Gebruikersonderzoek Uw gegevens in het onderdeel Aanvragen van het Omgevingsloket (januari 2025)

Op deze pagina

• Over het onderzoek
• Belangrijkste bevindingen
• Huiswerk voor ontwikkelaars
• Wat u als overheid verder zelf kunt doen
• Ontwikkelingen volgen

Over het onderzoek

Aanleiding

Gebruikers geven vaak geen e-mailadres of telefoonnummer op bij het invullen van een aanvraag, melding of informatie. In maart 2024 zijn al toelichtingen toegevoegd bij de velden telefoonnummer en e-mailadres om dit te verbeteren.  Toch vinden gebruikers de labels bij de invulvelden nog onduidelijk of interpreteren deze verschillend. Ze vinden het lastig te begrijpen voor welke rol zijn een bepaald veld moeten invullen.

Voor gemachtigden van een initiatiefnemer is het invulproces ook niet altijd duidelijk, de invoervelden scheppen verwarring als het gaat om de verschillende rollen van initiatiefnemer en gemachtigde. Overheden kunnen dan geen contact opnemen bij aanvullende vragen over de aanvraag. Dit was de aanleiding voor een gebruikersonderzoek naar stap 6 Uw gegevens van het onderdeel Aanvragen.

Het onderzoek

Het onderzoek richtte zich op de vraag:

• In hoeverre begrijpen zowel particulieren als (advies)bedrijven de informatie in stap 6 Uw gegevens als ze aanvraag doen voor een concrete situatie, zoals het kappen van een boom?
• In hoeverre is het voor een gemachtigde van een initiatiefnemer duidelijk wat ingevuld moeten worden bij de invoervelden.

De analyse is volledig vanuit het perspectief van de eindgebruiker uitgevoerd op een onafhankelijke manier. Het doel van het onderzoek was om inzichten en adviezen te geven om het Omgevingsloket te verbeteren. Dit moet voordelen opleveren voor de eindgebruiker en de bevoegd gezagen.

Aanpak

Voor het onderzoek hebben 4 deelnemers met verschillende leeftijden en opleidingsniveaus een vergunning aangevraagd in het onderdeel Aanvragen aan de hand van een voorbeeldcasus. De test werd begeleid en geanalyseerd door een gebruikersonderzoeker van het DSO.

Belangrijkste bevindingen

Dit zijn de belangrijkste bevindingen:

• Contactgegevens: deelnemers vulden hun contactgegevens moeiteloos in omdat zij bereikbaar willen zijn bij vragen over hun aanvraag.
• Onduidelijke labels bij invulvelden: deelnemers vonden de labels bij de invulvelden verwarrend. De labels in het prototype van het onderzoek zijn aangepast.
• Taalgebruik: de term 'initiatiefnemer' werd in deze context vaak niet begrepen.
• Onzekerheid over wat in te vullen: deelnemers kwamen tot verschillende interpretaties over waar informatie moet worden ingevuld over:
  • de gemachtigde, bijvoorbeeld van een adviesbureau
  • de persoon bij een adviesbureau die de aanvraag doet (t.a.v. een ander)
  • de initiatiefnemer

Dit zorgde voor onzekerheid over wat ingevuld moest worden.

Huiswerk voor ontwikkelaars

De aanbevelingen zijn voor de ontwikkelaars van het Omgevingsloket en richten zich op het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid, begrijpelijkheid en ondersteuning tijdens het invullen van stap 6 Uw gegevens. Dit zijn de belangrijkste punten waarmee de ontwikkelaars aan de slag moeten om het Omgevingsloket te verbeteren:

• Duidelijke taalgebruik: Vermijd vaktaal of leg deze beter uit, zoals het woord ‘initiatiefnemer’.
• Maak labels eenduidig: Gebruik beschikbare data om invoervelden vooraf in te vullen en duidelijker te maken voor het scenario waarbij iemand een aanvraag voor een ander doet als gemachtigde. Pas bijvoorbeeld ‘Uw gegevens’ aan in ‘Gegevens van A. de Vries’.
• Verbeteren labels van invoervelden: Maak de labels bij invoervelden gebruiksvriendelijker zodat gebruikers weten wat ze voor wie moeten invullen. Bijvoorbeeld het veld ‘Ter attentie van’ vervangen door een label dat aangeeft dat het om een bedrijfscontext gaat.

Wat u als overheid zelf verder kunt doen

De aanbevelingen uit het onderzoek zijn voor de ontwikkelaars van het Omgevingsloket. Als overheid kunt u bijdragen aan de gebruikersvriendelijkheid en begrijpelijkheid van het Omgevingsloket door uw toepasbare regels Klik hier voor uitleg over dit begrip (opent in popup) te verbeteren. Dit kunt u op de volgende manieren doen:

• Werkzaamheden en activiteiten goed koppelen: Zorg voor een duidelijke relatie tussen werkzaamheden en juridische activiteiten in het Omgevingsloket.
• Gebruikerstesten uitvoeren: Test systemen met echte gebruikers om knelpunten te identificeren.
• Samenwerken met andere organisaties: Stem processen af en ontwikkel een consistente aanpak.
• Feedback ophalen: Gebruik input van inwoners en bedrijven om continu te verbeteren.

Ontwikkelingen volgen

U kunt op de volgende manieren op de hoogte blijven van de ontwikkelingen:

• Volg de release-informatie: Verbeteringen en veranderingen komen tijdens het kwartaal op meerdere momenten beschikbaar. Op de pagina Release-informatie DSO ziet u per release een overzicht van de opgeleverde verbeteringen en veranderingen.
• Bekijk de bekende wensen: Op de pagina Wensen voor ontwikkeling DSO ziet u een overzicht van alle bekende wensen.
• Bekijk de plannen per kwartaal: Op de pagina Plannen voor ontwikkeling voor het DSO ziet u waar de ontwikkelaars per kwartaal aan werken.
• Bezoek de tweewekelijkse sprintdemodagen (sprint review): De ontwikkelteams presenteren iedere 2 weken hun werk aan elkaar. Als overheid , leverancier of geïnteresseerde in het open stelsel voor derden kunt u deze demodagen bijwonen. U kunt zich hiervoor aanmelden bij uw Business Liaison Manager (BLM-er) of bij de organisatie: TBO-DSO-LV@kadaster.nl.

Meer informatie

• Meer over juridische activiteiten en werkzaamheden koppelen:
  • Juridische activiteiten en werkzaamheden combineren bij toepasbare regels.
  • Opname van informatiesessie Relatie werkzaamheden en activiteiten met special bedrijfstakken (29 november 2024) (verwijst naar een andere website) via de DSO Community op Pleio.
• Praktijkvoorbeelden gebruikerservaringen verbeteren