Zoeken in deze site

Samenwerken bij behandelen van vergunningaanvragen met Samenwerkfunctionaliteit

Als overheid werkt u samen met bijvoorbeeld andere overheden, omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s als u vergunningaanvragen behandelt. Dit kan digitaal via de Samenwerkfunctionaliteit (SWF) van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).

Aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit

Er zijn 2 manieren om samen te werken met de Samenwerkfunctionaliteit.

Eigen systeem aansluiten

Werkt u bij een overheidsorganisatie? En behandelt u vergunningaanvragen in een eigen zaak- of vergunningensysteem? Dan sluit u met hulp van uw leverancier uw eigen systeem aan op de software van de Samenwerkfunctionaliteit. Zo kunt u digitaal samenwerken met anderen vanuit uw eigen systeem.

Inloggen via het webportaal

Werkt u bij een organisatie zonder een zaak- of vergunningensysteem? Of bent u alleen af en toe betrokken bij de behandeling van vergunningaanvragen (zoals veiligheidsregio’s, de brandweer of adviesbureaus)? Dan kunt u het webportaal van de Samenwerkfunctionaliteit gebruiken. Er is ook een oefenomgeving beschikbaar van het webportaal.

Lees meer over aansluiten op de Samenwerkfunctionaliteit. Hier leest u ook wat u nodig heeft om in te loggen op het webportaal.

Digitaal samenwerken bij behandelen

Als overheid of behandeldienst moet u een vergunningaanvraag in principe binnen 8 weken behandelen bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Als u daarvoor moet samenwerken met andere organisaties, dan kunt u de Samenwerkfunctionaliteit van het DSO gebruiken.

Met de Samenwerkfunctionaliteit kunt u gegevens van vergunningaanvragen delen, documenten toevoegen en actieverzoeken uitzetten bij andere organisaties. U kunt zo bijvoorbeeld advies vragen aan andere overheden of veiligheidsregio's. Het is niet verplicht om de Samenwerkfunctionaliteit te gebruiken.

Samenwerking starten

Organisaties die vergunningaanvragen behandelen kunnen een samenwerking starten. Dat betekent dat u alleen als bevoegd gezag of behandeldienst een samenwerking kunt starten. Dit kan al voor u een vergunningaanvraag heeft ontvangen. De organisatie die een samenwerking start heet de initiator. De organisaties waarmee u samenwerkt heten ketenpartners.

Samenwerkdossier

Als u een samenwerking start, ontstaat er een samenwerkdossier in de Samenwerkfunctionaliteit. Op deze centrale plek kunt u alle gegevens en documenten vinden. Wilt u samenwerken aan een vergunningaanvraag die u heeft ontvangen? Dan plaatst de Samenwerkfunctionaliteit de aanvraag als eerste automatisch in het samenwerkdossier..

Gegevens samenwerking

U kunt als initiator of als ketenpartner samenwerken aan meerdere dossiers. Via de Samenwerkfunctionaliteit ziet u het volgende over een samenwerking:

  • samenwerkingen waaraan de gebruiker als initiator of ketenpartner deelneemt
  • deelnemers van een bepaalde samenwerking
  • documenten in een samenwerkdossier
  • actieverzoeken die u heeft uitgezet
  • actieverzoeken die andere deelnemers hebben uitgezet
  • notificaties (berichten) die er zijn

Andere organisaties uitnodigen en beheren

Als u een samenwerking heeft gestart, kunt u één of meerdere organisaties uitnodigen. U geeft dan aan of de organisatie wel of geen vertrouwelijke documenten mag bekijken in het samenwerkdossier.

Documenten zijn vertrouwelijk als ze persoonsgegevens en/of bedrijfsgevoelige gegevens bevatten. Alleen als u een samenwerking start, kunt u de rechten van andere organisaties veranderen. Of organisaties verwijderen uit de samenwerking.

Actieverzoeken uitzetten, gereed melden en intrekken

Alle deelnemers van een samenwerking kunnen actieverzoeken sturen naar andere deelnemers. Een voorbeeld van een actieverzoek is een vraag om advies. Een gemeente kan bijvoorbeeld een brandveiligheidsadvies vragen aan een veiligheidsregio.

Als u een actieverzoek heeft afgerond, kunt u het actieverzoek gereed melden. U kunt er ook een toelichting bij geven. U kunt actieverzoeken ook intrekken. Hier kunt u ook een toelichting bij geven.

Documenten toevoegen en beheren

Als deelnemer kunt u documenten toevoegen aan het samenwerkdossier. Daarbij moet u altijd laten weten of een document vertrouwelijk is. Vertrouwelijke documenten zijn alleen zichtbaar voor deelnemers die daar rechten voor hebben.

U kunt niet samenwerken aan documenten via de Samenwerkfunctionaliteit. U kunt wel documenten downloaden uit het samenwerkdossier en daarna bewerken

Notificaties ontvangen

Als deelnemer aan een samenwerking krijgt u bericht als er iets gebeurt in een samenwerking. Dit heet een notificatie. U krijgt bijvoorbeeld een bericht als iemand een document heeft toegevoegd of als iemand een actieverzoek heeft uitgezet.

Samenwerking stoppen

Als u een samenwerking start, kunt u de samenwerking stoppen als een samenwerking is afgerond. Deelnemers kunnen dan geen documenten meer toevoegen en geen actieverzoeken meer uitzetten. Alle deelnemers krijgen een bericht als een samenwerking gestopt is.

Als u een samenwerking stopt, kunnen alle deelnemers nog wel documenten uit het samenwerkdossier downloaden. Bijvoorbeeld om het samenwerkdossier te archiveren. Dit kan totdat het dossier wordt verwijderd uit de Samenwerkfunctionaliteit.

Samenwerking verwijderen

De organisatie die de samenwerking start is verantwoordelijk voor verwijderen van het samenwerkdossier. Verwijdert deze organisatie het dossier niet zelf? Dan verwijdert de Samenwerkfunctionaliteit het dossier automatisch 1 jaar na het stoppen van de samenwerking.

Oefenen met samenwerken

U kunt nu al oefenen met samenwerken via de Samenwerkfunctionaliteit. U kunt daarbij deze oefencasus gebruiken: Oefencasus DSO: Samenwerkfunctionaliteit.

Meer informatie