Stap 1: Voorbereiding

Aankondigingsbrief

In deze brief geeft u aan dat u een controle wilt uitvoeren. U kunt de contactpersoon van het bedrijf alvast op de hoogte brengen van de gewijzigde wetgeving en wat dit voor hem betekent. Ook kunt u wijzen op de informatieplicht energieverduurzaming en de informatie hierover op de website van de RVO.

De contactpersoon zorgt er vervolgens voor dat:

• u de juiste personen te spreken krijgt (bijvoorbeeld het hoofd van de technische dienst, de energiecoördinator of de verantwoordelijke voor het energiegebruik)
• u toegang heeft tot technische ruimtes
• documenten klaarliggen, zoals bijvoorbeeld onderhoudsrapporten van installaties en de energie- en gasrekening

Verzamelen van gegevens

Ook verzamelt u in de voorbereiding gegevens. Bijvoorbeeld gegevens uit het bedrijfsdossier, informatie vanuit de informatieplicht, eventuele bevindingenbrieven van eerdere controles en energiegegevens. Uiteindelijk brengt u uw collega’s en de locatie op de hoogte van het bezoek.

Als het bedrijf een milieu- of energiecoördinator heeft, dan zal deze meestal uw contactpersoon zijn. Deze kan u de basisgegevens leveren. Veel informatie is te vinden in het bedrijfsdossier.

Aan de hand van de rapportage van de tweede ronde informatieplicht Energiebesparing, op te halen via eLoket van de RVO en de informatie uit een eventuele Onderzoeksplichtrapportage, kunt u het volgende bepalen:

• Kiest het bedrijf voor de erkende maatregelensystematiek of wijkt hij hiervan af?
• Welke rubriceringscode heeft de informatieplichtrapportage meegekregen?
• Wordt, volgens de rapportage, voldaan aan de energiebesparingsplicht?
• Grootte van het energiegebruik.
• Het aantal facultatieve categorieën van de lijsten voor faciliteiten en processen die zijn geselecteerd.
• Welke erkende maatregelen zijn al gedeeltelijk of volledig uitgevoerd? Let op: als maatregelen gedeeltelijk zijn uitgevoerd moet er een verplichte toelichting worden opgegeven in de rapportage.
  • Bij sommige maatregelen, uitgevoerd in 2021, 2022 of 2023, moet worden aangegeven hoeveel eenheden van de maatregel zijn uitgevoerd. Dit voor de monitoring aan de Europese Commissie voor de EED richtlijn. Bij maatregelen waar het aantal eenheden niet gevraagd wordt, is dat vanzelfsprekend.
• Het jaartal waarop de gedeeltelijk uitgevoerde toepasselijke erkende maatregel(en) naar verwachting wel volledig zijn uitgevoerd.
• Zijn er alternatieve maatregelen voor een erkende maatregel uitgevoerd? Is er een verplichte toelichting gemaakt?
• Welke toepasselijke erkende maatregelen moet het bedrijf nog uitvoeren en wanneer zijn deze maatregelen naar verwachting helemaal uitgevoerd (jaartal)?
• Van welke erkende maatregelen wordt aangegeven dat ze niet van toepassing zijn omdat de uitgangssituatie niet van toepassing is. Dit met een verplichte toelichting.
• Is er wel of niet voldaan aan de voorwaarden zoals deze in de EML zijn vastgelegd, inclusief de van toepassing zijnde randvoorwaarden?
• Welke maatregelen moeten uitgevoerd worden als het natuurlijk moment zich voordoet? Wat is het verwachte jaartal waarop het natuurlijk moment zich zal voordoen?
• Bij één gebouw op de locatie:
  • Wat is de gebruiksfunctie en het eventuele energielabel van het gebouw.
  • Gaat het om een monumentaal gebouw?
• Bij meerdere gebouwen op de locatie:
  • Een beschrijving en de gebruiksfunctie van de gebouwen (zodat aangegeven kan worden of een gedeeltelijk uitgevoerde maatregel in welk gebouw de maatregel al wel is uitgevoerd).
  • Zijn het monumentale gebouwen?

