Communicatie met initiatiefnemers in het Omgevingsloket

Het Omgevingsloket is onderdeel van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Initiatiefnemers kunnen via het Omgevingsloket onder andere een vergunning aanvragen, melding doen of informatie indienen. Als overheid kunt u in het nieuwe Omgevingsloket niet direct communiceren met initiatiefnemers. Op deze pagina leest u hoe u met initiatiefnemers kunt communiceren.

Op deze pagina

Contact met initiatiefnemers

Initiatiefnemers kunnen via het Omgevingsloket een vergunning, een maatwerkvoorschrift en een toestemming voor het treffen van een gelijkwaardige maatregel aanvragen. Ook kunnen zij een melding doen of informatie aanleveren. Dit noemen we verzoeken. Een verzoek kan ook worden gewijzigd. Bijvoorbeeld omdat de initiatiefnemer zelf nieuwe informatie deelt of omdat u als bevoegd gezag hier om vraagt. U neemt zelf contact op met een initiatiefnemer om bijvoorbeeld:

Een ontvangstbevestiging te sturen.
De status van een verzoek door te geven.
De initiatiefnemer te informeren over de procedure.
Te vragen om aanvullende stukken.
Het besluit bekend te maken aan de initiatiefnemer.
De initiatiefnemer te laten weten dat het bevoegd gezag is veranderd.

Contactmiddelen

Om een verzoek in te dienen via het Omgevingsloket moeten initiatiefnemers inloggen. U ontvangt van het DSO de contactinformatie van de initiatiefnemer. De initiatiefnemer geeft in het verzoek zelf aan op welke manier u contact kan opnemen. De velden met het e-mailadres of telefoonnummer van de initiatiefnemer, gemachtigde en eventueel de contactpersoon zijn bijvoorbeeld optioneel. De velden voor adresgegevens zijn verplicht. De informatie die de initiatiefnemer invult, kunt u gebruiken om contact op te nemen.

In de wet staat precies hoe u moet communiceren over formele procedures. Dit is geregeld in de Omgevingswet, Algemene wet bestuursrecht (Awb) en Bekendmakingswet. In andere gevallen bepaalt u als bevoegd gezag zelf hoe u contact opneemt met initiatiefnemers over de ingediende verzoeken. U heeft hiervoor dan een aantal mogelijkheden.

Eigen middelen

U kunt contact opnemen via e-mail, telefoon of de post en u kunt hiervoor uw eigen contactmiddelen gebruiken.

Geautomatiseerde berichten

U kunt uw e-mailberichten naar initiatiefnemers automatiseren. Dit kunt u met uw softwareleverancier regelen of in uw zaak- of vergunningensysteem opnemen. Deze optie is alleen mogelijk als de initiatiefnemer het e-mailadres invult. Hiermee maakt de initiatiefnemer uitdrukkelijk kenbaar dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Houd hier rekening mee bij het inrichten van uw geautomatiseerde e-mailberichten.

Berichtenbox op mijnoverheid.nl

Logt een initiatiefnemer in op het Omgevingsloket met DigiD en heeft deze de Berichtenbox geactiveerd op Mijnoverheid.nl? Dan krijgt de initiatiefnemer ook in de Berichtenbox een verzendbewijs van het ingediende verzoek en eventuele wijzigingen in het verzoek. Dit is geen officiële ontvangstbevestiging. U moet zelf een ontvangstbevestiging aan de initiatiefnemer sturen. Als bevoegd gezag kunt u ook berichten naar de Berichtenbox sturen als de initiatiefnemer daar toestemming voor heeft gegeven via de Berichtenbox. Initiatiefnemers die inloggen met eHerkenning, een Omgevingsloket-ID of een Europees erkend inlogmiddel, kunnen geen gebruik maken van de Berichtenbox.

