Stap 2: Controlebezoek

In dit informatieblad gaan we uit van aangekondigde bedrijfsbezoeken. Op deze manier heeft de toezichthouder meer kans de juiste persoon op de locatie te kunnen spreken.

Aankomst bij bedrijf

Een eerste indruk krijgt u door het gebouw van buiten te bekijken. U bepaalt of de eerder gekregen informatie klopt met wat u nu ziet. Opvallende zaken kunt u noemen tijdens het gesprek. Punten om op te letten zijn:

• bouwstijl, dit is een aanwijzing voor het bouwjaar en de verwachte energieprestatie
• algemene staat en het onderhoud van het pand en het bedrijfsterrein
• gebouwkenmerken, zoals:
  • type glas
  • verlichting
  • verwarming
  • ventilatie, etc.

Het gesprek

As u de rapportage gevonden hebt in het eLoket, kunt u dit bespreken. Is dit niet het geval? Probeer dan te achterhalen wat de reden is voor het niet indienen. Als er volgens u sprake is van een overtreding van de informatieplicht, dan kunt u aangeven dat u hierop gaat aanschrijven. Wijs erop dat de rapportage/bevindingenrapport van het locatiebezoek als richtlijn moet gelden bij het invullen van het eLoket en dat er veel informatie staat op de website van RVO.

Tijdens het gesprek kunt u de eerder genoemde (en ingevulde) checklist en rapportages Informatieplicht en/of onderzoeksplicht doornemen en bespreken. Tijdens dit gesprek krijgt u inzicht in de bedrijfssituatie en de ambitie om energie te besparen. Punten die u kunt bespreken:

• het doel van het bezoek
• informatie die een branchevereniging communiceert
• ambitie en visie van het bedrijf
• uitvoer van het milieuzorgsysteem (ISO 14001)- of het energiezorgsysteem (ISO 50.001)
• ingeleverde of in te leveren rapportages
• bijzondere kenmerken van een bedrijf
  • openingstijden
  • productieproces
  • is er een serverruimte in gebruik
  • oud- of nieuwbouw
• maatregelen die het bedrijf al heeft genomen
• organisatie van onderhoud en beheer
• instellingen en regelingen van installaties
• wijze van energiemonitoring
• te verwachten natuurlijke momenten
  • planning groot onderhoud
  • verbouwplannen
  • verhuisplannen
  • vervangingen

Tijdens het bezoek kunt u wijzen op de wettelijke verplichting om energie te besparen. Het toepassen van energiebesparende maatregelen bespaart ook geld door de relatief korte terugverdientijd van 5 jaar of minder. Kiest het bedrijf voor de erkende maatregelensystematiek, dan geldt de Erkende Maatregelen Lijst (EML) als uitgangspunt.

Wordt een maatregel ter discussie gesteld omdat de terugverdientijd te lang is? Dan kan het bedrijf dit aantonen door gebruik te maken van de formule in de Omgevingsregeling. Dit betekent dat het bedrijf dan geen gebruikmaakt van de EML-lijst en dat alle maatregelen met een terugverdientijd van 5 jaar of minder in kaart moeten worden gebracht én moeten worden toegepast. Hierover moet worden gerapporteerd aan het bevoegd gezag. Dat gebeurt op basis van bepaling van de terugverdientijd in de Omgevingsregeling (bijlage XV van de Omgevingsregeling). Verdere uitleg hierover kunt u in de Handreiking vinden.

Monitoring, doelmatig beheer en onderhoud

Veel maatregelen en acties zijn te bestempelen als 'laaghangend fruit' en leveren dus een snelle besparing op. Ziet u deze mogelijkheden, benoem deze dan in uw rapportage/bevindingenrapport.

Het monitoren van energie en het doelmatig beheer en onderhoud van de maatregelen zijn daarbij erg belangrijk. De EML bevat voor sommige maatregelen specifieke regels. Daar waar dat niet zo is, geldt altijd de specifieke zorgplicht uit het Bal nog voor zover het gaat om de milieubelastende activiteit en er sprake is van evidente energieverspilling.

Geplande en ongeplande natuurlijke momenten

Bespreek de toekomstige natuurlijke momenten en welke ongeplande natuurlijke momenten zich voor kunnen doen. Het voordeel van het bespreken van deze momenten is dat de verantwoordelijke alvast over de opties kan nadenken. Bij een plotselinge vervanging kan dan de beste mogelijkheid worden gekozen.

