Toepasbare regels testen in het Omgevingsloket

Inhoudsopgave

• Vergunningchecks, indieningsvereisten en maatregelen op maat testen
  • Controleer op inhoud
  • Controleer op begrijpelijkheid
  • Testen met gebruikers
  • Locaties testen
• Checklists voor het testen
  • Checklist testen toepasbare regels voor de Vergunningcheck
  • Checklist testen toepasbare regels voor het onderdeel Aanvragen
  • Checklist testen toepasbare regels voor het onderdeel Maatregelen op maat
  • Checklist Testen algemene punten

Vergunningchecks, indieningsvereisten en maatregelen op maat testen

Uw toepasbare regels in het nieuwe Omgevingsloket moeten niet alleen inhoudelijk juist zijn, maar ook te begrijpen zijn. En de vragen moeten aansluiten bij de vragen die de andere overheden stellen. Daarom is het belangrijk uw toepasbare regels in het Omgevingsloket zelf te testen en niet alleen in de regelbeheersoftware. U kunt ook burgers en bedrijven betrekken bij het testen van de begrijpelijkheid van de Vergunningchecks, indieningsvereisten en maatregelen. U controleert uw toepasbare regels op de volgende punten:

Controleer op inhoud

Controleer bij de inhoudelijke test of de toepasbare regels kloppen met de juridische regels. De juridische afdeling speelt bij deze controle een grote rol.

• Bij de Vergunningcheck is het belangrijk dat de initiatiefnemer de juiste conclusie krijgt.
• Bij het onderdeel Aanvragen is het belangrijk dat u de juiste informatie opvraagt bij de initiatiefnemer.
• Bij de Maatregelen op maat controleert u of de juiste maatregelen worden geselecteerd.

Controleer op begrijpelijkheid

Net zo belangrijk is de controle of de initiatiefnemer de vragen begrijpt. En dat ze een vraag maar op 1 manier kunnen uitleggen en dat de vraag voor hen relevant is. Test de toepasbare regels daarom ook met de klanten van uw organisatie. Zoals burgers en bedrijven van de gemeente, de provincie of het waterschap.

Testen met gebruikers

Om te controleren of de toepasbare regels juist zijn en begrepen worden, is het belangrijk te testen met burgers en bedrijven. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) test regelmatig de gebruiksvriendelijkheid van het Omgevingsloket. Voordat u burgers en bedrijven uitnodigt om de toepasbare regels te testen, doorloopt u onderstaande checklists.

Locaties testen

Maakt u gebruik van locaties binnen de toepasbare regels? Voer de testen uit voor de verschillende soorten locaties. Zijn de regels bijvoorbeeld gekoppeld aan de locatie ‘Binnenstad’? Voer de test dan uit voor een adres binnen het gebied van de locatie ‘Binnenstad’ én voor een adres buiten het gebied van de locatie ‘Binnenstad’.

Checklists voor het testen

Als u uw toepasbare regels in het Omgevingsloket wilt testen, dan zijn er enkele punten waar u op moet letten. Hieronder vindt u een aantal checklist die u kunnen helpen bij het testen van:

• Toepasbare regels Vergunningcheck
• Toepasbare regels Aanvragen
• Toepasbare regels Maatregelen op maat
• Algemene punten

Checklist testen toepasbare regels voor de Vergunningcheck

Onderzoek bij het testen van de toepasbare regels voor de Vergunningcheck de volgende vragen:

1. Zijn de juiste activiteiten aan de werkzaamheden gekoppeld?
   Activiteiten zijn soms aan meerdere werkzaamheden gekoppeld. En andersom zijn aan werkzaamheden meestal meerdere activiteiten gekoppeld.
   In de Registratie Toepasbare Regels (RTR) Klik hier voor uitleg over dit begrip (opent in popup) kunt u zien aan welke werkzaamheden de activiteit gekoppeld is. Dit ziet u door op de naam van de activiteit te klikken.
   In de kruismatrix ziet u op tabblad 5 welke activiteiten aan de werkzaamheid zijn gekoppeld.
   De kruismatrix vindt u op de pagina Beschikbare toepasbare regels en behandeldienstinstellingen op oefenomgeving DSO (kruismatrix). Gebruik het filter ‘Werkzaamheid’.
2. Passen de vragen bij de werkzaamheid waar de toepasbare regels aan gekoppeld zijn?
   Controleer of alleen relevante vragen worden gesteld.
   Maak gebruik van impliciete antwoorden zodat de vragen passen bij de werkzaamheid.
   Neem geen beoordelingsregels op als vragen in de Vergunningcheck. De initiatiefnemer kan bijvoorbeeld niet beoordelen of de nieuwe uitrit ‘gevaarlijk is voor het verkeer’. Dat is aan de vergunningverlener bij de beoordeling van de aanvraag of melding.
3. Komen de woorden van de werkzaamheid terug in de vragen en toelichtingen?
   De werkzaamheid heet bijvoorbeeld ‘Boom of beplanting onderhouden of weghalen’. Gebruik in de vragen dan ook de woorden ‘boom’ en ‘beplanting’ in plaats van ‘houtopstand’.
4. Heeft de check zoveel mogelijk gesloten vragen of vragen met een selectielijst?
5. Kloppen de conclusies in de verschillende situaties?
   Doorloop de Vergunningcheck meerdere keren en kies iedere keer verschillende antwoorden. Doorloop zo alle antwoordpaden binnen de Vergunningcheck voor 1 werkzaamheid en controleer of de conclusies kloppen.
   Op de pagina Resultaat van de Vergunningcheck vindt u informatie over hoe de conclusies in de actielijst terugkomen.
6. Zijn de toelichtingen op de conclusies op 1 manier uit te leggen?
7. Gaan de vragen en toelichtingen over de eigen regelgeving?
   Als bestuursorgaan maakt u toepasbare regels over de eigen regelgeving en verwerkt u daarin niet de regels van andere bestuursorganen. Door activiteiten aan werkzaamheid te koppelen komen alle regels van de verschillende bestuurslagen bij elkaar.
8. Sluiten de vragen van alle bestuurslagen op elkaar aan zodat het 1 check lijkt?

