Stappen in het Landelijk Asbestvolgsysteem (LAVS)

Wie: bedrijven die voor de eerste keer inloggen in het LAVS.

Wat: voor het LAVS is een eHerkenningsmiddel met minimaal beveiligingsniveau 2 nodig. Het bedrijfsaccount moet worden aangemaakt op basis van de Kamer van Koophandel-gegevens (naam onderneming, KvK- en vestigingsnummer). Door middel van eHerkenning moeten medewerkers gekoppeld worden aan het LAVS. Belangrijk daarbij is dat voor iedere medewerker van dezelfde organisatie hetzelfde Kamer van Koophandel-nummer, vestigingsnummer of afdelingsnummer wordt ingevoerd. Na aanmelding ontvangt u van uw eHerkenningsleverancier de aanmeldgegevens en kunt u inloggen in het LAVS.

Let op: de persoon die het eerst inlogt met eHerkenning namens de organisatie, wordt automatisch de lokaal beheerder van het bedrijfsaccount. De lokaal beheerder is verantwoordelijk voor het activeren van de accounts van nieuwe collega's en kent de juiste rollen toe.

Toelichting: Als het nieuwe bedrijf geautoriseerd wil worden voor de rol van inventariseerder, verwijderaar of eindinspectielaboratorium, dan kunnen zij een verzoek indienen bij de Helpdesk LAVS.

Wie: het bevoegd gezag dat nog geen account heeft in het LAVS. Het gaat bijvoorbeeld om een nieuwe omgevingsdienst of een nieuwe gemeente.

Wat: voor het LAVS is eHerkenning met minimaal beveiligingsniveau 2 nodig. Het bedrijfsaccount wordt aangemaakt op basis van de Kamer van Koophandel-gegevens (naam onderneming, KvK- en vestigingsnummer). Door middel van eHerkenning moeten medewerkers gekoppeld worden aan het LAVS. Belangrijk daarbij is dat iedere medewerker van dezelfde organisatie hetzelfde KvK-nummer en vestigingsnummer invoert.

Let op: de persoon die het eerst inlogt met eHerkenning namens de organisatie, wordt automatisch de lokaal beheerder van het bedrijfsaccount. Als u als gemeente de rollen toezichthouder en opdrachtgever wenst, dient u hiervoor vanuit twee verschillende accounts te werken. Vraag aan uw eHerkenningsleverancier naar de mogelijkheden.

Toelichting: om gemandateerd te worden voor de rol van toezichthouder voor een nieuwe organisatie in het LAVS, kunt u een verzoek indienen bij de Helpdesk LAVS.

Wie: nieuwe gebruikers van een bedrijf of toezichthouder met een bestaand account in het LAVS.

Wat: voor het LAVS is eHerkenning met minimaal beveiligingsniveau 2 nodig.

Let op: nieuwe gebruikers moeten eerst inloggen in het LAVS met de persoonlijke eHerkenning. Vervolgens kan de lokaal beheerder van de organisatie het account van de nieuwe gebruiker activeren en de gewenste rollen toekennen.

Wie: de gegevenseigenaar die of het bedrijf dat het bezit namens de gegevenseigenaar opvoert.

Wat: vanuit het tabblad 'Bezit' kunt u een nieuw asbestobject aanmaken. Hiervoor dient u het locatietype en de gegevenseigenaar aan te geven. Vervolgens kunt u het adres invullen en het bezit aanmaken.

Toelichting: kies 'Ik ben zelf gegevenseigenaar' als u dat ook daadwerkelijk bent. Meestal werkt u in opdracht van een bedrijf of particulier. Selecteer in dat geval de juiste optie. U moet vervolgens de benodigde gegevens invullen. Als u een activeringscode hebt, kunt u deze invoeren.

Let op: met de activeringscode maakt u geen nieuw bezit aan. Een bestaand bezit wordt vanuit het bezit van de gegevenseigenaar overgezet / overgehaald naar uw bezit.

Resultaat: het bezit is aangemaakt en terug te vinden onder uw tabblad 'Bezit'.

Wie: de gegevenseigenaar of het bedrijf die het bezit namens de gegevenseigenaar opvoert.

Wat: vanuit het tabblad 'Bezit' kunt u een nieuw asbestobject aanmaken. Hiervoor moet u het locatietype en de gegevenseigenaar aangeven. Voor het opvoeren van meerdere adressen of onderhoudbare eenheden kiest u voor een complex.

