezen wie en op welke manier hij/zij de initiatiefnemer toe wil voegen:
- Uitnodigen via e-mail
- Met een machtigingsovereenkomst
Keuze: uitnodigen via e-mail
Dit is de bestaande manier waarop een initiatiefnemer wordt toegevoegd.
De gemachtigde vult de naam en het e-mailadres in van de persoon of organisatie die de initiatiefnemer is. De uitnodiging met activatiecode wordt verstuurd naar de initiatiefnemer.
De initiatiefnemer krijgt daarna een e-mail van het Omgevingsloket met een activatiecode. Hiermee kan de initiatiefnemer inloggen in het project.
Nieuwe keuze: machtigingsovereenkomst
Bij de nieuwe keuze met een machtigingsovereenkomst geeft de gemachtigde aan of de initiatiefnemer een ‘natuurlijk persoon’ of een ‘organisatie’ is. En vult daarna de nodige gegevens en adresgegevens in.
Vervolgens kan de gemachtigde een papieren machtigingsovereenkomst toevoegen als bijlage. In de machtigingsovereenkomst moet duidelijk vermeld staan wie de partijen zijn, wat er is afgesproken en voor welke periode de afspraken zijn gemaakt.
De machtigingsovereenkomst is altijd een vertrouwelijk document. Het is geen verplichte bijlage. Het bevoegd gezag bepaalt of de schriftelijke machtiging wordt geaccepteerd. Bij twijfel kunt u als bevoegd gezag contact opnemen met de gemachtigde of de initiatiefnemer.
Deelnemers: status
Nadat een initiatiefnemer is toegevoegd aan een project, is in het overzicht van deelnemers de status te zien. Bij een initiatiefnemer die is uitgenodigd via e-mail staat ‘actief’ of ‘uitnodiging verstuurd (geldig tot en met <datum>)’. De status bij een initiatiefnemer die is toegevoegd met een machtigingsovereenkomst is de status ‘toegevoegd door de gemachtigde’.
Gegevens gemachtigde en initiatiefnemer
In stap 6 van een aanvraag zijn de gegevens van de initiatiefnemer vooringevuld. Dit zijn de gegevens die de gemachtigde eerder heeft ingevuld bij het toevoegen van de initiatiefnemer.
Initiatiefnemer wijzigen
Een gemachtigde, die een project doet voor iemand anders op basis van een papieren machtiging, kan de initiatiefnemer nog wijzigen. Dit kan alleen als de aanvraag nog niet is ingediend. Na indienen van een aanvraag is het niet mogelijk om een initiatiefnemer te wijzigen.
Papieren machtiging in STAM-verzoekberichten
De verzoekberichten van de Standaard aanvragen en meldingen (STAM) versie 5 wijzigen qua structuur niet bij het toevoegen van een initiatiefnemer met een papieren machtiging. De enige aanvulling is dat in deze situatie een machtigingsovereenkomst als bijlage in het verzoekbericht kan zijn opgenomen.
- In het STAM 5-verzoek ziet het er zo uit: <vx:vraagreferentie>imam:Verzoek.BijlageMachtiging</vx:vraagreferentie>
In STAM 6-verzoekberichten is de machtigingsovereenkomst ook met dezelfde vraagreferentie opgenomen. Daarnaast is in STAM 6 het attribuut machtigingswijze van objecttype Betrokkene toegevoegd. Deze heeft als mogelijke waarden ‘papierenMachtiging' of ‘digitaleMachtiging’.
- In het STAM 6-verzoek ziet het er zo uit:
<vx:betrokkene rol=”gemachtigde” machtigingswijze=”papierenMachtiging”>
Meer informatie
• Deelnemers toevoegen en samenwerken aan projecten in het Omgevingsloket