Zoeken in deze site

Milieu-informatie openbaar maken op verzoek

Iedereen mag bij een overheidsinstantie milieu-informatie opvragen. Dit staat in artikel 4.1, lid 1, van de Wet open overheid (Woo). Een verzoeker hoeft geen belang of reden aan te geven. Het op aanvraag leveren van informatie noemen we passieve openbaarmaking. De procedure voor het behandelen van een verzoek om milieu-informatie is geregeld in de Woo.

Inhoud pagina

Overheidsinstanties handelen een verzoek binnen 4 weken af

Een overheidsinstantie moet een verzoek om informatie zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken, beantwoorden. Dit is gerekend vanaf de dag nadat de overheidsinstantie het verzoek ontvangt. De beantwoording is zowel het beslissen op het verzoek als het daadwerkelijk leveren van de gevraagde informatie. Is dit niet haalbaar? Bijvoorbeeld omdat het omvangrijke informatie is, dan kan deze termijn met maximaal 2 weken worden verlengd. Het is verplicht om de aanvrager hiervan voor het einde van de termijn van 4 weken schriftelijk te informeren. Hierbij geeft de overheidsinstantie ook uitleg bij het uitstel. Dit staat in artikel 4.4 van de Woo.

Een overheidsinstantie mag vragen om het verzoek specifieker te maken

Bij een te algemeen geformuleerd verzoek kunnen overheidsinstanties de aanvrager vragen het verzoek preciezer te formuleren. Op deze manier kunnen overheidsinstanties tijd besparen en hoeven zij geen onnodige informatie te zoeken en te leveren. Overheidsinstanties moeten de aanvrager helpen bij het specificeren, binnen 2 weken nadat de overheidsinstantie het verzoek heeft ontvangen. Werkt de aanvrager hier niet aan mee? Dan kan de overheidsinstantie besluiten het verzoek niet in behandeling te nemen. Dit staat in artikel 4.1, lid 5, van de Woo.

Bij een omvangrijk verzoek waarover de overheidsinstantie niet binnen de gestelde termijn kan beslissen, moet de overheidsinstantie overleggen met de aanvrager over prioriteiten in de afhandeling van het verzoek.

Overheidsinstanties leveren de informatie aan in de gevraagde vorm

Overheidsinstanties leveren de informatie aan in de vorm die de aanvrager vraagt. Is de informatie al op een andere wijze voor het publiek beschikbaar? Dan kan de overheidsinstantie de gevraagde informatie in een andere vorm aanleveren. Deze mogelijkheden worden benoemd in artikel 4.5 van de Woo.

Er gelden bepaalde eisen voor het aanleveren van milieu-informatie

De geleverde informatie moet actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar zijn. Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen (of in elk geval een redelijke inspanning doen) dat hun milieu-informatie gemakkelijk reproduceerbaar is en digitaal toegankelijk. Informatie wordt bij voorkeur digitaal openbaar gemaakt, in een bestandsformaat met een structuur waarin software eenvoudig gegevens kan identificeren, herkennen en extraheren (samenvatten). In artikel 2.4 van de Woo zijn deze verplichtingen geregeld.

Actueel betekent of er bij een nieuwe meting weer dezelfde resultaten zijn als bij de laatste meting. Voor bepaalde milieu-informatie is het nodig om regelmatig te meten. De situatie is bijvoorbeeld gevoelig voor bepaalde omstandigheden of invloeden (zoals smogvorming), of kan grote gevolgen hebben voor mens en milieu.

Nauwkeurige milieu-informatie vertegenwoordigt met huidige gegevens de huidige situatie. Bij modellen is er bijvoorbeeld altijd een onzekerheidsmarge. Daarom is het belangrijk de onderliggende meetmethoden te kennen en zichtbaar te maken.

Vergelijkbaar kan verschillende interpretaties hebben. Het gaat in ieder geval om het relateren aan geldende normen. Andere mogelijkheden zijn vergelijken in de tijd, met historische gegevens, met geldende normen of met andere situaties.

Overheidsinstanties geven bij het verzoek aan welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie. Dit betreft ook de methodes voor analyse, monsternames en voorbehandeling van de monsters. Overheidsinstanties kunnen ook verwijzen naar de gehanteerde standaardprocedure. Het is daarom handig voor overheidsinstanties om vooraf te controleren of deze onderliggende informatie beschikbaar is.

Overheidsinstanties moeten burgers helpen als zij toegang tot milieu-informatie zoeken

Iedereen die informatie van een overheidsinstantie wil, kan terecht bij een Woo-contactpersoon. Deze persoon helpt burgers om de gewenste informatie te vinden. Elke overheidsorganisatie heeft zo’n contactpersoon. Dit is geregeld in artikel 4.7 van de Woo.

Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat het publiek informatie heeft over hoe en waar milieu-informatie beschikbaar is. Dit kunnen praktische regelingen zijn. Bijvoorbeeld het benoemen van voorlichtingsambtenaren of het organiseren van voorlichtingen over de rechten van het publiek over dit onderwerp.