Toelichting: kies 'Ik ben zelf gegevenseigenaar' als u dat ook daadwerkelijk bent. Meestal werkt u in opdracht van een bedrijf of particulier. Selecteer in dat geval de juiste optie. U moet vervolgens de benodigde gegevens invullen. Als u een activeringscode hebt, kunt u deze invoeren.

Resultaat: het complex is aangemaakt en terug te vinden onder uw tabblad 'Bezit'.

Wie: de gegevenseigenaar of het bedrijf die het bezit namens de gegevenseigenaar opvoert.

Wat: machtigt een bedrijf op het bezit of complex.

Toelichting: Wanneer u het bezit heeft aangemaakt in het LAVS, kunt u een bedrijf machtigen vanuit dit bezit of complex. De gemachtigde kan vervolgens zelf gegevens in het complex wijzigen en projecten aanmaken vanuit het bezit. De gegevenseigenaar kan de machtiging ook weer intrekken.

Resultaat: Het bedrijf is gemachtigd op het bezit en kan zelf projecten aanmaken van het bezit.

Meer informatie

• Handleiding opdrachtgever

Wie: de opdrachtgever (dit is de projecteigenaar of de projectcoördinator)

Wat: in het LAVS kan aangegeven worden hoe de regie op het project gevoerd wordt.

Er zijn 3 mogelijkheden:

1. Volledige regie
   Dit betekent dat u zelf het bezit opvoert in het LAVS, het project aanmaakt en alle opdrachten verstrekt, controleert en accordeert.
2. Gedeeltelijke regie
   Met de coördinatieopdracht kan de opdrachtgever een ander bedrijf regie geven om de werkzaamheden binnen het project uit te voeren. Dit is handig als de projecteigenaar wel inzage wil hebben, maar niet de handelingen binnen het project wil verrichten.
   Heeft de projecteigenaar een coördinatieopdracht verstrekt? Dan kan hij alleen nog meekijken of de coördinatieopdracht intrekken. Het coördinerende bedrijf handelt de opdrachten binnen het project geheel af en levert de coördinatieopdracht op.
   Let op: Als er wijzigingen en/of toevoegingen in het bezit moeten worden doorgevoerd, moet de projecteigenaar dat doen. De projectcoördinator heeft geen toegang tot het bezit waarop het project is gebaseerd.
3. Regie volledig uit handen
   U kunt een bedrijf machtigen op uw bezit, zodat deze zelf projecten namens uw organisatie kan op- en uitvoeren. U heeft dan geen inzage in de projecten die zijn aangemaakt door de gemachtigde.
   Let op: een gemachtigde kan zelf mutaties in het bezit doorvoeren. Zie Aanmaken bezit/Machtigen.

Let op: Houd er rekening mee dat de eigenaar van het asbest altijd eindverantwoordelijk is tot en met het moment dat het asbest is afgevoerd.

Wie: de projecteigenaar

Wat: aanwijzen van een coördinator.

Toelichting: de projecteigenaar wijst een coördinator aan die de regie voert op het project. De projecteigenaar houdt wel het inzicht op de stappen in het LAVS, maar de coördinator voert alle handelingen uit.

Resultaat: de coördinatieopdracht is verstrekt.

Wie: de projectcoördinator en de projecteigenaar

Wat: het aanwijzen van een projectcoördinator werkt door in alle verdere stappen. De projecteigenaar heeft zijn taken aan de projectcoördinator overgedragen; de coördinator neemt daarmee de stappen van de projecteigenaar over. Zoals het verstrekken en accorderen van de inventarisatie-, de verwijder-, de eindmeting- en de afvoeropdracht.

Voordat het project afgesloten kan worden levert de projectcoördinator eerst de coördinatie-opdracht op aan de projecteigenaar. Dit kan hij alleen als alle opdrachten in het project afgerond zijn. Na oplevering kan de coördinator geen wijzigingen meer aanbrengen in het project.
De projecteigenaar kan vervolgens de coördinatie-opdracht accorderen en daarna het project afsluiten en archiveren.

Zie ook: de beschrijving in stap 8.

Wie: de projecteigenaar/projectcoördinator

Wat: de projecteigenaar/projectcoördinator verstrekt vanuit het project een inventarisatieopdracht aan de inventariseerder.

Resultaat: de inventarisatieopdracht is verstrekt.

