Zoeken in deze site

Samenwerken bij behandelen van vergunningaanvragen met Samenwerkfunctionaliteit

Als overheid werkt u samen met andere overheden, omgevingsdiensten en veiligheidsregio's als u vergunningaanvragen en meldingen behandelt. Dit kan digitaal via de Samenwerkfunctionaliteit (SWF) van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).

Op deze pagina

Digitaal samenwerken bij behandelen

Als overheid of behandeldienst moet u een vergunningaanvraag in principe binnen 8 weken behandelen. Als u daarvoor samenwerkt met andere organisaties, dan kunt u de Samenwerkfunctionaliteit van het DSO gebruiken.

Met de Samenwerkfunctionaliteit kunt u gegevens van vergunningaanvragen of meldingen delen, documenten toevoegen en beheren en actieverzoeken uitzetten bij andere organisaties. U kunt zo bijvoorbeeld advies vragen aan andere overheden, veiligheidsregio's of adviesbureaus. Het is niet verplicht om de Samenwerkfunctionaliteit te gebruiken, maar organisaties die samenwerken met rijkspartijen gebruiken de Samenwerkfunctionaliteit. Meer over samenwerken met rijkspartijen leest u in de handreiking over samenwerken met rijkspartijen.

Aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit

Er zijn 2 manieren om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit. Hoe u aansluit, hangt af van hoe vaak u samenwerkt en of u met een zaak- of vergunningsysteem werkt.

1. Eigen systeem aansluiten (met API)

Werkt u bij een overheidsorganisatie? En behandelt u vergunningaanvragen in een eigen zaak- of vergunningensysteem? Dan moet u uw systeem aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit. De softwareleverancier van uw zaak- of vergunningensysteem kan u hierbij helpen. Zo kunt u digitaal samenwerken met anderen vanuit uw eigen systeem.

2. Inloggen via het webportaal

Werkt u bij een organisatie zonder een zaak- of vergunningensysteem? Of bent u alleen af en toe betrokken bij de behandeling van vergunningaanvragen (zoals veiligheidsregio's, de brandweer of adviesbureaus)? Dan kunt u het webportaal van de Samenwerkfunctionaliteit gebruiken.

Op de pagina Aansluiten om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit leest u wat u nodig heeft om in te loggen op het webportaal.

Bevoegde gezagen en omgevingsdiensten gebruiken hun zaak- of vergunningensysteem om samen te werken. Het webportaal is voor overige organisaties. Het webportaal is niet bedoeld als een alternatief voor een zaak- of vergunningensysteem en heeft een beperkte functionaliteit.

Samenwerking starten

Organisaties die vergunningaanvragen en meldingen behandelen en advies nodig hebben, kunnen een samenwerking starten in de Samenwerkfunctionaliteit. Dat betekent dat u alleen als bevoegd gezag of behandeldienst een samenwerking kunt starten. De organisatie die een samenwerking start heet de initiator. De organisaties waarmee u samenwerkt, heten ketenpartners.

Samenwerkdossier

Als u een samenwerking start, ontstaat er een samenwerkdossier in de Samenwerkfunctionaliteit. Op deze centrale plek kunt u alle gegevens en documenten vinden. Wilt u samenwerken aan een vergunningaanvraag die u heeft ontvangen? Dan plaatst de Samenwerkfunctionaliteit de aanvraag met eventuele bijlagen als eerste automatisch in het samenwerkdossier.

Gegevens samenwerking

U kunt als initiator of als ketenpartner samenwerken aan meerdere dossiers. Via de Samenwerkfunctionaliteit ziet u het volgende over een samenwerking:

  • de samenwerkingen waaraan de gebruiker als initiator of ketenpartner deelneemt
  • de deelnemers van een bepaalde samenwerking
  • de documenten in een samenwerkdossier
  • de actieverzoeken die u heeft uitgezet
  • de actieverzoeken die andere deelnemers voor u hebben uitgezet
  • de notificaties (berichten) die u heeft ontvangen

Andere organisaties uitnodigen en beheren

Als u een samenwerking heeft gestart, kunt u 1 of meer organisaties uitnodigen om deel te nemen aan de samenwerking. U nodigt organisaties uit op basis van hun Organisatie Identificatienummer (OIN). Als een organisatie geen OIN heeft, kunt u het handelsregisternummer (HRN) gebruiken. Dit digitaal nummer heeft dezelfde structuur als een OIN. Het HRN bestaat uit deze opeenvolgende getallen:

  • 00000003
  • het KVK-nummer van de organisatie in kwestie
  • 0000

Dit ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: 00000003123456780000.

Als u een organisatie uitnodigt, geeft u ook aan of de organisatie wel of geen strikt vertrouwelijke documenten mag bekijken in het samenwerkdossier.

Documenten zijn strikt vertrouwelijk als ze persoonsgegevens en/of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten. Alle overige documenten in het dossier zijn vertrouwelijk. Alleen als u initiator bent van een samenwerking kunt u de rechten van andere organisaties instellen of organisaties verwijderen uit de samenwerking.

