Stap 1: Voorbereiding

De voorbereiding bestaat uit het vooraf verzamelen van gegevens over de locatie en het versturen van een aankondigingsbrief.

Verzamelen van gegevens

In de voorbereiding verzamelt u gegevens. Bijvoorbeeld uit het bedrijfsdossier, informatie vanuit de informatieplicht, eventuele bevindingenbrieven van eerdere controles en energiegegevens.

U kunt de rapportage van de tweede ronde informatieplicht energiebesparing downloaden via het eLoket van de RVO. In het stappenplan informatieplicht leest u hoe u kunt controleren of een bedrijf aan deze verplichting heeft voldaan. Samen met de informatie uit een eventuele onderzoeksplichtrapportage kunt u hiermee de volgende gegevens verzamelen:

Het bedrijf en de energiebesparingsplicht

Wat is de grootte van het energiegebruik?
Wordt, volgens de rapportage, voldaan aan de energiebesparingsplicht?
Welke rubriceringscode heeft de informatieplichtrapportage meegekregen?
Hoeveel gebouwen bevinden zich op de locatie?
- Bij één gebouw op de locatie:
  - Wat is de gebruiksfunctie van het gebouw?
  - Gaat het om een monumentaal gebouw?
- Bij meerdere gebouwen op de locatie:
  - Geef een beschrijving en de gebruiksfunctie van de gebouwen (zodat aangegeven kan worden of een gedeeltelijk uitgevoerde maatregel in welk gebouw al wel is uitgevoerd).
  - Zijn het monumentale gebouwen?

Erkende maatregelen

Kiest het bedrijf voor de erkende maatregelensystematiek of wijkt het hiervan af?
Wat is het aantal facultatieve categorieën van de lijsten voor faciliteiten en processen die zijn geselecteerd?
Van welke erkende maatregelen wordt aangegeven dat ze niet van toepassing zijn omdat de uitgangssituatie niet van toepassing is? Hierbij zit altijd een verplichte toelichting.
Welke erkende maatregelen zijn al gedeeltelijk of volledig uitgevoerd? Let op: als maatregelen gedeeltelijk zijn uitgevoerd, moet er een verplichte toelichting worden opgegeven in de rapportage.
- Bij sommige maatregelen, uitgevoerd in 2022, 2023, 2024 of 2025, moet worden aangegeven hoeveel eenheden van de maatregel zijn uitgevoerd. Dit voor de monitoring aan de Europese Commissie voor de EED-richtlijn. Bij maatregelen waar het aantal eenheden niet gevraagd wordt, is dat vanzelfsprekend.
Wat is het jaartal waarop de gedeeltelijk uitgevoerde toepasselijke erkende maatregel(en) naar verwachting wel volledig zijn uitgevoerd?
Zijn er alternatieve maatregelen voor een erkende maatregel uitgevoerd? Is er een verplichte toelichting gemaakt?
Welke toepasselijke erkende maatregelen moet het bedrijf nog uitvoeren en wanneer zijn deze maatregelen naar verwachting helemaal uitgevoerd (jaartal)?
Welke maatregelen moeten uitgevoerd worden als het natuurlijk moment zich voordoet? Wat is het verwachte jaartal waarop het natuurlijk moment zich zal voordoen?
Is er wel of niet voldaan aan de voorwaarden zoals deze in de EML zijn vastgelegd, inclusief de van toepassing zijnde randvoorwaarden?

Extra context

U kunt voorafgaand aan de controle aanvullende informatie verzamelen die extra context biedt over het energieverbruik. Denk hierbij aan:

