Checklist: schrijven voor toepasbare regels in het Omgevingsloket

1. Algemene punten

Let op deze algemene punten als u toepasbare regels maakt:

• Het antwoord op een vraag in de toepasbare regels kan invloed hebben op andere vragen. Houd daar rekening mee.
• Spreek initiatiefnemers altijd aan met 'u' in toepasbare regels en vragen.
• Gebruik naast dit hoofdstuk het advies uit de andere hoofdstukken van de schrijfwijzer.

2. Begin met goede juridische regels

• Begin met een goede juridische regel. Gebruik daarvoor de juiste wetten en omgevingsdocumenten.
• Houd juridische regels zo simpel mogelijk.
  • Gebruik korte zinnen en simpele woorden.
  • Vervang ingewikkelde begrippen zoveel mogelijk door simpele begrippen.

3. Stel alleen vragen over eigen regels

Maak alleen toepasbare regels voor regels waar u als overheid zelf over gaat. Bijvoorbeeld: een initiatiefnemer wil een uitrit aanleggen naar een weg. Afhankelijk van of het een weg is van de gemeente of van de provincie, gelden er verschillende regels.

De gemeente stelt dan de vraag 'Gaat u een uitrit aanleggen naar een weg van een gemeente?' en niet 'Gaat u een uitrit aanleggen naar een weg van een provincie of waterschap?' Die vragen moet de provincie of het waterschap namelijk zelf stellen.

4. Vraaggroepen

• Gebruik betekenisvolle namen voor vraaggroepen. Vraaggroepen zijn de tabjes waarin vragen over een bepaald onderwerp bij elkaar staan. Afhankelijk van de regelbeheersoftware die u gebruikt, zijn er verschillende mogelijkheden voor. Bij sommige software komen alle vragen bijvoorbeeld standaard in één vragengroep terecht. Vraag in dat geval na bij de leverancier hoe u de naam van de vragengroep kunt veranderen.
  • Zorg ervoor dat de naam van een vragengroep een samenvatting is van de vragen die erin staan. ‘Afmetingen dakkapel’ of ‘Monumenten’ zijn goede namen voor vraaggroepen.
  • Let op: sommige regelbeheersoftware gebruikt de naam van het bestand waar de vragen in staan als naam van de vraaggroep. Hebt u zulke software? Gebruik dan niet het woord ‘indieningsvereisten’ of 'conclusie' in de titel van een vraaggroep. Dat is verwarrend voor initiatiefnemers, omdat ze niet de indieningsvereisten zelf zien tijdens het aanvragen. Of  omdat ze nog niet de conclusie zien van de Vergunningcheck. Die zien zij pas aan het eind op de resultaatpagina van de Vergunningcheck.
• Gebruik in de naam van de vraaggroep geen afkortingen of vreemde tekens zoals vraagtekens. Punten, komma’s, trema’s en accenten mogen wel.
• Gebruik geen namen van personen of organisaties. Het Omgevingsloket zorgt ervoor dat de juiste bestuurslaag te zien is bij de vraaggroepen.
• Begin een vraaggroep altijd met een hoofdletter. Schrijf dus niet 'afmetingen dakkapel' als titel van een vraaggroep, maar 'Afmetingen dakkapel'.

5. Tips voor goede vragen

Goede vragen in het Omgevingsloket zorgen ervoor dat initiatiefnemers snel weten wat ze moeten doen.

Spelling en interpunctie

• Begin uw vraag met een hoofdletter en sluit af met een vraagteken. Schrijf dus niet 'gaat u een garage bouwen', maar 'Gaat u een garage bouwen?'
• Geef nieuwe activiteiten een duidelijke en unieke naam.
• Begin activiteiten altijd met een zelfstandig naamwoord en met een hoofdletter. Dat zorgt ervoor dat iedereen activiteiten op dezelfde manier omschrijft. Bijvoorbeeld: Dakkapel plaatsen, Uitrit aanleggen of Boom kappen.
• Houd u aan het advies op de pagina Juiste spelling en interpunctie in het Omgevingsloket.

