Uitvoeren toezicht bij energielabel C voor kantoren
Na het voorbereiden van toezicht waarbij u een overzicht hebt gemaakt van de kantoorgebouwen, kunt u starten met het toezicht en de eventuele handhaving. Hiervoor kunt u gebruikmaken van 5 stappen waarvan de eerste 3 hieronder staan beschreven.
Vooraankondiging, controle en hercontrole
Nadat u de voorbereiding hebt gedaan, kunnen de volgende 5 stappen van toezicht en handhaving gevolgd worden:
- vooraankondiging: brief naar alle kantoorgebouwen Klik hier voor uitleg over dit begrip (opent in popup) (liefst in 2022)
- controle: alle kantoorgebouwen aanschrijven op verplichting (vanaf 2023)
- hercontrole op de aanschrijving
- handhaving
- escalatie handhaving
Stroomdiagram
Hieronder zijn de eerste 3 stappen verder uitgewerkt met behulp van een stroomdiagram. De blauwe blokjes zijn vragen om het stoomdiagram te doorlopen. Zwarte blokjes zijn acties om uit te voeren (aanklikbaar). Voor stap 4 en 5 gaat u naar de pagina 'Handhaving'.
Stap 1. Vooraankondiging: brief kantoorgebouwen (voor 2023)
Stap 1 is alle kantoorgebouwen, die volgens het overzicht moeten voldoen, te wijzen op de energielabel C-verplichting per 01-01-2023. Hiervoor kunt u een algemene brief opstellen en versturen naar die kantoorgebouwen. Alternatief kunt u separate brieven opstellen en versturen. Dit is afhankelijk van de categorie zoals u die opgesteld heeft in de voorbereiding.
Aankondiging verplichting met aankondiging van toezicht en handhaving per 01-01-2023
Er kunnen 2 verschillende brieven met de aankondiging worden opgesteld. Brieven betreffende:
- kantoorgebouwen die label D of slechter hebben
- kantoorgebouwen die nog geen label hebben
De aankondiging van de verplichting verstuurt u aan de eigenaar van een kantoorgebouw dat volgens de aanwezige informatie moet voldoen. Als er sprake is van een verhuursituatie, dan stuurt u deze ook aan de huurder (bijvoorbeeld 'gericht ter attentie van de gebruiker van dit pand', wanneer de betreffende huurder niet bekend is). De brief verstuurt u naar het adres van het kantoorgebouw. Wanneer het persoonlijke adres van de eigenaar bekend is, kunt u de brief ook naar dit adres sturen. Hiervoor kunt u gebruikmaken van een voorbeeldbrief.
Eventuele reactie verwerken in eigen database
Na het versturen van de aankondiging hoeven sommige aangeschreven kantooreigenaren aangeven niet te voldoen. Zij moeten aannemelijk maken dat voor hen een uitzondering geldt, door bewijsmiddelen aan te leveren.
Reacties verwerkt u in uw eigen overzicht. Om te zorgen dat (op termijn) deze gegevens ook goed in de RVO-lijst worden opgenomen (en de GIS-viewer die daarop gebaseerd is), is het verstandig dat de BAG-en WOZ-registratie aangepast worden (op actuele gebruiksfunctie). Meestal is het de gemeente die deze registratie beheert. Ga daarom in gesprek met de verantwoordelijke persoon bij de gemeente hoe die deze wijzigingen wil ontvangen en verwerken.
Telefonisch contact
Gemeenten en omgevingsdiensten kunnen ervoor kiezen om, na het versturen van de brief, telefonisch contact te zoeken met de kantooreigenaren. Zij informeren dan nogmaals over de verplichting. Dit is een optie en niet een vereiste. Wel kan dit bijdragen aan een soepeler toezicht traject vanaf 2023.
Stap 2. Controle: aanschrijven kantoren (vanaf 2023)
Vanaf 1 januari 2023 kunt u starten met het daadwerkelijke toezicht op de energielabel C-verplichting. Vanaf dat moment zijn alle kantoorgebouwen zonder een geldig energielabel C in overtreding. Uitgangspunt is dat uiterlijk maart 2023 alle kantoren zijn aangeschreven.
