Stap 3: Afronding, de normadressaat

Wat is er vastgelegd

Soms is het niet duidelijk wie bepaalde maatregelen moet treffen. Bijvoorbeeld als er contractueel is vastgelegd dat de huurder verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld de verlichting binnen een gebouw. In dat geval wordt alleen de procesuitvoerder aangeschreven. Het is dus aan te raden om dit in het gesprek te noemen. Vraag daarom tijdens het bezoek of er bepaalde afspraken contractueel zijn vastgelegd.

Als er geen afspraken tussen huurder en eigenaar zijn vastgelegd stuurt u bij eventuele tekortkomingen een brief aan de procesuitvoerder als het gaat om maatregelen die zien op processen en faciliteiten én een brief aan de gebouweigenaar als het gaat om gebouwgebonden maatregelen.

Op basis van de visuele en administratieve inspectie maakt u afspraken met het bedrijf over de te nemen maatregelen en wanneer dat gaat gebeuren. In een (bevindingen)brief legt u de bevindingen en gemaakte afspraken vast. Hiermee voorkomt u op een later moment discussie.

Vastleggen bevindingen en afspraken

Leg goed vast welke maatregelen getroffen moet worden, dat maakt een volgende controle makkelijker. In de brief legt u het volgende vast:

• De keuze voor de erkende maatregelensystematiek of voor het uitvoeren van een energiebesparingsonderzoek voor alle van toepassing zijnde maatregelen die dan vervolgens ook getroffen moeten worden.
• De maatregelen die gelden (op basis van de randvoorwaarden, de uitgangssituatie of energielabel of bouwjaar).
• Een plan van aanpak met daarin:
  • de maatregelen die nog niet of deels genomen zijn; en,
  • een planning wanneer deze maatregelen getroffen zijn.
• Eventueel ter informatie; de stimuleringsprogramma's die voor een bedrijf of branche gelden.
• De natuurlijke momenten waarop maatregelen met natuurlijk moment moeten worden genomen.

Veel van bovenstaande punten kunt u ook al vinden in de rapportage Informatieplicht en, als dit van toepassing is, de rapportage Onderzoeksplicht. Deze kunt u aanvullen met zaken die u tijdens de controle bent tegengekomen.

Als er gebouwgebonden maatregelen genomen moeten worden stuurt u een brief aan de gebouweigenaar. In de brief legt u het volgende vast:

• De maatregelen die gelden (op basis van de randvoorwaarden, de uitgangssituatie of energielabel of bouwjaar).
• Een plan van aanpak met daarin:
  • de maatregelen die nog niet of deels genomen zijn; en,
  • een planning wanneer deze maatregelen getroffen zijn.

Plan van aanpak

Als blijkt dat een bedrijf niet aan de energiebesparingsplicht voldoet, kan het een plan van aanpak opstellen. Het bevoegd gezag kan akkoord gaan. In het plan van aanpak wordt aangegeven wanneer de ontbrekende maatregelen worden genomen. U bepaalt (in overleg) of die termijnen realistisch zijn. Als de termijnen naar uw mening anders moeten zijn dan de overtreder aangeeft, dan overlegt u dit met de overtreder en legt u een alternatieve termijn vast in een brief of in een maatwerkvoorschrift.

Ook natuurlijke momenten kunnen in maatwerkvoorschriften worden vastgelegd. Als het natuurlijk moment niet doorgaat vervalt de afspraak. De maatregel hoeft dan niet te worden genomen. Een verdere uitleg hierover kunt u vinden in de Handreiking verduurzaming energiegebruik.

Tot slot legt u alle milieugerelateerde bevindingen in het bedrijfsdossier vast. Als u bij een volgend bezoek constateert dat de afspraken niet zijn nagekomen, kunt u handhavend optreden. Meer informatie hierover leest u op de pagina Stap 4: Handhaving energiebesparing.

Huurder en verhuurder

Het is mogelijk dat u bij het toezichtbezoek heeft gezien dat er maatregelen niet genomen zijn. Degene die het pand huurt, kan niet altijd de maatregelen nemen. Bijvoorbeeld omdat wijzigingen aanbrengen volgens het huurcontract niet mag.

De wet- en regelgeving zegt niets over de huurder-verhuurdersituatie. Uitgangspunt is dat degene die de overtreding kan opheffen, wordt aangeschreven. Lees meer in de Handreiking bij het onderdeel Huurder, verhuurder, split incentives.