Ook moeten overheidsinstanties het eenvoudig maken om milieu-informatie te vinden en te onderzoeken. Dit doen zij bijvoorbeeld door het opstellen van een register of lijsten met beschikbare milieu-informatie. Deze zijn openbaar toegankelijk. Voorbeelden zijn de Atlas Leefomgeving en de Emissieregistratie. De overheidsinstanties treffen ook voorzieningen en onderhouden deze om informatie te onderzoeken. Bijvoorbeeld een contactpersoon die de burger helpt bij het voorzien in de informatiebehoefte (voorlichtingsambtenaar). De contactpersoon wijst burgers bijvoorbeeld op e-mailadressen, websites en rapporten.

Overheidsinstanties kunnen een verzoek weigeren

Een verzoek buiten behandeling laten of weigeren

Een overheidsinstantie die een verzoek om milieu-informatie ontvangt, beoordeelt dit op grond van de Woo. Er zijn verschillende redenen waarom een overheidsinstantie een verzoek tot informatie (gedeeltelijk) mag weigeren.

Overheidsinstanties mogen een verzoek om milieu-informatie weigeren als zij de gevraagde informatie niet bezitten of beheren.

Is een verzoek onredelijk of te algemeen geformuleerd? Dan mag een overheidsinstantie het verzoek buiten behandeling stellen. De verzoeker moet wel eerst de kans krijgen het verzoek specifieker te maken.

Er zijn ook andere gronden (redenen) waarom een overheidsinstantie een verzoek om milieu-informatie mag weigeren. Deze zijn vastgelegd in de Woo (hoofdstuk 5).

Soms moet een overheidsinstantie een verzoek direct weigeren

Bij absolute uitzonderingsgronden wordt een verzoek om openbaarmaking geweigerd. Overheidsinstanties moeten de openbaarmaking van milieu-informatie weigeren als dit:

  • de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen
  • de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden
  • bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens zijn, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven of de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt

In bepaalde gevallen maakt een overheidsinstantie eerst een belangenafweging

Bij een relatieve uitzonderingsgrond (hoofdstuk 5 Woo) moet de overheidsinstantie een afweging maken tussen het belang van het openbaar maken van de milieu-informatie en het belang van de uitzonderingsgrond. De overheidsinstantie neemt een verzoek in behandeling en weegt vervolgens af of ze de gevraagde informatie wel of niet verstrekt. Overheidsinstanties maken een belangenafweging over het openbaar maken van milieu-informatie bij deze belangen:

  • Nederlandse diplomatieke betrekkingen
  • vertrouwelijke handelingen voor het beschermen van economische of financiële belangen van overheidsinstanties
  • de opsporing en vervolging van misdrijven
  • de inspectie, controle en het toezicht door bestuursorganen
  • het met rust laten van burgers in de privésfeer
  • de bescherming van concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens
  • bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan overheidsinstanties zijn meegedeeld, alleen bij ernstige schade
  • de bescherming van het milieu waarover de informatie gaat, bijvoorbeeld voortplantingsgebieden
  • de beveiliging van personen en bedrijven en het vermijden van sabotage
  • het goed functioneren van de Staat en overheidsinstanties

De uitzonderingsgrond ‘onevenredige benadeling’ (artikel 5.1.5 Woo) geldt niet voor milieu-informatie.

Is de gevraagde informatie een concept of persoonlijke beleidsopvatting? Dan maakt de overheidsinstantie hierover een belangenafweging. Milieu-informatie uit concepten die niet in de definitieve versie is opgenomen, moet op verzoek wel openbaar gemaakt worden.

Overheidsinstanties mogen een verzoek buiten behandeling stellen bij misbruik

Overheidsinstanties mogen beslissen een verzoek niet in behandeling te nemen als zij misbruik vermoeden. Een verzoeker heeft dan een ander belang dan het verkrijgen van publieke informatie. Er moeten goede redenen zijn om van misbruik te kunnen spreken.

Een voorbeeld van misbruik is een verzoek dat door de verzoeker is ingediend om er zelf financieel beter van te worden. Een ander voorbeeld van misbruik is het frustreren van een overheidsinstantie door omvangrijke / vage verzoeken in te dienen. Het uit rancune veroorzaken van overlast bij een bestuursorgaan door met een verzoek beslag te leggen op bestuurlijke capaciteit is ook misbruik. Maar, als een indiener een geschil heeft met een overheidsinstantie dan is dat niet direct reden voor misbruik. Een verzoek waarvan de informatie kan dienen om argumenten te onderbouwen in een geschil is legitiem.

Het besluit een verzoek niet in behandeling te nemen door misbruik neemt de overheidsinstantie binnen 2 weken na ontvangst van het verzoek. De antimisbruikbepaling staat in artikel 4.6 van de Woo.

