Zoeken in deze site

Samenwerken bij behandelen van vergunningaanvragen met Samenwerkfunctionaliteit

Als overheid werkt u samen met andere overheden, omgevingsdiensten en veiligheidsregio's als u vergunningaanvragen en meldingen behandelt. Dit kan digitaal via de Samenwerkfunctionaliteit (SWF) van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).

Op deze pagina

Digitaal samenwerken bij behandelen

Als overheid of behandeldienst moet u een vergunningaanvraag in principe binnen 8 weken behandelen. Als u daarvoor samenwerkt met andere organisaties, dan kunt u de Samenwerkfunctionaliteit van het DSO gebruiken.

Met de Samenwerkfunctionaliteit kunt u gegevens van vergunningaanvragen of meldingen delen, documenten toevoegen en beheren en actieverzoeken uitzetten bij andere organisaties. U kunt zo bijvoorbeeld advies vragen aan andere overheden, veiligheidsregio's of adviesbureaus. Het is niet verplicht om de Samenwerkfunctionaliteit te gebruiken, maar organisaties die samenwerken met rijkspartijen gebruiken de Samenwerkfunctionaliteit. Meer over samenwerken met rijkspartijen leest u in de handreiking over samenwerken met rijkspartijen.

Aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit

Er zijn 2 manieren om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit. Hoe u aansluit, hangt af van hoe vaak u samenwerkt en of u met een zaak- of vergunningsysteem werkt.

1. Eigen systeem aansluiten (met API)

Werkt u bij een overheidsorganisatie? En behandelt u vergunningaanvragen in een eigen zaak- of vergunningensysteem? Dan moet u uw systeem aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit. De softwareleverancier van uw zaak- of vergunningensysteem kan u hierbij helpen. Zo kunt u digitaal samenwerken met anderen vanuit uw eigen systeem.

2. Inloggen via het webportaal

Werkt u bij een organisatie zonder een zaak- of vergunningensysteem? Of bent u alleen af en toe betrokken bij de behandeling van vergunningaanvragen (zoals veiligheidsregio's, de brandweer of adviesbureaus)? Dan kunt u het webportaal van de Samenwerkfunctionaliteit gebruiken.

Op de pagina Aansluiten om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit leest u wat u nodig heeft om in te loggen op het webportaal.

Bevoegde gezagen en omgevingsdiensten gebruiken hun zaak- of vergunningensysteem om samen te werken. Het webportaal is voor overige organisaties. Het webportaal is niet bedoeld als een alternatief voor een zaak- of vergunningensysteem en heeft een beperkte functionaliteit.

Samenwerking starten

Organisaties die vergunningaanvragen en meldingen behandelen en advies nodig hebben, kunnen een samenwerking starten in de Samenwerkfunctionaliteit. Dat betekent dat u alleen als bevoegd gezag of behandeldienst een samenwerking kunt starten. De organisatie die een samenwerking start heet de initiator. De organisaties waarmee u samenwerkt, heten ketenpartners.

Samenwerkdossier

Als u een samenwerking start, ontstaat er een samenwerkdossier in de Samenwerkfunctionaliteit. Op deze centrale plek kunt u alle gegevens en documenten vinden. Wilt u samenwerken aan een vergunningaanvraag die u heeft ontvangen? Dan plaatst de Samenwerkfunctionaliteit de aanvraag met eventuele bijlagen als eerste automatisch in het samenwerkdossier.

Gegevens samenwerking

U kunt als initiator of als ketenpartner samenwerken aan meerdere dossiers. Via de Samenwerkfunctionaliteit ziet u het volgende over een samenwerking:

  • samenwerkingen waaraan de gebruiker als initiator of ketenpartner deelneemt
  • deelnemers van een bepaalde samenwerking
  • documenten in een samenwerkdossier
  • actieverzoeken die u heeft uitgezet
  • actieverzoeken die andere deelnemers voor u hebben uitgezet
  • notificaties (berichten) die u heeft ontvangen

Andere organisaties uitnodigen en beheren

Als u een samenwerking heeft gestart, kunt u 1 of meer organisaties uitnodigen om deel te nemen aan de samenwerking. U nodigt organisaties uit op basis van hun Organisatie Identificatienummer (OIN). Als een organisatie geen OIN heeft, kunt u het handelsregisternummer (HRN) gebruiken. Dit digitaal nummer heeft dezelfde structuur als een OIN. Het HRN bestaat uit deze opeenvolgende getallen:

  • 00000003
  • het KVK-nummer van de organisatie in kwestie
  • 0000

Dit ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: 00000003123456780000.

Als u een organisatie uitnodigt, geeft u ook aan of de organisatie wel of geen strikt vertrouwelijke documenten mag bekijken in het samenwerkdossier.

