Samenwerken bij behandelen van vergunningaanvragen met Samenwerkfunctionaliteit

Digitaal samenwerken bij behandelen

Als overheid of behandeldienst moet u een vergunningaanvraag in principe binnen 8 weken behandelen bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Als u daarvoor samenwerkt met andere organisaties, dan kunt u de Samenwerkfunctionaliteit van het DSO gebruiken.

Met de Samenwerkfunctionaliteit kunt u gegevens van vergunningaanvragen of meldingen delen, documenten toevoegen en beheren en actieverzoeken uitzetten bij andere organisaties. U kunt zo bijvoorbeeld advies vragen aan andere overheden,  veiligheidsregio's of adviesbureaus. Het is niet verplicht om de Samenwerkfunctionaliteit te gebruiken.

Aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit

Er zijn 2 manieren om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit. Hoe u aansluit, hangt af van hoe vaak u samenwerkt en of u met een zaak- of vergunningsysteem werkt.

1. Eigen systeem aansluiten (met API)

Werkt u bij een overheidsorganisatie? En behandelt u vergunningaanvragen in een eigen zaak- of vergunningensysteem? Dan moet u uw systeem aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit. De softwareleverancier van uw zaak- of vergunningensysteem kan u hierbij helpen. Zo kunt u digitaal samenwerken met anderen vanuit uw eigen systeem.

2. Inloggen via het webportaal

Werkt u bij een organisatie zonder een zaak- of vergunningensysteem? Of bent u alleen af en toe betrokken bij de behandeling van vergunningaanvragen (zoals veiligheidsregio’s, de brandweer of adviesbureaus)? Dan kunt u het webportaal van de Samenwerkfunctionaliteit gebruiken. Er is ook een oefenomgeving beschikbaar van het webportaal.

Op de pagina Aansluiten om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit leest u ook wat u nodig heeft om in te loggen op het webportaal.

Samenwerking starten

Organisaties die vergunningaanvragen en meldingen behandelen en advies nodig hebben, kunnen een samenwerking starten in de Samenwerkfunctionaliteit. Dat betekent dat u alleen als bevoegd gezag of behandeldienst een samenwerking kunt starten. De organisatie die een samenwerking start heet de initiator. De organisaties waarmee u samenwerkt, heten ketenpartners.

Samenwerkdossier

Als u een samenwerking start, ontstaat er een samenwerkdossier in de Samenwerkfunctionaliteit. Op deze centrale plek kunt u alle gegevens en documenten vinden. Wilt u samenwerken aan een vergunningaanvraag die u heeft ontvangen? Dan plaatst de Samenwerkfunctionaliteit de aanvraag met eventuele bijlagen als eerste automatisch in het samenwerkdossier.

Gegevens samenwerking

U kunt als initiator of als ketenpartner samenwerken aan meerdere dossiers. Via de Samenwerkfunctionaliteit ziet u het volgende over een samenwerking:

• de samenwerkingen waaraan de gebruiker als initiator of ketenpartner deelneemt
• de deelnemers van een bepaalde samenwerking
• de documenten in een samenwerkdossier
• de actieverzoeken die u heeft uitgezet
• de actieverzoeken die andere deelnemers voor u hebben uitgezet
• de notificaties (berichten) die u heeft ontvangen

Andere organisaties uitnodigen en beheren

Als u een samenwerking heeft gestart, kunt u 1 of meer organisaties uitnodigen om deel te nemen aan de samenwerking. U nodigt organisaties uit op basis van hun Organisatie Identificatienummer (OIN). Als een organisatie geen OIN heeft, kunt u het handelsregisternummer (HRN) gebruiken. Dit digitaal nummer heeft dezelfde structuur als een OIN. Het HRN bestaat uit deze opeenvolgende getallen:

• 00000003
• het KvK-nummer van de betreffende organisatie
• 0000

Dit ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: 00000003123456780000.

Als u een organisatie uitnodigt, geeft u ook aan of de organisatie wel of geen strikt vertrouwelijke documenten mag bekijken in het samenwerkdossier.

Documenten zijn strikt vertrouwelijk als ze persoonsgegevens en/of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten. Alle overige documenten in het dossier zijn vertrouwelijk. Alleen als u initiator bent van een samenwerking kunt u de rechten van andere organisaties instellen of organisaties verwijderen uit de samenwerking.

