Tekst van presentatie over werkplaatsen

Inhoud

• Inleiding
• Wat is een werkplaats
• Criteria om een werkplaats te starten
• Geleerde lessen
• Enkele voorbeelden van werkplaatsen

• Tips van deelnemers aan werkplaatsen

• Profiel van een procesbegeleider

• Aan de slag met werkvormen

• Vindplaats van werkvormen

Inleiding

In de afgelopen 4 jaar hebben we met een team van werkplaatsbegeleiders een flink aantal werkplaatsen mogen begeleiden. Ook voor ons was dit een ontdekkingsreis waar we veel hebben geleerd en ons steentje hebben mogen bijdragen aan het werken met de Omgevingswet.

Van elke werkplaats die wij hebben begeleid is een uitgebreide rapportage met een terugblik, vooral op de inhoud of het thema van de werkplaats gemaakt. Nu ons werk er bijna opzit leek het ons goed om ook de wat algemenere lessen en de tips en tricks voor wie zelf met deze werkvorm aan de slag wil met geïnteresseerden te delen. Dit document is een poging daartoe.

We willen alle aanvragers en deelnemers van de werkplaatsen en onze collega werkplaatsbegeleiders danken voor de plezierige samenwerking. En voor wie geïnspireerd door voorbeelden en met dit document bij de hand zelf aan de slag gaat: veel plezier en succes gewenst!

Else Sneller
Jos Dolstra

Wat is een werkplaats

'In een werkplaats zet u onder begeleiding van een werkplaatsbegeleider concrete stappen om in een paar sessies met inhoudelijke en/of technische begeleiding samen met uw samenwerkingspartners een knelpunt op te lossen en te leren hoe u het in het vervolg zelf kunt doen. De werkplaatsen bieden een omgeving waarin deelnemers zelf actief aan het werk gaan.'

Na afloop kun je zelf, maar vooral samen verder.

Criteria om een werkplaats te starten

Wanneer een aanvraag te honoreren?

• Als doel en beoogd resultaat helder zijn
• Als het efficiënt/effectief is om het interbestuurlijk op te pakken
• Als de timing klopt: het resultaat zal in vruchtbare aarde landen
• Als er voldoende commitment vanuit de regio is (trekker en voorbereidingscomité)

Is voor het vraagstuk een werkplaats de juiste vorm?

• Je gaat het pas zien als je ermee bezig bent
• In de praktijk lopen we tegen (nieuwe) vraagstukken aan die om handvatten vragen

Tips

• Anders dan bij veel van het reguliere werk ga je tijdens een werkplaats een knelpunt of een nieuw vraagstuk verkennen. Dat maakt het moeilijker om te voorspellen wat de exacte einduitkomst zal zijn
• Benoem dit naar de deelnemers aan begin en eind van elke sessie.

Geleerde lessen

Geleerde lessen voor je start

• Timing is belangrijk: start een werkplaats op het goede moment. Deelnemers en de organisaties die ze vertegenwoordigen moeten er aan toe zijn en zich committeren
• Een werkplaats levert resultaat, maar kost ook tijd: zorg dat deelnemers deze tijd beschikbaar hebben
• Maak bij de start duidelijke afspraken over tijdsinspanning en planning
• Richt eigenaarschap in de regio in, leg dit niet bij procesbegeleider of regionaal implementatiecoach (RIO). De RIO kan wel helpen om dit in te richten
• Vorm een klein en slagvaardig voorbereidingscomité van 2-4 personen rond de procesbegeleider. Ook hier kan de RIO helpen met inrichten
• Zorg voor commitment van een vaste groep deelnemers en voorkom wisselende deelnemersgroepen
• Bepaal een heldere scope van de werkplaats. Let op: maak deze niet te groot (maar ook niet klein)
• Maak afspraken hoe je de resultaten borgt en wie ze verder brengt (inhoudelijk, naar niet-betrokken partijen in de regio, naar andere regio's, etc.)