Verzoeken ontvangen

Om verzoeken te kunnen ontvangen, sluit u eerst uw zaak- of vergunningensysteem aan op het DSO. Wordt er via het Omgevingsloket een verzoek ingediend? Dan krijgt u een notificatie als een verzoek klaar staat. Uw lokale zaak- of vergunningensysteem haalt het verzoek daarna op uit het DSO. Het DSO dient als tussenpartij.

Verzoeken ontvangen vanuit het DSO

U krijgt de informatie uit het DSO als XML-bestand en als publiceerbaar pdf-bestand.

XML-bestand

Hierin vindt u de gegevens van de aanvraag en de initiatiefnemer. Deze moet in uw zaak- en vergunningensysteem omgezet worden tot een overzichtelijk geheel. U kunt voorbeelden van XML-bestanden downloaden op de pagina over de STAM en Informatiemodel aanvragen en meldingen (IMAM).

Publiceerbaar pdf-bestand

In dit pdf-bestand staan de publiceerbare gegevens van de aanvraag. Dit pdf-bestand kunt u publiceren op uw website. Privacygevoelige en bedrijfsgevoelige informatie zijn daaruit weggelaten. De initiatiefnemer is hierin geanonimiseerd. Meer informatie over het publiceerbaar pdf-bestand vindt u op de pagina Vergunningaanvragen en meldingen ontvangen uit Omgevingsloket.

Verzoeken ontvangen zonder tussenkomst van het DSO

U kunt ook verzoeken ontvangen zonder tussenkomst van het DSO. Initiatiefnemers zijn namelijk niet verplicht een verzoek digitaal in te dienen via het Omgevingsloket. Zij kunnen een verzoek ook op papier indienen of via het fysieke loket. Als bevoegd gezag bepaalt u zelf op welke manier u deze dienstverlening ondersteunt.

Op papier

Initiatiefnemers kunnen bijvoorbeeld hun ingevulde aanvraag in het Omgevingsloket downloaden, printen en per post opsturen. Ook kunnen zij een formulier invullen dat u zelf heeft gemaakt of per brief een aanvraag indienen, melding doen of informatie versturen.

Het fysieke loket

Komt een initiatiefnemer naar het fysieke loket, dan kunt u de initiatiefnemer op de volgende manieren helpen bij het invullen van het verzoek:

De initiatiefnemer logt zelf in bij het Omgevingsloket met DigiD en vult met hulp van een baliemedewerker het verzoek in.
De baliemedewerker kan het verzoek zelf direct in het zaak- of vergunningensysteem invoeren.

Verzoeken met aanvraag beoordelen

Als bevoegd gezag beoordeelt u of een ingediend verzoek met een aanvraag om een omgevingsvergunning, een maatwerkvoorschrift of een toestemming om een gelijkwaardige maatregel te treffen voldoet aan de aanvraagvereisten. En of u voldoende informatie heeft voor het nemen van een besluit. Voldoet een verzoek niet aan deze eisen of mist er relevante informatie die de initiatiefnemer kan aanleveren? Dan informeert u de initiatiefnemer hierover en geeft u deze een redelijke termijn om de aanvraag aan te vullen. Dit pauzeert de beslistermijn.

Het kan voorkomen dat een initiatiefnemer niet de juiste activiteit(en) heeft gebruikt in een verzoek. Bijvoorbeeld wanneer een initiatiefnemer de gegevens en bescheiden van een verplichte melding al in de vergunningsaanvraag heeft gedaan. Hoewel de juiste informatie hiermee wel bij het bevoegde gezag terecht is gekomen, is hiermee niet aan de procedurele verplichtingen voldaan. Op grond van artikel 14.2 van het Omgevingsbesluit moet namelijk voor aanvragen, meldingen en informatieverplichtingen het juiste digitale formulier in het Omgevingsloket worden gebruikt.

Voldoet het verzoek dan nog steeds niet aan de eisen? Of is de verstrekte informatie onvoldoende voor de beoordeling van de aanvraag? Dan kunt u beslissen om de aanvraag niet te behandelen. Dit besluit moet u binnen 4 weken nadat de aanvraag is aangevuld of nadat de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken, aan de initiatiefnemer bekend maken (artikel 4:5 Awb).