Actieverzoeken uitzetten, gereed melden en intrekken

Alle deelnemers van een samenwerking kunnen actieverzoeken sturen naar andere ketenpartners. Een voorbeeld van een actieverzoek is een vraag om advies. Een gemeente kan bijvoorbeeld een brandveiligheidsadvies vragen aan een veiligheidsregio.

U heeft de optie om een productcode uit de Producten en Diensten Catalogus Omgevingswet (PDC) toevoegen aan een actieverzoek. Met deze code geeft u aan een deelnemer van de samenwerking aan om welk soort product het verzoek gaat. De PDC is nog in ontwikkeling, maar u kunt de beschikbare adviesproducten al wel gebruiken. Enkele voorbeelden van adviesproducten zijn:

• Advies Bouwen (ADBOU)
• Advies externe veiligheid (ADEVH)
• Advies verkennen omgevingsinitiatief (ADVKI)

Als u een actieverzoek heeft afgerond, kunt u het actieverzoek gereed melden. U kunt er ook een toelichting bij geven. U kunt actieverzoeken ook intrekken. Hier kunt u ook een toelichting bij geven.

Documenten toevoegen en beheren

Als deelnemer kunt u documenten toevoegen aan het samenwerkdossier. Daarbij moet u altijd laten weten of een document vertrouwelijk of strikt vertrouwelijk is. Vertrouwelijke documenten zijn alleen zichtbaar voor deelnemers die daar rechten voor hebben.

U kunt niet tegelijkertijd samenwerken aan documenten via de Samenwerkfunctionaliteit. U kunt wel documenten downloaden uit het samenwerkdossier en na bewerken weer uploaden.

Notificaties ontvangen

Als deelnemer aan een samenwerking krijgt u bericht als er iets gebeurt in een samenwerking. Dit heet een notificatie. U krijgt bijvoorbeeld een bericht als iemand een document heeft toegevoegd of als iemand een actieverzoek heeft uitgezet.

U krijgt deze berichten alleen als u uw zaak- of vergunningensysteem heeft aangesloten op de Samenwerkfunctionaliteit. Organisaties die het webportaal gebruiken, ontvangen geen notificaties. Als u samenwerkt met een organisatie die het webportaal gebruikt, moet u met elkaar afspreken hoe u deze organisatie op de hoogte blijft van veranderingen in het samenwerkdossier.

Samenwerking stoppen

Als u een samenwerking start, kunt u de samenwerking stoppen als een samenwerking is afgerond. Deelnemers kunnen dan geen documenten meer toevoegen en geen actieverzoeken meer uitzetten. Alle deelnemers krijgen een bericht als een samenwerking gestopt is.

Als u een samenwerking stopt, kunnen alle deelnemers nog wel documenten uit het samenwerkdossier downloaden. Bijvoorbeeld om het samenwerkdossier te archiveren. Dit kan totdat het dossier wordt verwijderd uit de Samenwerkfunctionaliteit.

Samenwerking en dossier verwijderen

De organisatie die de samenwerking start is verantwoordelijk voor verwijderen van het samenwerkdossier. Alleen organisaties die zijn aangesloten op de Samenwerkfunctionaliteit via de API, kunnen een samenwerking verwijderen.

Verwijdert de organisatie die de samenwerking start het dossier niet zelf? Dan verwijdert de Samenwerkfunctionaliteit het dossier automatisch 1 jaar nadat de samenwerking is gestart, ongeacht of deze is gestopt of niet.

Oefenen met samenwerken

U kunt oefenen met samenwerken via de Samenwerkfunctionaliteit. U kunt daarbij deze oefencasus gebruiken: Oefencasus DSO: Samenwerkfunctionaliteit.

U kunt ook aansluiten op de productieomgeving van de Samenwerkfunctionaliteit. Tot de Omgevingswet in werking treedt, kunt u deze omgeving gebruiken om samen te werken aan verzoeken uit het huidige Omgevingsloket online (OLO). Aansluiten op de productieomgeving gaat op dezelfde manier als aansluiten op de oefenomgeving.

Meer informatie

• Video Demo Samenwerkvoorziening: in deze demo van de Samenwerkvoorziening is te zien hoe u via het webportaal kunt samenwerken met ketenpartners.
• PDF Samenwerken aan behandeling verzoek (pdf, 2.1 MB): in deze demo van de Samenwerkvoorziening is te zien hoe u kunt samenwerken voor de behandeling van een verzoek.