Stap 2: Controlebezoek
Na de voorbereiding bezoekt u het bedrijf. Bij het gesprek en de rondgang stelt u vast of het bedrijf voldoet aan de plicht tot verduurzaming van het energiegebruik (verder: energiebesparingsplicht) uit de artikelen 3.84 Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) en 5.15 Besluit activiteiten leefomgeving (Bal).
Het controlebezoek bestaat uit vier fasen:
- Aankomst bij het bedrijf
- Het gesprek
- Rondgang door het bedrijf
- Afronding van de controle
Aankomst bij bedrijf
Een eerste indruk krijgt u door het gebouw van buiten te bekijken. U bepaalt of de eerder gekregen informatie klopt met wat u nu ziet. Opvallende zaken kunt u noemen tijdens het gesprek. Punten om op te letten zijn:
- bouwstijl (dit geeft een idee van het bouwjaar en de te verwachten energieprestatie)
- staat en onderhoud van het gebouw en het terrein
- gebouwkenmerken, zoals:
- type glas
- soort verlichting
- verwarming
- ventilatie
Het gesprek
Vertel dat het rapport van het locatiebezoek als richtlijn gebruikt kan worden bij het invullen van het eLoket. Er staat ook veel informatie op de website van RVO.
Tijdens het gesprek kunt u de informatieplichtrapportage met elkaar doornemen. Zo krijgt u een goed beeld van het bedrijf en van hun ambities om energie te besparen.
U kunt onder andere praten over:
Basisinformatie
- het doel van uw bezoek
- ambitie en visie van het bedrijf
- informatie die een branchevereniging geeft
- uitvoering van een milieuzorgsysteem (ISO 14001)- of energiezorgsysteem (ISO 50.001)
- ingeleverde of in te leveren rapportages
- bijzondere kenmerken van een bedrijf:
- openingstijden
- het productieproces
- aanwezigheid van een serverruimte
- of het gebouw oud of nieuw is
- energiebesparende maatregelen die het bedrijf al heeft uitgevoerd
- geplande en ongeplande momenten en natuurlijke momenten zoals:
- groot onderhoud
- verbouwing
- verhuizing
- vervanging van installaties
- hoe het bedrijf hun energieverbruik monitort
- instellingen en regelingen van installaties
- hoe onderhoud en beheer zijn georganiseerd
- Let op: De EML bevat voor sommige maatregelen speciale regels. Waar dat niet zo is, geldt de specifieke zorgplicht uit het Bal, voor zover dit helpt om energieverspilling te voorkomen.
Energiebesparende maatregelen en terugverdientijd
U kunt tijdens het gesprek uitleggen dat bedrijven verplicht zijn om energie te besparen. Vaak verdienen maatregelen zich binnen 5 jaar of minder terug.
Kiest het bedrijf voor de erkende maatregelensystematiek, dan geldt de Erkende Maatregelen Lijst (EML) als uitgangspunt.
Twijfelt het bedrijf aan een maatregel omdat de terugverdientijd te lang zou zijn?
Dan kan het bedrijf dit aantonen met de formule uit de Omgevingsregeling (bijlage XV).
Het bedrijf laat dan zien of de maatregel wel of niet binnen vijf jaar kan worden terugverdiend. Als een bedrijf de berekening gebruikt, moet het voor alle relevante maatregelen vastleggen wat de terugverdientijd is. Dit moet ook worden gemeld aan het bevoegd gezag.
Meer uitleg staat in de Handreiking.
Verantwoordelijkheden van huurder en verhuurder bij energiebesparing
Soms is niet duidelijk wie welke energiemaatregelen moet uitvoeren. Bijvoorbeeld als in het contract staat dat de huurder verantwoordelijk is voor verlichting.
Bespreek dit daarom altijd in het gesprek.
- Procesmaatregelen: brief aan procesuitvoerder
- Gebouwmaatregelen: brief aan gebouweigenaar
Meer uitleg vindt u in de handreiking bij Huurder, verhuurder, split incentives.
Rondgang door het bedrijf
Maak een rondje door het bedrijf en inspecteer de technische ruimten en installaties. U controleert hierbij of de informatie uit de Informatieplicht- en eventueel Onderzoeksplicht‑rapportage klopt. Ook stelt u vragen over zaken die niet duidelijk zijn.
Na de rondgang zijn er zijn er 3 situaties:
- Alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd.
- Niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd.
- Het bedrijf gebruikt de EML-systematiek niet maar brengt zelf de maatregelen in kaart.
Deze opties worden hieronder verder toegelicht.