Documenten zijn strikt vertrouwelijk als ze persoonsgegevens en/of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten. Alle overige documenten in het dossier zijn vertrouwelijk. Alleen als u initiator bent van een samenwerking kunt u de rechten van andere organisaties instellen of organisaties verwijderen uit de samenwerking.

Actieverzoeken uitzetten, gereed melden en intrekken

Alle deelnemers van een samenwerking kunnen actieverzoeken sturen naar andere ketenpartners. Een voorbeeld van een actieverzoek is een vraag om advies. Een gemeente kan bijvoorbeeld een brandveiligheidsadvies vragen aan een veiligheidsregio.

Status actieverzoek

Elk actieverzoek heeft een status. Als u bijvoorbeeld een actieverzoek heeft afgerond, kunt u het actieverzoek gereed melden. U kunt er ook een toelichting bij geven. U kunt actieverzoeken ook intrekken. Hier kunt u ook een toelichting bij geven.

Hieronder ziet u een overzicht van de beschikbare statussen:

  • Open: het actieverzoek is uitgezet naar de ontvanger
  • In behandeling: het actieverzoek is geaccepteerd door de ontvanger en in behandeling genomen
  • Geweigerd: het actieverzoek is geweigerd door de ontvanger en (dus) niet in behandeling genomen
  • Gereedgemeld: de ontvanger geeft aan dat de actie is afgerond
  • Gereed: de uitvoering van het actieverzoek is afgerond (accordering van het resultaat), aangegeven door de zender
  • Ingetrokken: het actieverzoek is ingetrokken door de zender.

Productcode toevoegen aan een actieverzoek

U heeft de optie om een productcode uit de Producten en Diensten Catalogus Omgevingswet (PDC) toe te voegen aan een actieverzoek. Met deze code geeft u aan een deelnemer van de samenwerking aan om welk soort product het verzoek gaat. De PDC is nog in ontwikkeling, maar u kunt de beschikbare adviesproducten al wel gebruiken. Enkele voorbeelden van adviesproducten zijn:

  • Advies Bouwen (ADBOU)
  • Advies externe veiligheid (ADEVH)
  • Advies verkennen omgevingsinitiatief (ADVKI)

Documenten toevoegen en beheren

Als deelnemer kunt u documenten toevoegen aan het samenwerkdossier. Daarbij moet u altijd laten weten of een document vertrouwelijk of strikt vertrouwelijk is. Vertrouwelijke documenten zijn alleen zichtbaar voor deelnemers die daar rechten voor hebben.

U kunt niet tegelijkertijd samenwerken aan documenten via de Samenwerkfunctionaliteit. U kunt wel documenten downloaden uit het samenwerkdossier en na bewerken weer uploaden.

Notificaties ontvangen

Als deelnemer aan een samenwerking krijgt u notificaties als er iets verandert in een samenwerking. U krijgt bijvoorbeeld een notificatie als iemand een document heeft toegevoegd of als iemand een actieverzoek heeft uitgezet.

Informatie over alle notificaties die worden verzonden vindt u op het ontwikkelaarsportaal bij de documentatie: https://developer.omgevingswet.overheid.nl/api-register/api/samenwerkfunctionaliteit/

Samenwerking stoppen of verwijderen

Samenwerking zelf stoppen

Als een samenwerking is afgerond, kan de initiator van de samenwerking deze stoppen. De initiator en andere deelnemers kunnen daarna geen documenten meer toevoegen en geen actieverzoeken meer uitzetten. Als de initiator de samenwerking stopt, krijgen de deelnemers hiervan een notificatie.
Nadat een samenwerking is gestopt, kunnen deelnemers nog documenten uit het samenwerkdossier downloaden, bijvoorbeeld voor archivering. De deelnemers hebben hier 1 maand de tijd voor. Daarna wordt de samenwerking verwijderd uit het samenwerkdossier.

Automatisch sluiten en verwijderen bij inactiviteit

De Samenwerkfunctionaliteit bewaakt of er nog activiteit is binnen een samenwerking. Als er 5 maanden geen activiteit is geweest in de samenwerking, ontvangt de initiator een notificatie dat de samenwerking over 1 maand wordt gesloten. Als er in de maand na dit bericht ook geen activiteit is geweest, dan wordt de samenwerking gesloten.
Na het sluiten van een samenwerking hebben organisaties 1 maand de tijd om het dossier te archiveren of de samenwerking te heropenen. Gebeurt dat niet, dan wordt de samenwerking automatisch verwijderd uit de Samenwerkfunctionaliteit.

Automatisch sluiten voorkomen

Wilt u voorkomen dat een samenwerking automatisch wordt gesloten, dat moet er een actie plaatsvinden. U moet iets veranderen in de samenwerking, bijvoorbeeld door het uitzetten of beantwoorden van een actieverzoek, het toevoegen van een document of het uitnodigen van een nieuwe deelnemer. Let op: alleen raadplegen, zoals het downloaden van een document, geldt niet als activiteit.

Meer informatie