Emissiegegevens hebben een bijzondere status

Het openbaar maken van emissiegegevens kan niet worden geweigerd op basis van de absolute en relatieve uitzonderingsgronden (artikel 5.1, lid 7 Woo). Maar, emissiegegevens hoeven niet openbaar te worden gemaakt als het documenten zijn voor intern beraad en de daarin opgeschreven informatie persoonlijke beleidsopvattingen bevat. Of een document is bestemd voor intern beraad, wordt bepaald aan de hand van het doel waarmee het is opgesteld. Documenten opgesteld in het kader van beraad waarbij ook externen betrokken zijn, kunnen ook zijn opgesteld met het doel intern beraad. Maar, dan moet gelden dat de externe derden dan als enige belang hebben om de overheidsinstantie vanuit hun eigen ervaring en deskundigheid te adviseren over een bestuurlijke aangelegenheid.

Voor milieu-informatie kan de uitzonderingsgrond intern beraad ook gelden, maar daarvoor moet door de overheidsinstantie een afweging worden gemaakt tussen het belang van de bescherming van de persoonlijke beleidsopvattingen en het belang van openbaarmaking. Dit staat in artikel 5.2, lid 4, van de Woo.

Beslishulp: bepalen of een overheidsinstantie informatie openbaar moet maken

Een overheidsinstantie die een verzoek om milieu-informatie ontvangt, beoordeelt dit op grond van de Woo. Er zijn verschillende redenen waarom een overheidsinstantie een verzoek tot informatie (gedeeltelijk) mag weigeren. De beslishulp behandelen verzoek om milieu-informatie geeft weer of een overheidsinstantie de informatie wel of niet openbaar moet maken.

Let op: de beslishulp beschrijft op hoofdlijnen het proces van de behandeling van een Woo-verzoek over milieu-informatie. Lees bij de keuzes de toelichting in de paragraaf Overheidsinstanties kunnen een verzoek weigeren, of lees meer over de afhandeling van Woo-verzoeken op:

Een overheidsinstantie informeert een verzoeker schriftelijk over de weigering

Weigert een overheidsinstantie een informatieverzoek volledig of gedeeltelijk? Dan moet zij deze weigering schriftelijk of digitaal meedelen aan de aanvrager. In deze weigering staan ook de redenen voor weigering. Is de aanvrager het niet eens met de beslissing het verzoek te weigeren? Dan heeft deze toegang tot een procedure bij de rechtbank om het besluit van de overheidsinstantie aan te vechten. In de mededeling van de overheidsinstantie over de weigering moet ook informatie staan over de mogelijkheden van beroep.

Overheidsinstanties zijn niet verplicht de milieu-informatie die zij niet hebben alsnog te verzamelen of op te stellen. Wel sturen zij het informatieverzoek door naar een andere overheidsinstantie die deze informatie wel heeft. Of de overheidsinstantie meldt aan de aanvrager bij welke overheidsinstantie de gevraagde informatie te vinden is (artikel 4.2 Woo en artikel 2:3 Awb).

Het openbaar maken van informatie is in principe gratis, een vergoeding vragen mag

Het openbaar maken van de informatie is gratis voor de aanvrager. Overheidsinstanties mogen voor het op verzoek verstrekken van milieu-informatie wel een vergoeding vragen voor het maken van bijvoorbeeld kopieën van documenten. Deze vergoeding mag niet hoger zijn dan de kostprijs. De overheidsinstantie moet het overzicht van vergoedingen openbaar maken. De lijsten of het register met de beschikbare milieu-informatie moet gratis toegankelijk zijn voor iedereen.

Vaak geldt er auteursrecht bij milieu-informatie

Het auteursrecht ligt bij de opsteller van de informatie. Bezit de overheidsinstantie het auteursrecht, dan ontstaan er geen problemen bij het openbaar maken van milieu-informatie. In veel gevallen zal via contracten voor levering van informatie het auteursrecht overgedragen zijn aan de overheidsinstantie.

Beschikt de overheidsinstantie niet (of slechts gedeeltelijk) over de auteursrechten? Dan moet deze bij openbaarmaking op verzoek de verkrijger van de informatie wijzen op de auteursrechten van de informatie, dit onder gelijktijdige vermelding van de eigenaar van deze rechten. Maakt een overheidsinstantie milieu-informatie actief openbaar, dan moet zij deze mededeling ook doen, omdat anders de auteursrechten komen te vervallen. Een gevolg hiervan kan een claim van de oorspronkelijke rechthebbende bij de overheidsinstantie zijn.

Het is voor overheidsinstanties in alle gevallen aan te raden om de status van de auteursrechten in het leveringscontract expliciet op te nemen, nog los van de vraag voor welke status wordt gekozen.

De door de overheidsinstantie te betalen vergoeding voor het gebruik van de informatie (in dit geval het openbaar maken) kan in geval van passieve openbaarmaking (deels) worden meegenomen in de te vragen vergoeding.