Zoeken in deze site

Prioriteit, tijd en timing

Bij tijd gaat het om daadwerkelijk beschikbare uren, maar vooral om prioriteit: hoe belangrijk we participatie vinden. Ook in planningen houden we vaak onvoldoende rekening met de tijd die participatie kost.

Prioriteit-, tijd- en timing-beren

  1. Daar heb ik geen tijd voor, want… (ik krijg mijn gewone werk niet eens af, dit past niet in mijn taakomschrijving, ik werk niet 's avonds of in het weekend).
  2. Als ik het zelf doe, gaat het sneller.
  3. Wat levert al die extra tijd en energie mij op?
  4. We moeten eerst nog onderzoek doen.
  5. De planning staat vast en kent nu eenmaal vaste doorlooptijden.
  6. Dit is niet het juiste moment!
  7. De verkiezingen staan voor de deur.

Tips om prioriteit-, tijd- en timingberen te verjagen

  • Maak participatie tot een hoofdtaak voor ambtenaren, dus niet alleen voor de mensen die dagelijks contact hebben met bewoners. Ruim er ook tijd voor in. Dit heeft ook grote gevolgen voor de werving en selectie: welke vaardigheden hebben deze ambtenaren nodig? Om HR-adviseurs te ondersteunen, heeft de VNG competentieprofielen opgesteld.
  • Houd bij planningen rekening met interactietijd. En zorg voor voldoende 'suddertijd' in het proces: om dingen te laten bezinken, achterbannen te raadplegen of aan een idee te wennen.
  • Eis tijd om iets goed te doen of neem gewoon de tijd en laat andere taken bewust een tijdje liggen.
  • Houd bij hoeveel tijd interactie daadwerkelijk kost. En vergelijk dit eens met trajecten waarin je de interactie eerst overslaat en later moet repareren wat er in die periode aan misverstanden en onenigheid ontstaat.
  • Stuur er als leidinggevende op dat medewerkers voldoende tijd nemen voor interactieve trajecten. Neem dit ook op in de HRM-cyclus.
  • Tijd is geld waard. Mensen die zich serieus genomen voelen (bijvoorbeeld doordat ze een vergoeding krijgen voor hun tijd) zijn vaak bereid om zich extra in te spannen.
  • Je mag eisen stellen aan deelnemers die je betaalt. Niet alleen klagen en eigen belangen inbrengen, maar ook zelf met ideeën komen en rekening houden met de belangen van anderen.
  • Er ontstaat soms participatiemoeheid. Betrek mensen niet voor elk wissewasje. Ga spaarzaam om met andermans tijd. Liever korte intensieve trajecten dan maandenlange vergadercircuits.
  • Maak bijeenkomsten speciaal. Dan willen mensen daarvoor wel tijd vrijmaken.
  • Creëer urgentie, bijvoorbeeld door de media in te schakelen.