inschatting van andere omgevingsdiensten die ook een vestiging van hetzelfde bedrijf of een soortgelijk bedrijf/instelling in hun toezichtgebied hebben
eerder uitgevoerde energiebesparingsonderzoeken en/of energiescans (niet ouder dan 4 jaar)
het energielabel van het gebouw. U kunt EP-online.nl gebruiken om inzicht te krijgen in de energielabels van gebouwen.
de gegevens uit het verplichte energiebeheer- of energiemanagementsysteem (EBS, EML verplichting GA1) van het bedrijf
een eigen inschatting door:
- ervaringscijfers bij overeenkomstige bedrijven, let op of de cijfers niet verouderd zijn (raadpleeg de branchevereniging of de database van de omgevingsdienst)
- kentallen voor het energiegebruik (kennisinstituut ISSO heeft een nieuwe versie ontwikkeld van energiecijfers en -tabellen. Hierin staan kentallen over energiegebruik. Energieonderzoek Centrum Nederland (ECN) heeft lijsten voor elektriciteits- en gasverbruik beschikbaar op adresniveau.)
- veelgebruikte kentallen. Als het bedrijf afwijkt, wil dat niet zeggen dat het bedrijf het goed of slecht doet. Het is een aanwijzing om hier extra aandacht aan te besteden bij een controle.
- de op te vragen data van de netbeheerders

Ontbreken van informatie

Als het niet lukt informatie vooraf te verzamelen, dan ziet u de informatiebronnen in tijdens het controlebezoek.

Informatiebronnen zijn onder andere:

afrekeningen van de energieleverancier
periodieke opnames van meterstanden
inschatting van de leverancier (in geval van recente oprichting van het bedrijf en nieuwbouw)

Aankondigingsbrief

In deze brief geeft u aan dat u een controle wilt uitvoeren. U kunt de contactpersoon van het bedrijf alvast op de hoogte brengen van de wetgeving en wat dit voor de contactpersoon betekent.

De contactpersoon zorgt er vervolgens voor dat:

u de juiste personen te spreken krijgt (bijvoorbeeld het hoofd van de technische dienst, de energiecoördinator of de verantwoordelijke voor het energiegebruik)
u toegang heeft tot technische ruimten
documenten klaarliggen, zoals onderhoudsrapporten van installaties en de energie- en gasrekening.

Achtergrondinformatie

Achtergrondinformatie is geen vereiste voor een controle, maar is wel zeer nuttig. Door deze gegevens krijgt u een indruk van de besparingsambitie van de organisatie. Verder breidt u hiermee de bestaande database uit met informatie die u kunt gebruiken bij volgende controles van dit bedrijf. Ook kunt u de informatie gebruiken bij controles van vergelijkbare bedrijven. Hieronder kunt u lezen aan wat voor informatie u kunt denken.

Handige achtergrondinformatie

informatie over gebruikstijden, efficiencyklasse en geïnstalleerd vermogen van energieverbruikers, zoals (elektro)motoren, verwarmingsapparaten zoals cv's, boilers, warmtepompen, compressoren, koelmachines, et cetera
de bedrijfstijden-set points (van bijvoorbeeld verlichting, verwarming, frequentieregelaars, koeling of ventilatie)
keurmerken en/of certificeringen zoals BREEAM-certificering of CO₂-prestatieladder
de gegevens en ambitie die het bedrijf communiceert over energie (bijvoorbeeld op de website of in het jaarverslag)
regionale projectplannen voor energieverduurzaming of ander stimulerende regelingen waaraan de drijver meedoet of kan meedoen
de productieomvang
inhoud (m³) of het vloeroppervlak (m²) van een gebouw, voor hieraan gerelateerde kentallen (voor nieuwbouw of oprichting zijn deze gegevens mogelijk wel nodig)
het aantal medewerkers, voor hieraan gerelateerde kentallen
deelname aan lokale convenanten

Ook externe bronnen kunt u raadplegen, zoals:

Google Streetview of alternatief
- Dit wordt gebruikt om op afstand de uiterlijke kenmerken van een bedrijfspand te bekijken.
BAG-viewer van het Kadaster
- Deze wordt gebruikt om officiële gegevens van gebouwen en adressen op te vragen.
EAN-Codeboek
- Dit wordt gebruikt om te zien welke gas- en elektriciteitsaansluitingen aan een specifiek adres gekoppeld zijn.
Handelsregister (KVK)
- Dit wordt gebruikt om bedrijfsgegevens te verifiëren.

Andere verplichtingen

Naast deze energiebesparingsplicht kunnen er andere verplichtingen gelden voor bedrijven. Wilt u voor een specifiek bedrijf weten welke energiebesparingswetgeving geldt: controleer de Wetchecker energiebesparing van de RVO.

Controlebezoek

Na de voorbereiding bezoekt u het bedrijf. Dit is uitgewerkt in stap 2: Controlebezoek.