Soorten vragen

Er zijn 2 soorten vragen: gesloten vragen en open vragen.

• Gesloten vragen hebben een van tevoren bepaald antwoord. U kunt ze op een paar manieren maken:
  • met een ja- of nee-antwoord
  • met 1 antwoordmogelijkheid
  • met meerdere antwoordmogelijkheden
• Open vragen zijn vragen waar initiatiefnemers zelf een antwoord op invullen. Deze vragen gebruiken woorden als wat, wie, waar, wanneer, waarom of hoe. Ze zijn op een paar manieren te beantwoorden:
  • met een getal: 'Hoe diep wordt de put? Geef het antwoord in meters.'
  • met een datum: 'Wanneer wilt u het afvalwater lozen? Geef de begindatum en de einddatum.'
  • met een tekstveld: 'Waarom wilt u het afvalwater op deze manier lozen?'

De juiste soort vraag gebruiken

• Stel zo vaak mogelijk gesloten vragen.
• Moet u toch een open vraag stellen? Vraag initiatiefnemers dan om op een precieze manier te antwoorden. Bijvoorbeeld: 'Hoeveel afvalwater gaat u lozen? Geef uw antwoord in kubieke meters.'

Volgorde van vragen

• Begin met simpele vragen. Bijvoorbeeld: 'Wat is de afstand van uw huis naar de openbare weg?'
• Stel altijd maar 1 vraag tegelijk.
  • Niet: 'Hebt u een kunststof opslagtank met benzine?'
  • Wel: 'Hebt u een kunststof opslagtank?' Zo ja: 'Welke vloeistoffen slaat u op in deze tank?'
• Stel afhankelijke vragen altijd meteen na de vraag waarvan ze afhangen. Stel bijvoorbeeld eerst de vraag 'Gaat u een garage bouwen?' Als initiatiefnemers met ja antwoorden, stelt u pas de vraag 'Gaat u bij de garage een oprit aanleggen?'
• Stel geen vragen waarvan u het antwoord al weet door de antwoorden die initiatiefnemers eerder hebben gegeven.

6. Toelichtingen

Een toelichting is een korte hulptekst die uitleg geeft bij een vraag.

• Houd de toelichting kort en gebruik simpel Nederlands. Gebruik de tips van de pagina Schrijftips voor taalniveau B1.
• Geef in een toelichting alleen informatie die nodig is om een vraag goed te kunnen beantwoorden.
• Gebruikt u links in de toelichting? Verwerk die link dan altijd in een lopende zin. Schrijf nooit ‘Klik hier’. Dat is niet goed voor de toegankelijkheid van de informatie. Meer tips vindt u op de pagina Maak digitaal toegankelijke content.

7. Voorkom gebroken en doodlopende links

Wilt u een link naar een webpagina in een vraag of toelichting zetten? Zorg er dan voor dat de url van die webpagina niet verandert en dat de webpagina zelf niet wordt verwijderd. Moet u de webpagina toch veranderen of verwijderen? Zorg er dan voor dat de oude url naar een nieuwe verwijst.

Om links in uw vragen of toelichtingen te zetten, moet u de links in het STTR-bestand zetten dat erbij hoort. Staat er dus een gebroken of doodlopende link in een van uw vragen of toelichtingen? Dan moet u het STTR-bestand dat erbij hoort, vervangen door een versie waar een werkende link staat.

Gebroken links zijn links naar pagina’s waarvan de url is veranderd, waardoor de link niet meer werkt. Doodlopende links zijn links naar pagina’s die niet meer bestaan. Beide moet u voorkomen.

8. Bijlagen

Een bijlage is een bestand waarin initiatiefnemers extra informatie geven. Bijlagen mogen in het Omgevingsloket niet groter zijn dan 250 Mb per bestand. Daarnaast staat in de Omgevingsregeling welke bestandsformaten initiatiefnemers kunnen gebruiken. Uw systemen moeten dus in ieder geval die bestandsformaten ondersteunen. Lees meer op de pagina over bestandsformaten en grootte van documenten in het Omgevingsloket.