Voorafgaand aan de controle kunt u ook de volgende zaken verzamelen:

• Inschatting van andere Omgevingsdiensten die ook een vestiging van hetzelfde bedrijf of een soortgelijk bedrijf/instelling in hun toezichtsgebied hebben.
• Een eigen inschatting door:
  • ervaringscijfers bij overeenkomstige bedrijven, let op of de cijfers niet verouderd zijn (raadpleeg de branchevereniging of de database van de omgevingsdienst)
  • kengetallen voor het energiegebruik. (Kennisinstituut ISSO heeft een nieuwe versie ontwikkeld van Energiecijfers en –tabellen. Hierin staan kentallen over energiegebruik. Energieonderzoek Centrum Nederland (ECN) heeft lijsten voor elektriciteits- en gasverbruik beschikbaar op adresniveau).
  • veelgebruikte kentallen. Als het bedrijf afwijkt, wil dat niet zeggen dat het bedrijf het goed of slecht doet. Het is een aanwijzing om hier extra aandacht aan te besteden bij een controle.
• Eerder uitgevoerde Energiebesparingsonderzoeken en/of energiescans (niet ouder dan 4 jaar).
• Het energielabel van het gebouw.

Als het niet lukt informatie vooraf te verzamelen dan ziet u de informatiebronnen in tijdens het controlebezoek. Bijvoorbeeld als de rapportage Informatieplicht (nog) niet is ingediend.

Informatiebronnen zijn onder andere:

• afrekeningen van de energieleverancier
• periodieke opnames van meterstanden
• inschatting van de leverancier (in geval van recente oprichting van het bedrijf en nieuwbouw)

Achtergrondinformatie

Achtergrondinformatie is geen vereiste voor een controle maar is wel zeer nuttig. Door deze gegevens krijgt u een indruk van de besparingsambitie van de drijver. Daarnaast breidt u de bestaande database uit met informatie die u kunt gebruiken bij volgende controles van dit bedrijf. Ook kunt u de informatie gebruiken bij controles van vergelijkbare bedrijven. Denk aan informatie als:

• deelname aan lokale convenanten
• keurmerken en/of certificeringen zoals BREEAM-certificering of CO₂-prestatieladder;
• de productieomvang
• inhoud (m3) of het vloeroppervlak (m2) van een gebouw, voor hieraan gerelateerde kentallen (voor nieuwbouw of oprichting zijn deze gegevens mogelijk wel nodig)
• het aantal medewerkers, voor hieraan gerelateerde kentallen
• wijze van energiemonitoring, om te bepalen of het bedrijf een energiebeheer- of energiemanagementsysteem toepast
• informatie over gebruikstijden, efficiencyklasse en geïnstalleerd vermogen van energieverbruikers, zoals (elektro)motoren, verwarmingsapparaten zoals cv's, boilers, warmtepompen, compressoren, koelmachines, et cetera
• de bedrijfstijden-set points (van bijvoorbeeld verlichting, verwarming, frequentieregelaars, koeling of ventilatie)
• de gegevens en ambitie die het bedrijf communiceert over energie (bijvoorbeeld op de website of in het jaarverslag)
• regionale projectplannen voor energieverduurzaming of ander stimulerende regelingen waaraan de drijver meedoet of kan meedoen

Naast deze energiebesparingsplicht kunnen er andere verplichtingen gelden voor bedrijven. Controleer de wetchecker om na te gaan welke wetgeving geldt. Ook externe bronnen kunt u raadplegen, zoals:

• Google
• Google streetview
• EP-online.nl voor energielabels van gebouwen
• BAG-viewer van het Kadaster
• EAN-Codeboek als register voor de unieke aansluitingen voor gas en elektriciteit per adres
• Handelsregister (KvK)

Controlebezoek

Na de voorbereiding bezoekt u het bedrijf. Dit is uitgewerkt in stap 2: Controlebezoek.