Rondgang door het bedrijf

Maak voor het uitvoeren van een visuele inspectie een ronde langs verschillende (technische) ruimtes en installaties. Hierbij controleert u de ingevulde rapportage Informatieplicht en, als het van toepassing is, de rapportage Onderzoeksplicht op juistheid en stelt vragen over onderwerpen die u niet duidelijk zijn.

Opties na de rondgang

Afhankelijk van het bedrijfsbezoek zijn er 3 opties:

1. Alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd.
2. Niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd.
3. Het bedrijf volgt niet de EML-systematiek maar brengt zelf de maatregelen in kaart.

Deze worden hieronder toegelicht.

Optie 1: Alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd

Als alle van toepassing zijnde erkende maatregelen getroffen zijn, voldoet het bedrijf aan de plicht tot verduurzaming van het energiegebruik. De voorwaarde is dat de maatregelen goed beheerd en onderhouden worden met doelmatig beheer en onderhoud (DBO). In de EML zijn beheer en onderhoud per maatregel in tabelvorm opgenomen.

Als dit niet het geval is, dan voldoet men niet aan de verplichting. U kunt alsnog de gelegenheid bieden het onderhoud toch nog goed uit te voeren. Geef in een brief de gewenste staat van de maatregel aan. Geef ook de termijn waarbinnen de DBO-maatregel moet worden getroffen. U kunt een handhavingstraject starten als deze maatregel niet binnen de gestelde termijn is toegepast.

Optie 2: Niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd

De mogelijke situaties zijn:

1. Nog niet alle van toepassing zijnde maatregelen zijn (volledig) uitgevoerd maar de overtreder wil dat via een planning doen.
2. Men past de meeste van toepassing zijnde maatregelen en één of meerdere alternatieve maatregelen toe.
3. Men weigert om energiebesparende maatregelen te treffen.

Situatie 1: Nog niet alle van toepassing zijnde maatregelen zijn uitgevoerd maar de overtreder wil dat via een planning gaan doen

Als de overtreder nog niet alle van toepassing zijnde maatregelen heeft genomen, betekent dit niet dat er direct handhavend opgetreden hoeft te worden. De overtreder heeft in een planning aangegeven op welke termijn de maatregelen zijn uitgevoerd. Er zal wel toezicht gehouden moeten worden. De overtreder voldoet namelijk niet aan de plicht tot verduurzaming van het energiegebruik, maar heeft wel maatregelen in zijn planning staan. Het toezicht zal dan bestaan uit een hercontrole op de geplande maatregelen.

Later komt dit aan de orde bij 'Stap 3: Afronding controle'.

Fasering van maatregelen

Het bevoegd gezag kan het bedrijf toestaan de maatregelen gefaseerd te nemen. U moet dus beslissen of de noodzaak hiervoor aanwezig is.

Het kan hier ook om maatregelen gaan die direct uitvoerbaar zijn en zich altijd terugverdienen binnen 5 jaar. Zo kan het bevoegd gezag rekening houden met:

• Bedrijfseconomische omstandigheden:
  • het kan daarbij gaan om de financiële situatie van een bedrijf waardoor aantoonbaar fasering van de maatregelen nodig is. Een bedrijf krijgt bijvoorbeeld geen lening van de bank. Geldgebrek dat ontstaat door slecht management valt niet onder de hier bedoelde 'bedrijfseconomische omstandigheden'.
  • Ook kan het gaan over split incentives. Misschien hebben huurder en beheerorganisatie tijd nodig om afspraken te maken. Het gaat dan om afspraken over het nemen van verduurzamingsmaatregelen en de gevolgen voor het huurcontract. Meer uitleg hierover vindt u in de Handreiking bij huurder, verhuurder en split incentives.