Wet- en regelgeving: Asbestverwijderingsbesluit 2005 artikel 3 en 4.

Wie: de asbestinventariseerder

Wat: neemt de opdracht in het LAVS aan. Hij controleert of de opdrachtgever de projectgegevens juist heeft ingevoerd en vult eventueel aan.

Resultaat: inventarisatieopdracht aangenomen.

Wet- en regelgeving: Certificatieschema, Artikel 18.5

Wie: de asbestinventariseerder

Wat: de inventariseerder verzamelt inventarisatiegegevens en voert het inventarisatierapport in op het LAVS. De inventariseerder vult de volgende gegevens in:

• Melding inventarisatie
  Via het LAVS wordt deze melding automatisch doorgestuurd aan de Certificerende Instantie (CI).
• Termijn: 24 uur voorafgaand aan de werkzaamheden melden dat de inventarisatie wordt uitgevoerd.
• Toevoegen gegevens
  In het LAVS voegt u de asbestbronnen, risicoklasse, locatie, bemonstering, eventuele uitsluitingen en het asbestinventarisatierapport toe.

Resultaat: de inventarisatie en het inventarisatierapport zijn ingevoerd.

Wet- en regelgeving: Certificatieschema, Artikel 18.

Wie: de asbestinventariseerder

Wat: de inventariseerder levert de inventarisatieopdracht op aan de projecteigenaar of projectcoördinator als alle gegevens zijn ingevuld.

Termijn: Binnen 10 werkdagen na ondertekening van het asbestinventarisatierapport toegevoegd in het LAVS.

Tip: Er is een tool om gegevens uit het LAVS in een inventarisatierapport te plaatsen. Zo voorkomt u het dubbel invoeren van gegevens.

Resultaat: de inventarisatieopdracht is afgerond en opgeleverd. Als de inventariseerder ook de projecteigenaar of projectcoördinator is, heeft de inventarisatieopdracht direct de status geaccordeerd na het afronden.

Wet- en regelgeving: Certificatieschema Artikel 22.20

Wie: de projecteigenaar of projectcoördinator

Wat: de projecteigenaar of projectcoördinator controleert de ingevulde inventarisatieopdracht en accordeert de opdracht.

Wie: na het accorderen van de inventarisatieopdracht worden de opgevoerde bronnen zichtbaar op de locatiefoto en kunnen de bronnen geselecteerd worden voor de verwijderopdracht. Er kunnen nu geen gegevens in de inventarisatieopdracht meer toegevoegd of gewijzigd worden.

Resultaat: de inventarisatieopdracht is geaccordeerd.

Wie: de projecteigenaar of de projectcoördinator.

Wat: de projecteigenaar of de projectcoördinator verstrekt in het LAVS een verwijderopdracht aan de asbestverwijderaar. Welke bronnen er verwijderd moeten worden en om welke locatie het gaat, is terug te vinden in de verwijderopdracht.

Resultaat: de verwijderopdracht is aangemaakt in het LAVS. Als de opdrachtgever niet de opdrachtnemer is, heeft de opdracht de status 'verstrekt'. Als de opdrachtgever ook de opdrachtnemer is, heeft de opdracht de status 'aangenomen'.

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: De asbestverwijderaar neemt de verwijderopdracht aan van de opdrachtgever. De verwijderaar krijgt bij het aannemen van de verwijderopdracht de keuze om ook de afvoeropdracht aan te maken. Als de afvoeropdracht niet door de verwijderaar is aangemaakt, wordt deze zelf door het LAVS gegenereerd zodra de verwijderopdracht is geaccordeerd.

Resultaat: de verwijderopdracht heeft de status 'aangenomen'. Als de asbestverwijderaar ook een afvoeropdracht heeft aangemaakt, heeft deze ook de status 'aangenomen'.

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: als de verwijderopdracht is aangenomen, moet er een aantal handelingen worden uitgevoerd waarna de opdracht kan worden opgeleverd/afgerond. Het gaat om de volgende handelingen:

Startmelding en tussentijds melden

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: de asbestverwijderaar vult de startmelding in. Hij vult in wanneer de werkzaamheden plaatsvinden. Vervolgens dient hij in het LAVS de startmelding in. Het is mogelijk om de startmelding aan te vullen of te wijzigen door een tussentijdse melding te doen.
Let op: in een tussentijdse melding kunnen zaken gemeld worden die niet bij de startmelding waren te voorzien. Zoals bijvoorbeeld de (onvoorziene) afwezigheid op het werk. Een tussentijdse melding kan éénmalig per adres worden gedaan.