Tips

• Zorg voor een goede gereedschapskist aan werkvormen. Een goede procesbegeleider heeft deze beschikbaar
• Kies werkvormen die dienend zijn aan het doel dat je wilt bereiken
• Het doel kan liggen op inhoud, proces of samenwerking (en is vaak een combinatie)

Geleerde lessen in de voorbereiding

• Live sessies hebben de voorkeur boven digitaal, hybride sessies werken niet (in verband met gebruik werkvormen)
• Organiseer de sessie buiten kantoor, dat zorgt voor focus op de sessie
• Een toepasselijke locatie helpt
• Een passende frequentie van de sessies is eens per twee tot vier weken. Enkele weken tussenruimte geeft tijd voor bijvoorbeeld huiswerk, maar voorkomt dat er zoveel tijd tussen de sessies zit dat deelnemers te veel vergeten

Tips

• Laat deelnemers zich focussen op de inhoud
• Gebruik als procesbegeleider de band van de inhoud om ook relatie en samenwerking bespreekbaar te maken
• Zorg voor een goede procesbegeleiding
• Een profiel voor invulling van de procesbegeleiding vind je elders in dit document

Geleerde lessen tijdens de uitvoering I

• Werk steeds vanuit het doel en de scope van de werkplaats, houd alle deelnemers hier scherp op. Ontwikkelingen in de werkplaats of wijzigende omstandigheden kunnen maken dat je scope of doel wil aanpassen, maar doe dit bewust en stem dit goed af met de deelnemers: voorkom zwalken!
• Zorg voor logische lijnen tussen de sessies en refereer daar steeds aan. Kijk ook terug naar voorgaande bijeenkomsten: zo komen de deelnemers er weer goed 'in'
• Evalueren met de groep is een essentieel onderdeel tijdens en na afloop van de werkplaats. Kijk in iedere sessie terug en vooruit

Tips

Evalueren doe je op:

• Inhoud (doen we het juiste?)
• Proces (doen we dat op een prettige manier?)
• Samenwerking (komen de rollen en belangen van de verschillende organisaties voldoende aan bod, is de werkplaats voor de samenwerking bevorderend, ook na afloop)
• Evalueren doe je daarnaast apart met de aanvrager van de werkplaats: ook die leert gaandeweg

Geleerde lessen tijdens de uitvoering II

• Synchroniseer tijdens de eerste sessie de kennis: je werkt vanaf dan vanuit een gelijk (basis)kennisniveau
• Zet hier deelnemers met kennisvoorsprong goed in: laat hen vertellen
• Eventueel kan je tussendoor een (digitale) kennissessie organiseren
• Goede samenwerking begint bij elkaar kennen. Het is immers mensenwerk. Neem daarom de tijd je in elkaar te verdiepen: elkaars wereld en elkaar te leren kennen
• Vorm een gezamenlijk en gedragen beeld en scope van het te bereiken doel: benoem dit iedere sessie
• Gedeeld en realistisch beeld van het te bereiken resultaat of het op te leveren product

Belangrijk aandachtspunt

• Creëer een veilige werkomgeving: wat in de werkplaats gebeurt blijft daar, je gaat pas met resultaten naar buiten als je het daarover met elkaar eens bent

Enkele voorbeelden van werkplaatsen

Werkplaats gezondheid Utrecht

Genomineerd voor de Aandeslag-Trofee 2025.