Actieverzoeken uitzetten, gereed melden en intrekken

Alle deelnemers van een samenwerking kunnen actieverzoeken sturen naar andere ketenpartners. Een voorbeeld van een actieverzoek is een vraag om advies. Een gemeente kan bijvoorbeeld een brandveiligheidsadvies vragen aan een veiligheidsregio.

Status actieverzoek

Elk actieverzoek heeft een status. Als u bijvoorbeeld een actieverzoek heeft afgerond, kunt u het actieverzoek gereed melden. U kunt er ook een toelichting bij geven. U kunt actieverzoeken ook intrekken. Hier kunt u ook een toelichting bij geven.

Hieronder ziet u een overzicht van de beschikbare statussen:

  • Open: het actieverzoek is uitgezet naar de ontvanger
  • In behandeling: het actieverzoek is geaccepteerd door de ontvanger en in behandeling genomen
  • Geweigerd: het actieverzoek is geweigerd door de ontvanger en (dus) niet in behandeling genomen
  • Gereedgemeld: de ontvanger geeft aan dat de actie is afgerond
  • Gereed: de uitvoering van het actieverzoek is afgerond (accordering van het resultaat), aangegeven door de zender
  • Ingetrokken: het actieverzoek is ingetrokken door de zender.

Productcode toevoegen aan een actieverzoek

U heeft de optie om een productcode uit de Producten en Diensten Catalogus Omgevingswet (PDC) toe te voegen aan een actieverzoek. Met deze code geeft u aan een deelnemer van de samenwerking aan om welk soort product het verzoek gaat. De PDC is nog in ontwikkeling, maar u kunt de beschikbare adviesproducten al wel gebruiken. Enkele voorbeelden van adviesproducten zijn:

  • Advies Bouwen (ADBOU)
  • Advies externe veiligheid (ADEVH)
  • Advies verkennen omgevingsinitiatief (ADVKI)

Documenten toevoegen en beheren

Als deelnemer kunt u documenten toevoegen aan het samenwerkdossier. Daarbij moet u altijd laten weten of een document vertrouwelijk of strikt vertrouwelijk is. Vertrouwelijke documenten zijn alleen zichtbaar voor deelnemers die daar rechten voor hebben.

U kunt niet tegelijkertijd samenwerken aan documenten via de Samenwerkfunctionaliteit. U kunt wel documenten downloaden uit het samenwerkdossier en na bewerken weer uploaden.

Notificaties ontvangen

Als deelnemer aan een samenwerking krijgt u bericht als er iets gebeurt in een samenwerking. Dit heet een notificatie. U krijgt bijvoorbeeld een bericht als iemand een document heeft toegevoegd of als iemand een actieverzoek heeft uitgezet.

Samenwerking stoppen

Als u een samenwerking start, kunt u de samenwerking stoppen als een samenwerking is afgerond. Deelnemers kunnen dan geen documenten meer toevoegen en geen actieverzoeken meer uitzetten. Alle deelnemers krijgen een bericht als een samenwerking gestopt is.

Als u een samenwerking stopt, kunnen alle deelnemers nog wel documenten uit het samenwerkdossier downloaden. Bijvoorbeeld om het samenwerkdossier te archiveren. Dit kan totdat het dossier wordt verwijderd uit de Samenwerkfunctionaliteit.

De SWF bewaakt de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking.

Als er 3 maanden geen activiteit is, ontvangt de initiator een notificatie. Hierin wordt gewaarschuwd dat de samenwerking wordt gesloten.

De initiator kan vervolgens:

  • Geen actie ondernemen. In dat geval wordt de samenwerking een maand later automatisch door de SWF gesloten.
  • De samenwerking zelf stoppen.
  • Een activiteit uitvoeren in de samenwerking. Door een aanpassing in de samenwerking blijft de samenwerking bewaard. De SWF bewaakt vervolgens opnieuw de periode waarin er geen activiteit is in een samenwerking. Als er 3 maanden geen activiteit is, ontvangt de initiator opnieuw een notificatie.

Een activiteit uitvoeren in de samenwerking

Als de samenwerking nog niet gesloten mag worden, kan de initiator, of een andere deelnemer aan de samenwerking, een activiteit uitvoeren in de samenwerking.

Dit kan door een activiteit die iets verandert in de samenwerking.

Bijvoorbeeld door:

  • het uitzetten van of reageren op een actieverzoek
  • het toevoegen van een document aan de samenwerking
  • het uitnodigen van een nieuwe deelnemer

Let op: Raadplegen, bijvoorbeeld het downloaden van een document uit de samenwerking geldt niet als actie.

Samenwerkdossier verwijderen, archiveren of heropenen

Zodra een samenwerking wordt gesloten, ontvangen alle deelnemers (inclusief de initiator) een notificatie dat de samenwerking stopt.

Hierin staat dat zij 2 weken de tijd hebben om de samenwerking te archiveren. Na het verstrijken van deze periode wordt de samenwerking door de SWF verwijderd.

In plaats van archiveren, kunnen deelnemers de samenwerking ook heropenen.

Meer informatie