Optie 1: Alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd
Dan voldoet het bedrijf aan de energiebesparingsplicht als de maatregelen ook goed worden beheerd en onderhouden (DBO).
Is dit onderhoud niet op orde?
Dan voldoet het bedrijf alsnog niet. U kunt het bedrijf dan alsnog de kans geven om dit te herstellen binnen een bepaalde termijn. Dit legt u vast in een brief. Zo nodig start u daarna een handhavingstraject.
Optie 2: Niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd
Wanneer niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd kunnen er verschillende situaties van toepassing zijn. Hieronder staan drie mogelijke situaties verder toegelicht:
Situatie 1: Het bedrijf wil de maatregelen uitvoeren en heeft een planning
Er hoeft dan niet meteen gehandhaafd te worden. Wel moet u toezicht houden, bijvoorbeeld door een hercontrole. Later komt dit terug in 'Stap 3: Afronding controle'.
Fasering van maatregelen
Het bevoegd gezag kan toestaan dat maatregelen gefaseerd worden uitgevoerd, bijvoorbeeld bij:
- Bedrijfseconomische omstandigheden: het kan daarbij gaan om de financiële situatie van een bedrijf waardoor aantoonbaar fasering van de maatregelen nodig is. Een bedrijf krijgt bijvoorbeeld geen lening van de bank. Geldgebrek dat ontstaat door slecht management valt niet onder de hier bedoelde 'bedrijfseconomische omstandigheden'.
- Split incentives: misschien hebben huurder en beheerorganisatie tijd nodig om afspraken te maken. Het gaat dan om afspraken over het nemen van verduurzamingsmaatregelen en de gevolgen voor het huurcontract. Meer uitleg hierover vindt u in de handreiking bij het onderdeel Huurder, verhuurder, split incentives.
- Investerings- en vervangingsmomenten: het gaat erom aan te sluiten bij bekende natuurlijke momenten in de bedrijfsvoering, zoals onderhoud of renovatie. Ook al verdient een maatregel zich binnen 5 jaar terug, de uitvoering is goedkoper door aan te sluiten bij een natuurlijk moment. Het bevoegd gezag mag hier rekening mee houden.
- Praktische problemen:
- het aansluiten van een warmtepomp vanwege problemen op het net (aantoonbare netcongestie)
- lange levertijd van apparatuur, bijvoorbeeld warmtepompen. De ondernemer kan met een offerte of e-mailuitwisseling aantonen dat hij de intentie heeft om de warmtepomp te laten installeren.
- Latere oplevertermijn energieadvies: als een bedrijf kan aantonen dat de rapportage is uitbesteed en de energieadviseur pas later beschikbaar is, kan het bevoegd gezag uitstel verlenen. De ondernemer kan dit aantonen met een opdrachtverlening. Bij twijfel of dit de snelste manier is om het energierapport te verkrijgen, kan het bevoegd gezag vragen om meerdere offertes.
Situatie 2: Men past de meeste van toepassing zijnde maatregelen en één of meerdere alternatieve maatregelen toe
Afwijken van de EML mag alleen wanneer de alternatieve maatregel minstens even goed of beter is. Dit moet blijken uit de verplichte toelichting in het Informatieplichtformulier.
Het bevoegd gezag beslist uiteindelijk of het alternatief wordt geaccepteerd.
Overleg vooraf is handig om problemen te voorkomen, maar niet verplicht.
De gelijkwaardigheid hangt af van de situatie ter plaatse en kan worden beoordeeld op basis van:
- specificaties
- offertes
- literatuur
- ervaringen van andere bedrijven
- energiegebruik vóór en ná de maatregel
Situatie 3: Men weigert om energiebesparende maatregelen te treffen
Als een bedrijf blijft weigeren om energiebesparende maatregelen te treffen, kan direct een handhavingstraject worden gestart. Zie stap 4: Handhaving.
Optie 3: Het bedrijf volgt de EML-systematiek niet, maar brengt maatregelen zelf in kaart
Dit mag, maar heeft niet de voorkeur. In dat geval moet het bedrijf laten zien of de maatregel wel of niet binnen vijf jaar kan worden terugverdiend.
Meer hierover staat in de Handreiking.
Afronding van de controle
Op basis van uw rondgang en uw gesprekken maakt u afspraken met het bedrijf over de maatregelen die nog moeten worden genomen en wanneer deze worden uitgevoerd.
In een (bevindingen)brief legt u alles vast, zodat er later geen discussie ontstaat.
Meer hierover staat in: Afronding.