Omgevingsveiligheid regio IJsselland – 2025

De gemeente Olst-Wijhe werkt aan een omgevingsvisie en omgevingsplan, waarbij omgevingsveiligheid een belangrijke rol speelt. Veiligheid is een complex en versnipperd thema, met beperkte interne capaciteit en expertise. De gemeente heeft al stappen gezet, zoals deelname aan een regionale werkgroep en interne initiatieven voor een integrale aanpak. Bij het onderwerp omgevingsveiligheid zijn veel partijen betrokken. Zodat de gemeente met het onderwerp verder mee zou kunnen komen, is een werkplaats gestart. Om samenhangend beleid te maken en samenwerking te bevorderen waren bij deze werkplaats betrokken: Veiligheidsregio, Omgevingsdienst, Waterschap en buurgemeente. Het instrument omgevingsplan was in deze setting nieuw, evenals integraal werken aan het omgevingsplan. Vandaar dat procesbegeleiding gewenst was. De werkplaats richtte zich op het concretiseren van het begrip veiligheid, het vaststellen van ambities en het vertalen van deze keuzes naar uitvoerbare maatregelen en regels. Er is samengewerkt met ketenpartners om een effectieve en uitvoerbare aanpak te ontwikkelen, met als doel inzicht in veiligheid en een inspiratiedocument voor andere gemeenten. Centrale vraag was: Hoe borgen we het thema veiligheid goed in de beleidscyclus van de Omgevingswet en werken we optimaal met elkaar samen?

Nazorg gaswinning Groningen – 2024

In de regio Groningen worden de voormalige winningslocaties van het Groninger Gasveld ontmanteld. Daarbij worden de gasputten afgesloten. Daarna volgt een proces waarbij de wininstallaties gesloopt worden en de bodem gesaneerd. Daarna komen deze locaties in principe vrij voor andere functies. Wat kan op die locaties, gegeven het feit dat het verstandig is de putten bereikbaar te houden, in verband met mogelijk na-ijlende effecten zoals gaslekkage? Hoe verloopt de samenwerking in dit langjarige proces? En hoe kunnen de instrumenten en de beleidscyclus van de Omgevingswet helpen? Zo is verkend of een regionaal programma onder de Omgevingswet een passende oplossing zou kunnen bieden, en zijn gezamenlijk opgestelde voorbeeldregels voor in de gemeentelijke omgevingsplannen opgeleverd. In deze werkplaats werkten de betrokken gemeenten, de provincie Groningen, de omgevingsdienst, de GGD en Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) samen aan het ontwikkelen van een passende samenwerking op dit punt.

Vergroten gebruikersvriendelijkheid Vergunningcheck beschermde soorten – 2024/5

In aanloop naar de inwerkingtreding van de Omgevingswet maakten de provincies samen met Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO) vragen voor de Vergunningcheck van het DSO. Tot die tijd was er geen digitale checker beschikbaar voor de invloed van werkzaamheden op beschermde planten- en diersoorten. In het gebruik van de Vergunningcheck, sinds 1 januari 2024, bleken de vragen als veel en lastig te beantwoorden te zijn voor de gebruikers. Bovendien was de uitkomst van de Vergunningcheck vaak ook nog: "neem contact op met uw gemeente". Daarom is in het najaar van 2024 gestart met het maken van een voorstel voor vereenvoudiging van de vragenbomen voor beschermde soorten voor de werkzaamheid "zonnepanelen of zonneboiler plaatsen of vervangen". Ook het bieden van meer handelingsperspectief aan de gebruiker was een belangrijk doel van de werkplaats. De uitkomsten van de werkplaats worden momenteel onderworpen aan een gebruikerstest en zullen vermoedelijk in de zomer van 2025 leiden tot aanpassingen in het loket en als inspirerend voorbeeld dienen voor de aanpassing van andere vragenbomen.

