Goede voorbereiding
Een goed participatieproces staat of valt met een gedegen voorbereiding. Begin met het einde voor ogen: wat voor soort input wilt u ophalen en wie wilt u daarvoor in uw proces betrekken?
Benoem ook wie waarover wanneer beslist en wie aan wie waarover verantwoording aflegt. Door vanaf de start duidelijk te zijn over ieders rol en mandaat in het proces en de randvoorwaarden die daarbij spelen, biedt u helderheid in wat mensen mogen verwachten. Het participatiekompas helpt hierbij. Een goede stakeholdersanalyse is daarbij een must. Door vanaf de start een aantal stevige partijen te betrekken, krijgt het proces meteen stevigheid en commitment van cruciale spelers.
De tijd die u aan de voorkant investeert in:
- het goed uitlijnen van het proces
- het betrekken van cruciale partners
- het op een rij zetten van relevante informatie
voorkomt vertragingen en irritatie later in het traject.
Wind mee-tips
- Begin met het einde voor ogen en lijn de hoofdlijn van het proces uit, inclusief de resultaten/uitspraken die elke fase moet opleveren.
- Of kies voor een ontwerpende benadering, waarin u gezamenlijk al doende het proces ontwikkelt en bijstuurt. Waar mogelijk aansluitend op andere, al lopende, processen.
- Visualiseer het proces, de kaders, de rollen en de inhoudelijke aspecten die u met elkaar wilt bespreken. Dan is steeds voor iedereen duidelijk waar we het op dat moment over hebben en waar dat toe moet leiden (transparantie).