Zoeken in deze site

Communicatie met initiatiefnemers in het Omgevingsloket

Het Omgevingsloket is onderdeel van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Initiatiefnemers kunnen via het Omgevingsloket onder andere een vergunning aanvragen, melding doen en informatie of een overlegverzoek voor het verkennen van een idee indienen. Als overheid kunt u in het nieuwe Omgevingsloket niet direct communiceren met initiatiefnemers. Op deze pagina leest u hoe u met initiatiefnemers kunt communiceren.

Contact met initiatiefnemers

Initiatiefnemers kunnen via het Omgevingsloket een vergunning, een maatwerkvoorschrift en een toestemming voor het treffen van een gelijkwaardige maatregel aanvragen. Ook kunnen zij een melding doen, informatie aanleveren of een overlegverzoek voor het verkennen van een idee indienen. Dit noemen we verzoeken. Een verzoek kan ook worden gewijzigd. Bijvoorbeeld omdat de initiatiefnemer zelf nieuwe informatie deelt of omdat u als bevoegd gezag hier om vraagt. U neemt zelf contact op met een initiatiefnemer om bijvoorbeeld:

  • Een ontvangstbevestiging te sturen.
  • De status van een verzoek door te geven.
  • De initiatiefnemer te informeren over de procedure.
  • Te vragen om aanvullende stukken.
  • Het besluit bekend te maken aan de initiatiefnemer.
  • De initiatiefnemer te laten weten dat het bevoegd gezag is veranderd.

Contactmiddelen

Als een initiatiefnemer een verzoek indient ontvangt u van het DSO de contactinformatie van de initiatiefnemer. De initiatiefnemer geeft in het verzoek zelf aan op welke manier u contact kan opnemen. De velden met het e-mailadres of telefoonnummer van de initiatiefnemer, gemachtigde en eventueel de contactpersoon zijn optioneel. Het is wettelijk niet mogelijk om het invullen van deze velden te verplicht te maken.
De velden voor adresgegevens zijn wel verplicht. De informatie die de initiatiefnemer invult, kunt u gebruiken om contact op te nemen.
In de wet staat precies hoe u moet communiceren over formele procedures. Dit is geregeld in de Omgevingswet, Algemene wet bestuursrecht (Awb) en Bekendmakingswet. In andere gevallen bepaalt u als bevoegd gezag zelf hoe u contact opneemt met initiatiefnemers over de ingediende verzoeken. U heeft hiervoor dan een aantal mogelijkheden.

Eigen middelen

U kunt contact opnemen via e-mail, telefoon of de post en u kunt hiervoor uw eigen contactmiddelen gebruiken. Wanneer u initiatiefnemers wilt informeren over de manier waarop u contact opneemt en uw werkwijze, kunt u hierover informatie geven op uw eigen website of via andere communicatiekanalen.

Geautomatiseerde berichten

U kunt uw e-mailberichten naar initiatiefnemers automatiseren. Dit kunt u met uw softwareleverancier regelen of in uw zaak- of vergunningensysteem opnemen. Deze optie is alleen mogelijk als de initiatiefnemer het e-mailadres invult. Hiermee maakt de initiatiefnemer uitdrukkelijk kenbaar dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Houd hier rekening mee bij het inrichten van uw geautomatiseerde e-mailberichten.

Berichtenbox op Mijnoverheid.nl

Logt een initiatiefnemer in op het Omgevingsloket met DigiD en heeft deze de Berichtenbox geactiveerd op Mijnoverheid.nl? Dan krijgt de initiatiefnemer ook in de Berichtenbox een verzendbewijs van het ingediende verzoek en eventuele wijzigingen in het verzoek. Dit is geen officiële ontvangstbevestiging. U moet zelf een ontvangstbevestiging aan de initiatiefnemer sturen. Als bevoegd gezag kunt u ook berichten naar de Berichtenbox sturen als de initiatiefnemer daar toestemming voor heeft gegeven via de Berichtenbox. Initiatiefnemers die inloggen met eHerkenning, een Omgevingsloket-ID of een Europees erkend inlogmiddel, kunnen geen gebruik maken van de Berichtenbox.

Meer informatie