Resultaat: de (tussentijdse) startmelding is ingediend.

Termijn: het asbestverwijderingsbedrijf meldt in het LAVS ten minste 2 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden de begintijd, de eindtijd en de werktijden waarop de asbestverwijdering plaatsvindt.

Wet- en regelgeving:
Procescertificaat, Artikel 40.1
Bbl Artikel 7.12. tweede lid

Eindmetingopdracht verstrekken

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: de asbestverwijderaar stelt een eindmetingopdracht op, waarmee hij opdracht geeft aan een eindinspectielaboratorium om metingen te verrichten na afloop van de asbestverwijdering.

Resultaat: er is een eindmetingopdracht aangemaakt en deze heeft de status 'verstrekt'.

Verwijdergegevens invullen

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: de asbestverwijderaar vult in de verwijderopdracht de verwijdergegevens in van alle (deels) verwijderde bronnen in.

Resultaat: in het LAVS zijn alle nodige verwijdergegevens per bron ingevuld.

Containers en gewicht invullen

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: de asbestverwijderaar geeft in de verwijderopdracht het gewicht van het verwijderd asbesthoudend materiaal en de afvoerlocatie op.

Resultaat: alle verwijdergegevens zijn ingevuld.

Eindmeting accorderen

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: zodra het eindinspectielaboratorium de eindmetingopdracht heeft opgeleverd, controleert de asbestverwijderaar de eindmetingopdracht. Als de eindmetingopdracht goed bevonden is, accordeert de asbestverwijderaar de eindmetingopdracht.

Resultaat: de eindmetingopdracht heeft de status 'geaccordeerd'.

Werk afmelden

Wie: asbestverwijderaar

Wat: als de asbestverwijderaar zijn verwijderingswerkzaamheden heeft afgerond en de eindmeting is verricht en de ruimte is vrijgegeven, dan meldt de asbestverwijderaar zijn werkzaamheden af in de verwijderopdracht.

Resultaat: de verwijderwerkzaamheden zijn afgemeld.

Termijn: het asbestverwijderingsbedrijf meldt uiterlijk de eerste werkdag na de beëindiging van de werkzaamheden de datum van beëindiging in het LAVS.

Wet- en regelgeving: Bbl artikel 7.12, vierde lid

Wijzigingsverzoek

Wie: de asbestverwijderaar en de opdrachtgever

Wat: als de verwijderopdracht of het bezit is veranderd, dient de asbestverwijderaar een wijzigingsverzoek in bij de opdrachtgever van het project. Als de opdrachtgever de opdracht opnieuw heeft verstrekt, zijn gegevens in de verwijderopdracht geactualiseerd.

Resultaat: de verwijderopdracht heeft de status 'verstrekt' en de gegevens in de verwijderopdracht zijn geactualiseerd.

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: als de asbestverwijderaar de verwijderopdracht heeft voorzien van de nodige informatie, kan de opdracht worden opgeleverd of, indien de asbestverwijderaar ook de opdrachtgever is, afgerond.

Resultaat: de verwijdering van het asbest is afgerond en de verwijderopdracht heeft de status 'opgeleverd' of 'afgerond'.

Wie: de projecteigenaar of de projectcoördinator als opdrachtgever

Wat: als de asbestverwijderaar de opdracht heeft opgeleverd, controleert de projecteigenaar of de projectcoördinator de verwijderopdracht. Als de verwijderopdracht goed is bevonden, kan de opdracht worden geaccordeerd. Als de asbestverwijderaar nog aanpassingen moet doen, dan kan de opdracht voorwaardelijk worden geaccordeerd. Indien er nog geen afvoeropdracht was aangemaakt, wordt er bij het accorderen van de verwijderopdracht automatisch een afvoeropdracht aangemaakt.

Resultaat: de verwijderopdracht heeft de status 'geaccordeerd' of 'voorwaardelijk geaccordeerd'. De afvoeropdracht heeft de status 'aangenomen'.

Wie: eindinspectielaboratorium

Wat: de asbestverwijderaar heeft een eindmetingopdracht aan het eindinspectielaboratorium verstrekt. Het eindinspectielaboratorium controleert de opdracht en neemt de opdracht aan indien de opdracht is goed bevonden.