De kantoren waarvan aannemelijk is dat ze moeten voldoen, gaat u aanschrijven. De brief richt u aan de eigenaar en bij een verhuursituatie ook aan huurder van het kantoorgebouw. (bijvoorbeeld 'gericht ter attentie van de eigenaar van dit pand'). De brief verstuurt u naar het adres van het kantoorgebouw. Wanneer de eigenaar en zijn adres bekend zijn, kunt u de brief ook naar dit adres sturen. In de brief worden de volgende punten behandeld:
- op grond waarvan wordt aangeschreven
- een verzoek binnen 12 weken tot het overleggen van:
- een geldig energielabel C voor het kantoorgebouw of
- een energie- of maatwerkadvies over het vermoedelijk energielabel van het kantoorgebouw met bijbehorende maatregelen die nodig zijn om energielabel C te verkrijgen
Daarbij moet ook een tijdsplanning worden overgelegd voor de uitvoering van de maatregelen.
Het uitgangspunt is dat zo snel mogelijk moet worden voldaan aan de labelplicht. Dit is afhankelijk van de te nemen maatregelen. De uiterste termijn is 1 jaar na het verstrijken van de termijn van 12 weken.
In beginsel stemt u als bevoegd gezag in met het energie- of maatwerkadvies inclusief planning. Voorwaarde is dat het energielabel binnen 1 jaar na ontvangst van het advies wordt geregistreerd. U verwerkt de termijn in uw eigen administratie en dit bevestigt u schriftelijk. Als de aangeleverde planning langer is dan 6 maanden, dan plant u ook een telefonische tussencontrole in. Dit doet u 6 maanden na het ontvangen van de planning. Als de eigenaar dan nog niet aan de slag is met het uitvoeren van de planning, gaat u door naar stap 4: handhaving.
Gerelateerde energiewetgeving
Eventueel wordt aangegeven of kantooreigenaar/gebruiker nog aan andere energiebesparingswetgeving dient te voldoen. Bijvoorbeeld Informatieplicht en Energiebesparingsplicht.
Hardheidsclausule
De energielabel C-verplichting bevat een hardheidsclausule waarmee wordt voorkomen dat er in specifieke gevallen onredelijk hoge investeringen worden gevraagd.
Stap 3. Hercontrole op de aanschrijving
Naar aanleiding van het aanschrijven is een aantal situaties denkbaar.
- Energielabel C is inmiddels geregistreerd.
Werk het eigen overzicht bij. Er is geen verdere actie nodig. - Er is een energie- of maatwerkadvies met planning ontvangen.
Bij het verstrijken van de termijn controleert u nogmaals of er een energielabel C is geregistreerd. Is dit niet het geval, dan gaat u over op handhaving. Ook wanneer uit de tussentijdse controle (bij bedrijven die een planning aanleveren) blijkt dat zij nog niet bezig zijn met de uitvoering van de planning, gaat u over op handhaving (stap 4). - Er is geen energie- of maatwerkadvies ontvangen.
Is na het verstrijken van de termijn van 12 weken geen energie- of maatwerkadvies met planning ontvangen en ook geen energielabel C geregistreerd in EP-Online? Dan gaat u over op handhaving (stap 4).
Kantoorgebouw
Gebouw of gedeelte daarvan met alleen een of meer kantoorfuncties en nevengebruiksfuncties daarvan. Deze begripsbepaling staat in bijlage I bij het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl).
Gerelateerde begrippen
Binnen het begrip van 'kantoorgebouw' zijn de volgende begripsbepalingen van uit de Omgevingswet en het Bbl toepassing:
- gebouw: bouwwerk dat een voor mensen toegankelijke overdekte geheel of gedeeltelijk met wanden omsloten ruimte vormt (bijlage, Omgevingswet)
- bouwwerk: constructie van enige omvang van hout, steen, metaal of ander materiaal, die op de plaats van bestemming hetzij direct of indirect met de grond verbonden is, hetzij direct of indirect steun vindt in of op de grond, bedoeld om ter plaatse te functioneren, met inbegrip van de daarvan deel uitmakende bouwwerkgebonden installaties anders dan een schip dat wordt gebruikt voor verblijf van personen en dat is bestemd en wordt gebruikt voor de vaart (bijlage, Omgevingswet)