• Investerings- en vervangingsmomenten:
  • het gaat erom aan te sluiten bij bekende natuurlijke momenten in de bedrijfsvoering, zoals onderhoud of renovatie. Ook al verdient een maatregel zich binnen 5 jaar terug, de uitvoering is goedkoper door aan te sluiten bij een natuurlijk moment. Het bevoegd gezag mag hier rekening mee houden.
• Praktische problemen door nieuwe technieken. Een voorbeeld is wanneer de netbeheerder het aansluiten van een warmtepomp vanwege problemen op het net niet kan realiseren.
• Praktische problemen door lange lever- en installatietijd. Een voorbeeld is wanneer een (hybride) warmtepomp naast een cv-installatie moet worden geïnstalleerd. De levertijd van warmtepompen kan nu en in de toekomst lang zijn. De ondernemer kan met een offerte of e-mailuitwisseling aantonen dat hij de intentie heeft om de warmtepomp te laten installeren.
• Praktische problemen door latere oplevertermijn energieadvies. Wanneer een bedrijf of instelling kan aantonen dat de rapportage is uitbesteed maar de energieadviseur pas later beschikbaar is, kan het bevoegd gezag ervoor kiezen om uitstel te verlenen. De ondernemer kan dit aantonen met een opdrachtverlening. Bij twijfel of dit de snelste manier is om het energierapport te verkrijgen, kan het bevoegd gezag vragen om meerdere offertes.

Het bedrijf kan faseren niet gebruiken om het nemen van maatregelen vooruit te schuiven.

Het stellen van termijnen voor het nemen van de maatregelen is belangrijk. De tijd die nodig is, is afhankelijk van de situatie. De overtreder levert een plan van aanpak aan met de tijden van doorvoering van de maatregelen. Het bevoegd gezag beoordeelt deze planning en legt dit, in geval van een fasering die ver in de tijd loopt, vast in een maatwerkvoorschrift. Daar staat voor iedere uitgestelde maatregel een redelijke termijn. Het bevoegd gezag communiceert de fasering aan de ondernemer of instelling, die daarna verantwoordelijk is voor de uitvoering. Het bevoegd gezag controleert of de maatregelen tijdig zijn genomen.

Situatie 2: Men past de meeste van toepassing zijnde maatregelen en één of meerdere alternatieve maatregelen toe

Van de EML-lijst kan alleen afgeweken worden als de afwijkende maatregel een gelijkwaardige of betere energieverduurzaming tot gevolg heeft dan de van toepassing zijnde EML-maatregel. Dit is aangetoond in de verplichte toelichting in het Informatieplichtformulier.

Uiteindelijk bepaalt het bevoegd gezag of de maatregel of de alternatieve maatregel afdoende is. Er hoeft vooraf geen toestemming gevraagd te worden voor het alternatief. Het is wel wenselijk dat vooraf overleg plaatsvindt. Het voorkomt een handhavingstraject als de maatregel niet blijkt te voldoen. Vindt overleg niet plaats, dan toetst het bevoegd gezag achteraf.

Het is niet mogelijk om in dit informatieblad aan te geven hoe de gelijkwaardigheid is te bepalen. Dit is namelijk afhankelijk van de situatie ter plaatse. De gelijkwaardige maatregel moet een vergelijkbare toepassing zijn, bijvoorbeeld triple glas in plaats van dubbel glas. De toezichthouder kan de gelijkwaardigheid bepalen door het bestuderen van:

• specificaties over de maatregel
• de offerte
• literatuur
• ervaringen van andere bedrijven met die maatregel
• het energiegebruik voor en na het treffen van de maatregel (als de maatregel al is toegepast).

Situatie 3: Men weigert om energiebesparende maatregelen te treffen.

Als een bedrijf blijft weigeren om energiebesparende maatregelen te treffen, kan in dit geval direct gestart worden met een handhavingstraject. Zie stap 4: Handhaving.

Optie 3: Het bedrijf volgt niet de EML-systematiek maar brengt zelf de maatregelen in kaart

Het bedrijf hoeft de maatregelensystematiek (EML) niet toe te passen. In dat geval moeten alle van toepassing zijnde energiebesparende maatregelen met een terugverdientijd van 5 jaar of minder worden onderzocht.

Ook zullen deze maatregelen moeten zijn toegepast volgens het plan van aanpak welke deel uitmaakt van de rapportage. Zie voor juridische toelichting de Handreiking.

Afronding van de controle

Op basis van de visuele en administratieve inspectie maakt u afspraken met het bedrijf over de te nemen maatregelen en wanneer dat gaat gebeuren. In een (bevindingen)brief legt u de bevindingen en gemaakte afspraken vast. Hiermee voorkomt u op een later moment discussie.