Resultaat: als het eindinspectielaboratorium de opdracht aanneemt, krijgt de eindmetingopdracht de status 'aangenomen'.

Wie: eindinspectielaboratorium

Wat: als het eindinspectielaboratorium de eindmetingopdracht heeft aangenomen, koppelt het eindinspectielaboratorium het vrijgavecertificaat of de afkeur aan de beoogde asbestbronnen.

Resultaat: De beoogde asbestbronnen zijn voorzien van een vrijgavecertificaat of een afkeur.

Termijn: resultaten van de eindmeting moeten binnen 2 weken na uitvoering in het LAVS worden opgevoerd.

Wet- en regelgeving: Asbestverwijderingsbesluit 2005, artikel 9, lid 3

Wie: eindinspectielaboratorium

Wat: Als de eindmetingopdracht voorzien is van de nodige informatie, levert het eindinspectielaboratorium de eindmetingopdracht ter accordering op aan de asbestverwijderaar via het LAVS.

Resultaat: De eindmetingopdracht heeft de status 'akkoord' en is opgeleverd.

Wie: de asbestverwijderaar

Wat: de asbestverwijderaar heeft bij het aannemen of accorderen van de verwijderopdracht een afvoeropdracht aangemaakt en aangenomen. De asbestverwijderaar koppelt een bewijs van afvoer en/of geleidebiljet aan de desbetreffende container waarin het asbest wordt afgevoerd.

Resultaat: er is een bewijs van afvoer en/of geleidebiljet gekoppeld aan de desbetreffende container.

Termijn: de asbestverwijderaar voert binnen 2 weken nadat de eindbeoordeling is verricht, het bewijs van afvoer in het LAVS in.

Wet- en regelgeving: Bbl artikel 7.12. vijfde lid

Wie: asbestverwijderaar en de projecteigenaar

Wat: de asbestverwijderaar voert de benodigde gegevens in de afvoeropdracht. Na akkoord van de projecteigenaar is de afvoeropdracht afgerond.

Resultaat: De afvoeropdracht is afgerond en heeft de status 'geaccordeerd'.

Wie: de projectcoördinator

Wat: als er een coördinatieopdracht is verstrekt (zie stap 3), kan de projectcoördinator het project opleveren als alle andere opdrachten in het project afgerond zijn.

Let op: als de coördinatieopdracht de status 'opgeleverd' heeft, kan de projectcoördinator geen wijzigingen aanbrengen in het project, zoals het verstrekken of accorderen van opdrachten.

Resultaat: de coördinatieopdracht heeft de status 'opgeleverd'.

Wie: de projecteigenaar

Wat: wanneer de coördinatieopdracht de status 'opgeleverd' heeft, kan de projecteigenaar deze accorderen. Vervolgens kan de projecteigenaar het project afsluiten/archiveren.

Resultaat: de coördinatieopdracht heeft de status 'geaccordeerd'.

Wie: de projecteigenaar

Wat: alleen de projecteigenaar kan een project archiveren, ongeacht de status van een opdracht. Het project wordt dan in het overzicht getoond onder het tabblad 'Archief' bij alle bedrijven die zijn betrokken in het project. In een gearchiveerd project kunnen geen wijzigingen gedaan worden.

Resultaat: het project is gearchiveerd/afgesloten.

Wie: de projecteigenaar

Wat: het project vanuit het archief heropenen.

Toelichting: alleen de projecteigenaar kan een project heropenen. Het project wordt dan in het overzicht getoond onder het tabblad 'Projecten' bij alle bedrijven die zijn betrokken in het project.

Resultaat: het project is heropend.

Wie: de toezichthouders

Wat: aanvragen van autorisatie LAVS.

Waar: helpdesk IPLO/LAVS

Termijn: binnen 1 à 2 werkdagen ontvangt u een bericht dat u geautoriseerd bent.

Wie: de toezichthouders

Wat: inzage in projecten.

De toezichthouder ontvangt een notificatiemail als er werkzaamheden die voor hen van toepassing zijn, in hun beheersgebied in het LAVS worden gemeld.

Het is dan het mogelijk via het LAVS het project in te zien en documenten te downloaden, zoals het bewijs van afvoer, inventarisatierapport en vrijgavecertificaat. Het is niet mogelijk om veranderingen of wijzigingen aan te brengen.