Checklist testen toepasbare regels voor het onderdeel Aanvragen

Onderzoek bij het testen van de indieningsvereisten in het onderdeel Aanvragen de volgende vragen:

1. Wordt de juiste informatie uitgevraagd?
   Let op: informatie die al bekend is bij de overheid mag u niet nogmaals uitgevragen.
2. Kloppen de relaties tussen de vragen en de bijlagen?
   Blijkt uit de antwoorden dat bepaalde situaties niet van toepassing zijn, vraag dan niet naar de bijbehorende bijlagen.
3. Staat de uitgevraagde informatie (zowel vragen als bijlagen) genoemd in de bijbehorende juridische regels (in de omgevingsdocumenten)?
4. Ontvangt u de ingediende verzoeken op een juiste manier in het zaak- of VTH-systeem?

Checklist testen toepasbare regels voor het onderdeel Maatregelen op maat

1. Passen de vragen bij de werkzaamheid waar de toepasbare regels aan gekoppeld zijn?
2. Worden alleen relevante vragen gesteld?
3. Worden de juiste maatregelen getoond?

Checklist testen algemene punten voor Vergunningcheck, Aanvragen en Maatregelen op maat

Deze checklist gebruikt u om vragen op een juiste manier te tonen. U kunt de checklist gebruiken voor zowel de Vergunningcheck, Aanvragen en Maatregelen op maat.

1. Begint iedere vraag met een hoofdletter en sluit af met een vraagteken?
2. Wordt de bezoeker met ‘u’ aangesproken?
3. Voldoet de informatie aan de regels voor Juiste spelling en interpunctie in het Omgevingsloket?
4. Zijn de vragen begrijpelijk?
   Begin met simpele vragen. Bijvoorbeeld: 'Wat is de afstand van uw huis naar de openbare weg?'
5. Is bij een open vraag aangegeven hoe het antwoord moet worden gegeven?
   Bijvoorbeeld: 'Hoeveel afvalwater gaat u lozen? Geef uw antwoord in kubieke meters.'
6. Bestaat iedere vraag ook maar echt uit 1 vraag?
   Bijvoorbeeld: ‘Hebt u een kunststof opslagtank met benzine?' zijn eigenlijk 2 vragen: 1 over de kunststof opslagtank en 1 over het opslaan van benzine.
7. Hebben lastige vragen of keuze-opties een toelichting?
8. Leiden de gebruikte links naar de juiste webpagina’s?
9. Is de volgorde van de vragen logisch?
   Stel afhankelijke vragen altijd meteen na de vraag waarvan ze afhangen. Stel bijvoorbeeld eerst de vraag 'Gaat u een garage bouwen?' Stel daarna direct de vraag ‘Gaat u bij de garage een oprit aanleggen?’. Als initiatiefnemers de eerste vraag met ‘ja’ antwoorden, is de tweede vraag direct duidelijk. Als u andere vragen tussendoor stelt is het verwarrend voor de initiatiefnemer.'
10. Hebben de vragengroepen betekenisvolle namen?
    Namen van vragengroepen mogen geen afkortingen, vreemde tekens, namen van personen of organisaties bevatten. De vraaggroep moet met een hoofdletter beginnen.
11. Zijn de vragengroepen juist opgebouwd?
    Dat betekent dat er niet teveel vragen in een vragengroep zijn. En dat onderscheidende vragen in een aparte vragengroep staan.
12. Is de uitleg bij een geo-vraag duidelijk?
    Het is mogelijk een vraag te laten beantwoorden door een bijgeleverd geo-bestand. De vraag wordt nog wel getoond. Zorg dat de uitleg bij de kaart duidelijk is. Meer uitleg hierover vindt u op de pagina Geo-vragen maken voor het Omgevingsloket.