Tips van deelnemers aan werkplaatsen

• We hebben elkaar door de werkvorm goed kunnen vinden, waarmee basis voor samenwerken is gelegd
• Aandachtspunt is het aanhaken van partijen die niet aan de werkplaats hebben meegedaan
• Levend houden van de afspraken is belangrijk
• Fysiek organiseren van de sessies heeft meerwaarde boven digitaal
• Belangrijk is om de sessies niet te kort op elkaar maar ook niet te ver uit elkaar te plannen. Dit houdt het tempo en de energie er in
• Maak afspraken zo concreet mogelijk en zorg dat een organisatie regie pakt
• Zorg voor eigenaarschap vanuit de regio: iemand die de trekker is helpt energie erin te houden
• Gebruik ook de persoonlijke lobby om de juiste mensen te betrekken
• Een casus moet goed passen bij de praktijk en alle te bespreken onderdelen bevatten
• Besteed aan het einde van een werkplaats aandacht aan de overdracht en het aansluiten bij bestaande structuren in de regio.
• Slagen van de werkplaats wordt erg bepaald door de samenstelling van de deelnemersgroep en de begeleiding: zijn de juiste mensen en de juiste expertises aanwezig?
• Verplaats je als het moeilijk wordt in elkaars rol en belang
• Vele handen maken licht werk: verdeel het werk "eerlijk" onder de deelnemers
• Werkplaatsen waarvan de resultaten in het Omgevingsloket landden, hadden baat bij het zich in de gebruiker verplaatsen
• Niet elke situatie is een vraag in het loket waard, denk in termen van de happy flow
• Beter goed gejat dan slecht verzonnen/gekoppeld: gebruik kruismatrix en register toepasbare regels
• Gezamenlijk gemaakt = gezamenlijk beheren
• Een digitale omgeving om informatie te delen en te bewaren is nuttig

Profiel van een procesbegeleider

Profiel van een procesbegeleider: generiek

1. Neutrale houding: Een procesbegeleider moet neutraal staan tegenover de inhoud van de sessies en geen eigenaarschap op de inhoud hebben
2. Faciliteren: De begeleider moet in staat zijn om doelen te stellen en de groep te helpen deze doelen te bereiken
3. Goede luisteraar: Het is essentieel om goed te kunnen luisteren naar de deelnemers zonder te oordelen
4. Wendbaar en gefocust: De begeleider moet flexibel zijn en tegelijkertijd gefocust blijven op het afgesproken doel
5. Communicatievaardigheden: Sterke communicatievaardigheden zijn cruciaal om doelen en aanpak over te brengen
6. Integriteit: Een procesbegeleider moet integer zijn en veiligheid bieden aan de groep
7. Energie: De begeleider moet energiek zijn, oog hebben voor de energie die nodig is in de groep en sterke leiderschap op het proces tonen
8. Sensitief voor groepsprocessen: Het is belangrijk om sensitief te zijn voor de dynamiek en processen binnen de groep
9. Gestructureerd: Een goed procesbegeleider houdt alles goed gestructureerd en communiceert helder
10. Reflectief vermogen: Sterk reflectief vermogen is nodig om de sessies en de voortgang kritisch te evalueren

Profiel van een procesbegeleider: specifiek voor de Omgevingswet

1. Het is van belang dat de procesbegeleider een globale kennis van de inhoud van de Omgevingswet heeft (zowel van instrumentarium en beleidscyclus van de wet als anders werken en digitaal stelsel)
2. De procesbegeleider weet waar zo nodig specifieke expertise over de Omgevingswet te vinden is en kan deze mobiliseren
3. De procesbegeleider kent de interbestuurlijke verhoudingen rond het stelsel van de Omgevingswet
4. In sommige situaties helpt inzetten van 2 begeleiders (grote groep, complex vraagstuk)

Aan de slag met werkvormen

Eerst even dit: een werkvorm dient het doel, niet andersom

• Gebruik een werkvorm die goed past bij de fase van het proces waar je in zit en die past bij het doel dat je wilt bereiken
• Online zijn heel veel werkvormen te vinden. Als je een werkvorm gaat gebruiken zorg dan dat je de werkvorm doorziet en varieer in werkvormen
• Schakel je een ervaren procesbegeleider in dan heeft die meestal een goedgevulde gereedschapskist met werkvormen beschikbaar
• Op de volgende pagina vind je een aantal bronnen voor werkvormen die we als werkplaatsbegeleiders zelf regelmatig gebruiken

Vindplaats van werkvormen

• DOEboek Opgavegericht Samenwerken
• Praktijkboek Macht en Moed – Erik Pool