Beslistermijnen bij reguliere en uitgebreide procedures

Het besluit op de aanvraag moet u binnen de daarvoor geldende beslistermijn nemen. Bij de reguliere procedure is die termijn 8 weken (en 12 weken als een ander bestuursorgaan instemmingsrecht heeft). U kunt de beslistermijn 1 maal met 6 weken verlengen. Hiervoor gelden wettelijke regels.

Bij de uitgebreide procedure is de beslistermijn meestal 6 maanden. Hierop zijn uitzonderingen. Als de aanvraag een zeer ingewikkeld of omstreden onderwerp betreft kunt u de beslistermijn 1 keer met 6 weken verlengen. Hiervoor gelden wettelijke regels.

Opschorting beslistermijn

Opschorting van de beslistermijn is in de volgende gevallen (artikel 4:15 Awb) mogelijk:

De initiatiefnemer moet de aanvraag aanvullen.
U heeft bij een buitenlandse instantie nodige informatie opgevraagd.
De initiatiefnemer gaat schriftelijk akkoord met uitstel.
Er is vertraging ontstaan door toedoen van de initiatiefnemer.
U bent door overmacht niet in staat een beschikking te geven aan de initiatiefnemer.

Als u de beslistermijn opschort of verlengt, dan moet u dit goed en tijdig communiceren met de initiatiefnemer. Hiervoor gelden wettelijke regels.

Verzoeken met meldingsplicht en informatieplicht

Een verzoek via het Omgevingsloket kan ook een melding inhouden of het voldoen aan een informatieplicht.

Meldingsplicht

Geldt er een meldingsplicht? Dan mogen initiatiefnemers hun activiteiten of bepaalde onderdelen daarvan niet starten zonder een melding te doen. Er geldt dan een termijn waarin zij moeten wachten met het starten van hun activiteiten. U moet altijd zelf als bevoegd gezag een ontvangstbevestiging aan de initiatiefnemer sturen. Het Omgevingsloket geeft alleen een verzendbevestiging en geen officiële ontvangstbevestiging. Daarnaast moet u verplicht communiceren over de milieumeldingen op grond van het Besluit activiteiten leefomgeving (hst. 2 t/m 5 Bal) en voor meldingen mobiele puinbreker (art. 7.33 Bbl) in het elektronische publicatieblad, bijvoorbeeld een gemeenteblad of provinciaal blad. Dit geldt niet voor bouwmeldingen (artikel 10:20 Omgevingsbesluit). Ook kunt u als bevoegd gezag binnen die termijn beoordelen of u bijvoorbeeld maatwerkvoorschriften op wilt leggen of een toezichtactie wilt uitvoeren.

Informatieplicht

Bij een informatieplicht is er geen verbod om de activiteit te starten. De initiatiefnemer moet wel bepaalde informatie aan het bevoegd gezag doorgeven. Het gaat dan bijvoorbeeld om de plicht om informatie te geven voor de start van een activiteit of de plicht om het bevoegd gezag te informeren bij een bepaalde gebeurtenis. U moet zelf een ontvangstbevestiging aan de initiatiefnemer sturen. Het Omgevingsloket geeft alleen een verzendbevestiging en geen officiële ontvangstbevestiging. Meestal is het moment dat de initiatiefnemer moet voldoen aan de informatieplicht wettelijk bepaald. Afhankelijk van de soort informatieplicht kunt u als bevoegd gezag beoordelen of en welke actie u naar aanleiding van de ontvangen informatie wilt ondernemen.

Aandachtspunt

Bij meldingen en informatieplichten is geen sprake van een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Deze plichten kunnen gelden op grond van het Besluit activiteiten leefomgeving en het Besluit bouwwerken leefomgeving. Daarnaast kunnen ook de provinciale omgevingsverordening of het gemeentelijke omgevingsplan regels over meldingen en informatieverplichtingen bevatten.