Vastleggen bevindingen en afspraken

Onder de Omgevingswet wordt degene die het proces uitvoert (hierna procesuitvoerder) aangeschreven voor het nemen van maatregelen die toezien op processen en faciliteiten. De gebouweigenaar wordt aangeschreven voor het nemen van maatregelen die toezien op gebouwgebonden maatregelen.

Soms is het niet duidelijk wie bepaalde maatregelen moet treffen. Bijvoorbeeld als er contractueel is vastgelegd dat de huurder verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld de verlichting binnen een gebouw. In dat geval wordt alleen de procesuitvoerder aangeschreven voor verlichting. Het is dus aan te raden om dit in het gesprek te bespreken. Vraag daarom of er bepaalde afspraken contractueel zijn vastgelegd.

Als er geen afspraken tussen huurder en eigenaar zijn vastgelegd, stuurt u bij eventuele tekortkomingen een brief aan de procesuitvoerder als het gaat om maatregelen die toezien op processen en faciliteiten én een brief aan de gebouweigenaar als het gaat om gebouwgebonden maatregelen.

Leg goed vast welke maatregelen getroffen moet worden; dat maakt een volgende controle makkelijker. In de brief legt u het volgende vast:

• De keuze voor de erkende maatregelensystematiek of voor het uitvoeren van een energiebesparingsonderzoek voor alle van toepassing zijnde maatregelen die dan vervolgens ook getroffen moeten worden.
• De maatregelen die gelden (op basis van de randvoorwaarden, de uitgangssituatie of energielabel of bouwjaar).
• Een plan van aanpak met daarin:
  • de maatregelen die nog niet of deels genomen zijn; en,
  • een planning wanneer deze maatregelen getroffen zijn.
• Eventueel ter informatie; de (lokale) stimuleringsprogramma's die voor een bedrijf of branche gelden.
• De natuurlijke momenten waarop maatregelen met een natuurlijk moment moeten worden genomen.

Veel van bovenstaande punten kunt u ook al vinden in de rapportage Informatieplicht en, als dit van toepassing is, de rapportage Onderzoeksplicht. Deze kunt u aanvullen met zaken die u tijdens de controle bent tegengekomen.

Als er gebouwgebonden maatregelen genomen moeten worden, stuurt u een brief aan de gebouweigenaar. In de brief legt u het volgende vast:

• De maatregelen die gelden (op basis van de randvoorwaarden, de uitgangssituatie of energielabel of bouwjaar).
• Een plan van aanpak met daarin:
  • de maatregelen die nog niet of deels genomen zijn; en,
  • een planning wanneer deze maatregelen getroffen zijn.

Plan van aanpak

Als blijkt dat een bedrijf niet aan de energiebesparingsplicht voldoet, kan het bedrijf een plan van aanpak opstellen. Het bevoegd gezag kan akkoord gaan. In het plan van aanpak wordt aangegeven wanneer de ontbrekende maatregelen worden genomen. U bepaalt (in overleg) of die termijnen realistisch zijn. Als de termijnen naar uw mening anders moeten zijn dan de overtreder aangeeft, dan overlegt u dit met de overtreder en legt u alternatieve termijn vast in een brief of in een maatwerkvoorschrift.

Ook natuurlijke momenten kunnen in maatwerkvoorschriften worden vastgelegd. Als het natuurlijk moment niet doorgaat, vervalt de afspraak. De maatregel hoeft dan niet te worden genomen. Een verdere uitleg hierover kunt u vinden in de Handreiking verduurzaming energiegebruik.

Tot slot legt u alle milieugerelateerde bevindingen in het bedrijfsdossier vast. Als u bij een volgend bezoek constateert dat de afspraken niet zijn nagekomen, kunt u handhavend optreden. Meer informatie hierover leest u op de pagina Stap 4: Handhaving energiebesparing.

Huurder en verhuurder

Het is mogelijk dat u bij het toezichtbezoek heeft gezien dat er maatregelen niet genomen zijn. Degene die het pand huurt, kan niet altijd de maatregelen nemen. Bijvoorbeeld omdat wijzigingen aanbrengen volgens het huurcontract niet mag.

De wet- en regelgeving zegt niets over de huurder-verhuurdersituatie. Uitgangspunt is dat degene die de overtreding kan opheffen, wordt aangeschreven. Lees meer in de Handreiking bij het onderdeel Huurder, verhuurder, split incentives.